Les événements virtuels faisant fureur, tous les organisateurs d'événements cherchent une plateforme de gestion d'événements et des moyens de concevoir un événement en ligne, le plus souvent en vain... jusqu'à présent. Nous avons analysé les événements virtuels organisés par nos utilisateurs et par notre équipe marketing et avons trouvé le design parfait pour que votre événement en ligne soit un réel succès. Sans plus attendre, voici le plan de réalisation que vous attendiez tous. Roulement de tambour s'il vous plaît.
1. Choisissez le bon outil
Il faut avant tout s'assurer que vous avez déjà investi dans une plateforme virtuelle de gestion d'événements. De Vinci n'a pas pu peindre la Joconde sans toile. Même si nos clients pensent que nous faisons usage de magie en raison de la formidable plateforme virtuelle de gestion d'événements que nous avons créée ici à Eventdrive, nous ne pouvons pas réaliser ce genre de miracle.
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2. Planifiez votre programme
Vous ne pouvez pas faire autant de sessions dans un événement virtuel que dans un événement physique, vous devrez donc être brefs et aller à l'essentiel. Nous vous recommandons de ne pas dépasser une demi-journée ou trois heures pour votre événement virtuel. Bien que les gamers professionnels puissent rester assis devant leur écran d'ordinateur pendant de longues périodes, le participant moyen lui ne le peut pas.
Les sessions plénières ne devraient pas dépasser une heure. Les sessions de 30 minutes sont préférables et les sessions de 18 minutes sont d’autant mieux perçues. Prévoyez au moins une pause de 10 minutes toutes les heures.
Prévoyez plusieurs sessions qui se déroulent simultanément et qui sont adaptées à vos participants. Nous ne pouvons pas être à plusieurs endroits à la fois, mais heureusement, les sessions de votre événement en ligne peuvent être enregistrées et mises à la disposition de vos participants sur demande immédiatement après votre événement. S'ils n'ont pas pu participer à une session, ils peuvent toujours la rattraper plus tard. Aucun participant n'est laissé pour compte.
3. Préparez vos orateurs
Personne ne naît orateur, du moins pas tout le monde. Certains de nos orateurs n'ont pas l'habitude d'être sous les feux de la rampe et s'ils sont experts dans leur domaine, ils peuvent parler d'un sujet pendant des heures. Mais nous ne voulons pas cela, n’est-ce pas ? Nous devons former nos orateurs aux spécificités d’un événement en ligne.
Ne les laissez pas parler pendant des heures. Nous avons constaté que le lancement d'un sondage ou d'une autre activité intéressante toutes les 8 minutes permet de briser la tension et de maintenir les participants en haleine.
Deux valent mieux qu'un
Dans la mesure du possible, faites diriger la séance par deux personnes. Il peut s'agir d'un modérateur et d'un orateur ou de deux orateurs en même temps. Lorsque quelqu'un parle pendant une longue période à la fois et ne fait pas preuve de suffisamment de dynamisme pour capter l'attention du public, les participants ont tendance à s'éloigner.
Lorsque vous avez deux orateurs, vous êtes en mesure de créer une énergie qui aide les participants à retenir les informations importantes et à les garder engagés. L'idéal serait qu'un autre orateur ou modérateur intervienne toutes les 2 ou 3 minutes. Parfois, un simple "Pourriez-vous nous en dire plus ?" fait toute la différence.
Aidez-les à s'adapter au fait d'être devant la caméra
S'ils participent à distance, ils utiliseront probablement la webcam intégrée à leur ordinateur. Les écrans de nos ordinateurs portables ont tendance à être à 135° et nous avons une excellente vue sur leur… nez. Informez-les et faites-leur savoir que la caméra de leur ordinateur portable doit être à la hauteur de leurs yeux et qu'ils ne doivent pas avoir trop de rétro-éclairage.
La pire chose qui puisse arriver est d'avoir un son horrible causé par un microphone encore plus horrible. Assurez-vous que le microphone intégré à leur ordinateur puisse faire le travail. Sinon, vous pouvez toujours leur proposer d'investir dans un microphone externe abordable.
Une présentation où moins il y en a, mieux c’est
Lors d'un événement en ligne, ils partageront leurs écrans qui apparaîtront sur un autre écran dans un autre écran. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un système de filtrage. Contrairement aux événements physiques où les présentations sont sur des écrans géants et où l'on peut tout voir, l'écran de vos participants n'est pas aussi grand. Les diapositives de la présentation de l'orateur doivent être claires et concises, avec une police de caractères d'au moins 24 pts.
4. Rappelez à vos invités le début de leur prochaine session
Lorsqu'on participe à distance, beaucoup de choses peuvent entraver la participation à un événement en ligne. Certaines sessions peuvent ne pas convenir à tout le monde ou certaines peuvent être trop longues et empêcher vos invités de participer à la session suivante. Nous devons donc les aider à rester sur la bonne voie.
La première chose à faire est de mettre en place des rappels automatiques de session dans vos plateformes de gestion d'événements. Quelques minutes avant le début de la prochaine session à laquelle ils se sont inscrits, envoyez-leur un courriel de rappel. S'ils ont pris un appel ou sont sortis pour une petite pause, ils se verront rappeler instantanément que leur événement commence. Vous pouvez même utiliser une option de message texte fournie avec votre plateforme de gestion d'événements pour vous assurer qu'ils sont bien là.
Pour ceux qui sont dans une session en cours, nous avons la meilleure solution : "Votre prochaine session commence..." Dans la plateforme d'événements virtuels d'Eventdrive, les participants verront un bouton apparaître 5 minutes avant le début de leur prochaine session. Lorsqu'il est prêt, un bouton "passer à la prochaine session" apparaît et les transporte à la prochaine session à laquelle ils se sont inscrits. Le passage à la session suivante lors d'un événement physique n'a rien à voir avec cette fonction. L'expérience des participants est tout simplement merveilleuse.
5. Obtenez ce retour d'information
L'amélioration est importante pour les organisateurs d'événements. Nous sommes perfectionnistes même si nous savons que la perfection est l'ennemi du progrès. Mais, si nous vous disions que vous pouvez obtenir un retour d'information instantané dans votre plate-forme de gestion d'événements virtuels ? (Oui, c'est possible)
Préparez votre enquête à l'avance et programmez-la dans votre espace d'événements en ligne. Une fois la session terminée, activez l'enquête et invitez les participants à y répondre. Vous obtiendrez un retour d'informations tout frais sorti de l’esprit de votre audience. Ensuite ? Avec Eventdrive, l'enquête à propos de l'événement se trouve avec le chat et les autres fonctionnalités interactives, de sorte que vos invités n’aient pas besoin de quitter votre espace virtuel de marque pour donner leur avis.