Le secteur événementiel est en constante évolution et ne cesse d’utiliser la technologie pour mener à bien ses nombreux objectifs et répondre aux nouveaux besoins. Entre outils de communication et marketing en passant par les plateformes événementielles et les innovations technologiques, l’événementiel ne cesse de nous surprendre par son aptitude à constamment se réinventer.
Ce n'est plus un secret pour personne, faire des événements en ligne apporte des avantages considérables (élargir son audience, gagner en flexibilité, réduire ses coûts, récolter des données participants...). Vous pouvez d'ailleurs découvrir notre article sur l'utilisation des événements virtuels pour réengager ses clients inactifs.
Néanmoins, les événements virtuels sont rapidement devenus la nouvelle norme, et le simple fait d'organiser un événement virtuel ne suffit plus.
Il vous faut absolument intégrer les bonnes pratiques (parfois toutes bêtes mais que tout organisateur d'événements ne respecte pas forcément !) pour favoriser et optimiser la rétention de vos participants en ligne.
Alors comment réussir un événement virtuel ? On vous dit tout !
Vous êtes intéressés par les événements virtuels ? Rendez cela possible avec Eventdrive !
Préparation de son événement virtuel
Il faut tout d'abord connaître son audience et adapter le contenu.
Comme la plupart du temps, le contenu est le facteur clé dans la réussite de l'événement. Le contenu fait passer les messages, les émotions et crée le souvenir. C'est encore plus important dans le contexte d'un événement virtuel et en ligne que dans une vraie salle. La distance, la distraction et le manque de sensations implique que l'audience doit être encore plus captivée... et le rester. Il faut donc adapter le format des interventions et leur contenu pour garder cet objectif.
1. Etre plus concis
Une plénière de 45 minutes ne devrait pas durer plus de 20 minutes en ligne. Partez du principe que les participants seront distraits : il ne faut donc pas se perdre pour faire passer les messages. Il faut parler le même langage que son audience et être plus direct que d'habitude.
2. Agrémenter de visuels, et non pas de bullet points
Faut-il le rappeler ? Le partage d'écran doit être un outil pour illustrer les propos de l'intervenant et non un texte récité par ce dernier. De nombreuses personnes ont davantage une mémoire visuelle qu'auditive. Ils retiendront donc plus facilement vos messages et vos idées si vous les illustrez par des images, des gifs, des vidéos...
3. Faire des pauses
Basique. Et pourtant, on arrive encore à avoir des webinaires de 45 minutes sans interruption ! La durée de concentration moyenne du cerveau humain de manière continue serait estimée à environ 20 minutes : pensez-donc à offrir des temps de pause à vos participants en ligne pour ne pas risquer de perdre leur attention. Puis un café entre deux sessions, ça fait toujours plaisir ! ☕️
S'assurer de la qualité de l'image... et du son !
L'oreille est moins tolérante que l'oeil. Un son de mauvaise qualité agace et fait perdre son audience. Il existe des solutions assez simples et peu onéreuses pour garantir une qualité correcte.
4. Brancher un micro
- Utilisez un casque discret et de bonne qualité.
- Achetez un micro cravate (ou Lavalier) compatible avec les ordinateurs et smartphones (vérifier le type de prise : jack 3,5mm TRS avec 3 anneaux ou jack 3,5mm TRRS). C'est discret, chic et efficace (exemple : RODE SmartLav+ ou le RODE VideoMicro).
5. Faire attention à son environnement
- Evitez l'effet reverb. Préférez une pièce avec du tissu et de la moquette pour éviter que le son se réverbère. Si ce n'est pas possible, choisissez une pièce avec des meubles et testez en parlant fort dans la pièce. Choisissez celle qui donne l'impression d'une ambiance plus feutrée.
- Prévenez votre entourage de ne pas faire de bruit pendant la captation et coupez systématiquement votre micro si vous n'intervenez pas.
- Ne vous placez pas devant une porte, elle pourrait s'ouvrir pendant votre intervention !
- Ne vous placez pas devant la porte fenêtre qui donne sur le boulevard, un 30 tonnes pourrait passer !
- Passer ses smartphones & watches en mode avion. Pas que pour le bruit, mais surtout pour ne pas être distrait. On a plus tendance à être distrait quand on est seul dans une pièce que devant un foule. Faire de même avec les notifications de l'ordinateur et attention à l'économiseur d'écran.
- Évitez de taper sur votre clavier ou de bouger la table.
Vous souhaitez connaître les règles indispensables à la réussite d'un événement virtuel ?
En conditions amateur, attention à la lumière
6. Eviter à tout prix les contre-jours...
Le contre-jour c'est quand on se film, dos au soleil. L'objectif est donc "ébloui" et on ne voit que votre silhouette.
On ne se rend pas toujours bien compte de l'effet néfaste du contre-jour quand on réalise une visio-conférence car notre oeil a une plage dynamique bien plus large que les capteurs des appareils photos et caméras. Notre oeil accepte ainsi de plus grands contrastes de lumières et voit à peu près correctement tous les éléments la scène.
Si possible :
- Ayez votre visage éclairé par la lumière naturelle (la lumière principale).
- Dans le cas de l'utilisation d'une lumière artificielle, choisissez une lumière chaude pour éviter de se sentir dans un couloir d'hôpital.
Si besoin :
- Ajoutez une lumière d'appoint ou de remplissage. Une lumière assez diffuse pour vous éclairer selon un angle de 45 degrés par rapport à votre visage.
- Utilisez un réflecteur pour réfléchir la lumière principale et prendre le rôle de la lumière de remplissage.
7. Et les ombres qui font peur
Les ombres sont dues à un éclairage directionnel qui n'éclaire qu'une partie du visage. Cela peut avoir un bel effet mais c'est aussi le risque de faire peur. Bien se positionner par rapport à la lumière et l'utilisation de lumière de remplissage permet d'éviter cela.
8. Comme dans les photomatons
- Ajuster son siège... ou la hauteur de la caméra. Le speaker regarde l'objectif, il est à hauteur de l'objectif, et est quasi centré sur l'écran (le mieux est un peu décalé). Cela augmentera son charisme. Il faut aussi éviter les contre-plongés, le mauvais cadrage.
Pour finir sur la préparation.
Il faut assister l'intervenant pour offrir les meilleures conditions de captation et à minima lui partager une fiche de best practices.
Lui proposer une valisette avec le matériel est un plus (pied, micro, batterie de secours pour le smartphone).
Créez des événements virtuels avec Eventdrive c'est possible.
Côté participants, rendre les choses simples
9. N'imposez pas le téléchargement d'une application
La simplicité ! Cela implique de ne pas avoir à télécharger de logiciel (donc que la solution de visio choisie soit compatible navigateur). Le téléchargement d'un logiciel pose deux problèmes :
- C'est un enjeu de sécurité ! Le participant risque de ne pas avoir le droit de le télécharger sur son ordinateur pro. Auquel cas il risque de transférer le mail à son ordinateur personnel pour suivre l'événement ce qui représente un problème de sécurité.
- Si vous n'avez pas le bon logiciel il faudra le télécharger, l'installer, cliquer à nouveau sur le lien pour accéder à la conférence... donc l'accès n'est pas instantané.
En parlant d'application événementielle, on a une petite vidéo explicative qui peut vous intéresser. 🙂
10. Soyez clair
- Répéter le lien d'accès à chaque communication, être très clair s'il y a besoin d'un code ou d'identifiants de connexion.
- Annoncer dans les emails de communication si l'enregistrement (le replay) sera disponible. Ce n'est pas un secret et la question sera posée.
Accueillez tout le monde avec le sourire
11. Ouvrez les portes avant le début
Invitez les participants à se connecter 15 minutes avant le début du live. Cela évitera certains retards, cela peut initier des discussions dans le chat et c'est l'occasion de mettre de la musique, voir la salle se remplir (vous souvenez-vous des keynotes de Steve Jobs ? les première minutes montraient toujours la salle se remplir), faire défiler des vidéos ou visuels.
12. Soyez percutant, dès le début
Comme en vrai et comme dans les formats courts de journalistes, les 10 premières secondes sont très importantes pour captiver son audience.
- Ne commencez pas immédiatement par les informations pratiques et logistiques, gardez ça pour après.
- Ne pas mentionner les questions logistiques ou techniques quand elles ne concernent pas directement l'audience. Par exemple "Il faut que je fasse stop maintenant". Ca ne regarde personne et ça fait amateur.
- Quand vous êtes plusieurs, ne demandez pas à l'audience si elle vous entend, faites confiance à votre co-présenter pour vous informer d'un éventuel problème. ll aura un rôle de modérateur et pourra aussi vous remonter les commentaires et questions importantes de l'audience.
13. Maintenez l'attention
Le chat est une formidable opportunité pour faire participer instinctivement et instantanément l'audience. Il faut s'en servir pour ré-engager les participants régulièrement en posant des questions simples (même si le speaker ne fait pas attention aux réponses des participants). Le chat peut être utilisé comme accroche à l'écrit, en plus de l'oral.
Rappel
14. Toujours TESTER
- Toujours réserver au moins 30 minutes pour effectuer des tests, bien en amont de l'événement.
- Prévoir également 15 minutes de test juste avant l'événement.
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