9 étapes à suivre pour réussir l’organisation de ses vœux d’entreprise

La cérémonie des vœux d'entreprise est le moment de l’année que tous vos collaborateurs attendent. C’est l’un des principaux événements de communication interne de la vie d’une entreprise. C’est aussi l'occasion de réunir l’ensemble de vos collaborateurs autour du Président et/ou du directeur général de l’entreprise. Un moment convivial en lien avec la personnalité et la culture de l’entreprise pour booster le moral des équipes. 

Ce rendez-vous annuel a généralement lieu à la fin de l’année ou lors de la première quinzaine du mois de janvier. À cette occasion, un discours fédérateur est fait à destination des salariés. La cérémonie des vœux d’entreprise est idéale pour fêter la nouvelle année, motiver ses équipes pour les challenges à venir, tout en passant un moment agréable. Il s’agit donc de ne surtout pas rater l’organisation de ce moment important afin de partir sur de bonnes bases pour la nouvelle année. Voici les étapes par lesquelles passer pour réussir sa soirée des vœux.

Définissez vos objectifs

Commencez par vous demander pourquoi vous organisez une soirée des vœux. Cela va vous permettre de définir sur quoi mettre l’accent et définir les KPI à analyser.

La réponse à cette première question est très importante car votre axe stratégique en découle. Elle va aussi définir par quels moyens atteindre vos objectifs et quelles sont les compétences à mobiliser. Une fois votre ou vos objectif(s) défini(s), vous allez pouvoir entamer la planification de votre événement.

Les finalités d’une soirée des vœux d'entreprise peuvent être multiples. 

Vous pouvez souhaiter transmettre des messages clés. Par exemple informer d’un grand changement à venir, faire le bilan de l’année, ou tout simplement présenter les nouveaux axes stratégiques. La soirée des vœux est le moment idéal pour fêter la réussite de l’entreprise. Dans ce cas, il faudra mettre l’accent sur la communication et le discours qui sera fait lors de la soirée. Pour cela, définissez bien les messages à faire passer.

Vous pouvez organiser une soirée des vœux pour remercier, motiver vos équipes et renforcer leur sentiment d'appartenance à l'entreprise. Le discours sera un moment stratégique à préparer. La cérémonie devra refléter la culture et la personnalité de l’entreprise. Vous devez également penser à prouver votre reconnaissance à vos salariés. En plus des mots de remerciement, mettez l’accent sur l’ambiance, le repas et prévoyez éventuellement des récompenses.

Si votre objectif est de renforcer la cohésion d’équipe, mettez l’accent sur les animations. Prévoyez des activités pour que les collaborateurs se rencontrent et tissent du lien. Trouvez un intérêt commun qui favorise l’engagement des membres de vos équipes et qui incitera aux échanges quel que soit leur niveau hiérarchique.

Déterminez les messages à faire passer

Qui dit cérémonie des vœux, dit grand discours annuel du Président, du Directeur Général ou de toute autre personnalité représentant l'entreprise. Ce rituel de la vie de l'entreprise est l’occasion de passer les messages importants. Il peut s’agir de faire le bilan de l’année passée, présenter les nouvelles perspectives pour l’année à venir, faire de grandes annonces… Cela dépend des objectifs de votre événement. 

Cette prise de parole est stratégique, elle apporte une vision claire sur l’entreprise, son actualité et vos attentes vis-à-vis de vos collaborateurs. Ce genre de prise de parole se prépare en avance. Ainsi, définissez les messages que vous souhaitez faire passer. Ces derniers découlent des objectifs que vous vous êtes fixés pour votre cérémonie des vœux. N’hésitez pas à rédiger des éléments de langage.

Faites votre liste d’invités

Cela permettra de n'oublier personne. Est-ce que vous invitez uniquement vos salariés? Ou également des partenaires ou éventuels prestataires avec qui vous collaborez régulièrement? Il arrive aussi que certaines entreprises invitent d'autres parties prenantes, comme leurs financeurs ou membres du conseil d’administration. Cette liste dépendra principalement des objectifs que vous vous êtes fixés. Réalisez un listing sur Excel avec toutes les informations dont vous avez besoin : nom, prénom, mail, numéro de téléphone…

Choisissez le format pour vos vœux d'entreprise

Allez-vous organiser votre événement interne de fin d’année en virtuel, sous format hybride ou en présentiel ? Cela peut dépendre à la fois de votre budget, mais aussi de la localisation de vos invités. Ce choix doit se faire très en amont car les besoins ne sont pas les mêmes en fonction du format choisi. En effet, de nombreux éléments peuvent varier comme le lieu, les prestataires dont vous aurez besoin, ou encore la scénographie.

Si votre cérémonie des vœux se fait à distance, nous vous conseillons de choisir un outil afin de diffuser votre grand discours. Pour cela un EMS (un logiciel de gestion d’événement) est l’outil idéal. Il vous permet, depuis une seule plateforme, d’organiser l’intégralité de vos vœux d'entreprise en digital. Vous pourrez y gérer la communication, la rediffusion et même proposer des solutions pour plus d'interactivité. Un véritable gain de temps. 

Le format à distance vous oblige aussi à adapter les codes audiovisuels. Votre scénographie est différente si vos participants sont en digital plutôt qu’en présentiel. En digital ou en hybride, vous allez donc prévoir la captation vidéo du discours de votre président et sa retransmission en direct. Vous utiliserez ce que l’on appelle le live-streaming, une option disponible sur les EMS tels qu’Eventdrive. Le matériel technique à prévoir sera aussi à adapter. Demandez conseil à votre prestataire.

Si votre événement s’organise en présentiel, vous devrez prévoir un repas ou un cocktail, ainsi que des animations.

Déterminez votre budget

Comme pour tout événement, vous devez préparer le budget de votre soirée de vœux d'entreprise. Cela vous permettra de déterminer les moyens que vous pouvez déployer. Votre direction vous a donné une enveloppe à utiliser. Il vous faut maintenant la répartir. 

L’idée est d’anticiper toutes les dépenses liées à votre événement en réalisant un budget prévisionnel. Ce document peut être réalisé sur Excel ou Google Sheets. Vous pourrez ainsi facilement le mettre à jour au fur et à mesure de l’avancée de l’organisation de votre événement de fin d'année. Le budget d'organisation de vos vœux d'entreprise vous permettra de prendre des décisions en fonction des devis que vous allez recevoir de la part de vos prestataires. 

Voici quelques exemples de lignes financières : 

• Lieu

• Sonorisation

• Vidéo

• Animation

• Outil de rediffusion (pour le distanciel et l’hybride)

• Traiteur

• Mobilier

• Transport 

• Décoration

• etc.

Trouvez le lieu idéal

Choisir un lieu pour son événement n’est pas toujours chose facile. Il dépend fortement du format de votre événement.

Dans le cas d’un événement interne de fin d’année en 100 % digital, vous pouvez opter pour un studio. Ce type de lieu est adapté pour enregistrer et diffuser en direct une prise de parole. 

Si votre événement se fait en physique, plusieurs critères entrent en compte. Tout d’abord, vous allez vous intéresser à la capacité d’accueil en fonction du nombre d’invités. Ensuite, vous devez choisir une salle proposant les équipements dont vous avez besoin. Enfin, le lieu choisi doit refléter l’image de l’entreprise et être en adéquation avec vos messages. Au moment de votre recherche, pensez à transmettre à votre contact un maximum d'informations sur votre événement.

Dans le cas d’un événement hybride, prenez en compte l’ensemble de vos besoins et choisissez la solution la plus optimale. 

Prenez votre temps pour cette étape de votre projet événementiel, car le lieu de votre événement conditionne toute la suite de votre organisation.

Choisissez vos prestataires

Vous avez défini vos besoins au moment de la réalisation de votre budget. Faites ensuite réaliser des devis pour les éléments dont vous ne pouvez pas vous occuper en interne. N’hésitez pas à solliciter des prestataires spécialisés. Pour chaque type de prestataire, réalisez un cahier des charges récapitulant l’ensemble de vos besoins. 

Voici quelques exemples de prestataires auxquels vous pouvez faire appel : 

• une agence événementielle pour vous accompagner dans la gestion de votre soirée des vœux

• un traiteur

• une agence d’hôte(sse)s

• un régisseur technique et/ou une agence audiovisuelle

• un prestataire pour les animations

• un loueur de mobilier…

Prévoyez vos animations

L’un des secrets pour une soirée des vœux d'entreprise réussie est de rassembler vos collaborateurs dans la joie et la bonne humeur. L’idée est de partager un moment agréable et le plaisir d’être ensemble tout en motivant vos équipes. Pour ce faire, proposez-leur des animations et une expérience mémorable qui saura les surprendre. L’occasion de motiver vos équipes pour l’année à venir tout en renforçant leur sentiment d'appartenance à l'entreprise. Le tout en construisant des liens forts et durables avec chaque équipe. 

Préparez votre scénographie

Comme nous vous l’expliquions, le discours des vœux est l’un des moments les plus attendus dans la vie d’une entreprise. C’est le grand temps fort de votre soirée des vœux. Qu’il se fasse en présentiel, en digital ou les deux, vous devez donc anticiper sa scénographie.

Où positionner les caméras ? Vers où le regard doit-il se tourner lors du discours ? Où positionner la décoration de scène ? Comment rythmer et rendre le discours captivant ? Que diffuser sur les écrans ? Faut-il prévoir un jingle d’introduction ou un habillage visuel ? Ce sont des questions auxquelles vous devrez répondre.

Envoyez les invitations

Vous allez passer beaucoup de temps pour organiser une soirée inoubliable. Il est donc important de mobiliser efficacement vos invités pour un impact encore plus grand. Pour cela, anticipez et informez-les en avance (le plus tôt possible) avec l’envoi d’un Save the Date. Vous pourrez aussi prévoir des relances le mois et les jours précédant votre événement interne. Pensez à communiquer les informations les plus importantes et quelques éléments programmatiques. Cela vous permettra d’augmenter l’engagement et de stimuler l’envie. Les EMS vous permettent également de programmer les envois de vos Save the Date. Nos équipes sont à votre écoute pour vous accompagner dans la digitalisation de vos vœux d'entreprise.