Réussir un événement virtuel ou hybride en banque et assurance

Réussir un événement virtuel n’est pas toujours facile (surtout dans le secteur bancaire). Après de nombreux échanges avec des professionnels du secteur, nous avons trouvé la recette presque parfaite pour vous aider à transformer vos événements. Du choix de l’outil à l’engagement le Jour-J, nous vous donnons toutes les clés pour réussir vos événements.

Step 1 : Choisissez le bon outil

L’outil est le plus important dans la construction d’une œuvre. Da Vinci était bien équipé en peinture et brosses avant de peindre La Joconde. Néanmoins, choisir le bon outil n’est pas toujours facile, mais nous avons plein d’articles sur notre blog pour vous aider dans votre choix. Le message le plus important à retenir est : éviter les outils de visioconférence.

Ces outils ne sont pas (du tout) adaptés à l’événementiel et peuvent même créer plus de travail pour vous. En tant qu’organisateur d’événement, vous devez vous équiper en conséquence pour créer des événements performants et de qualité. Une plateforme de gestion d’événements (ou EMS, Event Management Software en anglais) est l’outil indispensable des Event Managers pour l’organisation de leurs événements virtuels et hybrides. 

Découvrez les 5 raisons pour lesquelles les banques et assurances adorent utiliser la plateforme Eventdrive pour organiser leurs événements dans cette vidéo. Clin d'œil, c’est pas seulement parce que l’outil est simple à utiliser. 

5 raisons pour lesquelles les organisateurs d'événements du secteur bancaire optent pour Eventdirve.

Step 2 : Créez l’événement

Maintenant que vous êtes équipé, il est temps de créer votre symphonie. La construction de votre événement commence par trois éléments clés : le nom, la date et les sujets abordés. Heureusement, vous disposez d'une plateforme événementielle virtuelle qui vous permettra de saisir les informations essentielles en un seul endroit. Toutes ces informations peuvent être publiées sur un site web d'événement personnalisé en quelques clics.

Votre site web est le quartier général de votre événement. On y trouve les informations pratiques, on peut s’inscrire, on peut visualiser l’agenda, on peut trouver les bio des speakers, les documents importants, bref, tout. Ne vous inquiétez pas, nous vous expliquons comment créer et construire votre site web dans cet article complet.

Une autre chose importante est la gestion des participants. Importez votre liste de participants dans votre outil pour une gestion optimale de vos participants et complétez-la éventuellement avec les inscriptions qui viennent directement sur votre site événementiel.

Bonus : Utilisez des modèles d’événements pour harmoniser votre communication événementielle et créer un événement plus rapidement. 

Step 3 : Promouvez l’événement

Les fondations sont posées, les murs sont peints (à vos couleurs en plus #TheEventdriveDifference), il est maintenant l’heure de communiquer autour de votre événement. 

Votre arme principale est l’email d’invitation. Vous savez mieux que nous que dans les banques et assurances, time is money et vos collègues n’ont pas de temps à perdre Il faut que votre email d’invitation soit percutant et clair. Pour cela, il faut un objet de mail optimisé et un contenu contenant un call to action précis : un bouton pour s’inscrire ou pour refuser.

La promotion n’est pas limitée à l’invitation. Il faut aussi penser aux relances des inscrits non confirmés et aux rappels automatiques pour les participants inscrits aux différentes sessions. 

Step 4 : Améliorez l’expérience participant

On parle tout le temps du ROI (Return On Investment) de votre événement, mais on oublie trop souvent le ROE (Return On Emotion). Le retour sur émotion est interrelié à l’expérience vécue par les participants.

Soyons honnêtes, les banquiers ont des standards très élevés de manière générale et nous sommes obligés de  leur offrir la meilleure expérience possible. Votre site événementiel et la communication fluide que vous avez réussi à automatiser contribueront énormément à cette expérience, mais ils ne font pas tout.

Le parcours sur votre événement digital contribue également à une expérience participant inoubliable. La navigation sur l’espace virtuel de votre événement remplace le parcours traditionnel d’un événement physique : arriver sur place et passer d’une salle à une autre. Retrouver l’URL pour accéder à votre événement en ligne doit être évident. En un clic, ils doivent arriver sur un espace personnalisé et être en mesure de retrouver la salle plénière et les différentes sessions en cours. 

Step 5 : Préparez vos intervenants

Nous avons tous déjà été pris dans ce torrent de mots interminable lors d’une présentation orale. Qu’en avons-nous retenu ? Que parler plusieurs minutes sur le même ton, sans s’arrêter, ni échanger avec l’audience ne sert qu’à une chose : nous endormir. 

Pour éviter ce type d’incident, vous devez préparer vos speakers à prendre la parole devant une caméra et en face d’une audience virtuelle.

En plus de la prise de parole en ligne, il faudra préparer vos intervenants à utiliser l’outil. Comment faire pour lancer un sondage ? Répondre à une question ? Permettre à un participant de prendre la parole ? Partager les slides ? Enregistrer la session ?

Si vous avez bien suivi l’étape numéro 1, cette partie est « finger in the nose ». Toutefois, revoir les éléments clés, 5 à 10 minutes dans une salle d’attente dédiée avant de passer votre événement en live, ne mange pas de pain. Ce qui se passe dans les coulisses est important à la bonne réussite d’un spectacle. 

Step 6 : Engagez les participants

L’engagement a toujours été au cœur d’un événement. L’interactivité représente le dynamisme de votre événement et contribue à la rétention des informations importantes partagées lors de votre événement.  

Lors de vos événements en ligne, vous devez recréer certains éléments propres aux événements physiques tel que l'interactivité. Pour être certains que vos participants resteront impliqués et concentrés, vous devez faire en sorte de cultiver l’interaction. Il existe de nombreux moyens de booster l’interactivité lors de vos événements virtuels. 

Encouragez vos participants à interagir avec les autres participants sur le chat. Laissez-les poser des questions. Lancez des quiz après une présentation importante pour assurer la bonne rétention des informations. Un participant engagé est un participant actif et un participant actif est un participant heureux. Personne n’a envie d’être un pot de fleurs. 

Step 7 : Récoltez du feedback

Vous avez offert une expérience immersive et inoubliable à vos invités mais il faut savoir ce qu’ils en ont pensé. Pourquoi ? Un Event Manager est un perfectionniste et veut toujours se surpasser. Le feedback est un élément précieux pour améliorer les événements suivants en gardant les bons côtés et en évitant les choses n’ayant pas fait l’unanimité. 

Il y a deux types de feedback à obtenir : le feedback général et le feedback par session.Grâce à un EMS, vous allez pouvoir facilement les récolter et les centraliser. 

Bonus, vous pouvez intégrer l’enquête de satisfaction directement dans la session pour un feedback tout chaud.

Step 8 : Analysez les données

Les KPIs à mesurer pour un événement en ligne ne sont pas encore évidents pour les Event Managers contrairement à ceux d’une campagne de communication classique. Eventdrive a réuni les essentiels dans cet article afin de vous aider dans la construction de vos nouveaux objectifs et indicateurs de performance événementiels. 

Vous vous souvenez de l’étape numéro 1 ? Votre plateforme de gestion d’événements virtuels et hybrides centralise toutes les données de votre événement y compris ses statistiques pour un reporting impeccable.

Les KPIs les plus importants restent le taux de participation et le taux d’engagement. Prenez le temps d’analyser les données, surtout au début des formats événementiels. Vous allez pouvoir en tirer un multitude de bonnes pratiques pour améliorer vos futurs événements digitaux.

Et voilà ! Vous avez les cartes en mains pour réussir un événement digital dans le secteur des banques et assurances. Avec ces 8 étapes, plus rien ne vous échappera !

Consultez notre guide ultime pour en savoir plus sur l'organisation d'un événement hybride. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

 💬 Les témoignages d'experts