Le RGPD et ses conséquences sur le milieu événementiel

L'industrie événementielle est un domaine dans lequel la gestion des données revêt une importance cruciale. L'expansion des nouvelles technologies entraine un grand flux d'information, et cela pose un défi de taille aux équipes IT et aux organisateurs d'événements, qui doivent jongler entre l'innovation et la nécessité de se conformer aux réglementations en vigueur. Au cœur de cette équation, se trouve une règle fondamentale : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une législation européenne qui a profondément remodelé notre approche en matière de collecte, de gestion, et de préservation des données personnelles. Dans cet article, nous plongerons au cœur de cette règlementation et explorerons son impact sur l'organisation des événements. 

Comprendre les bases du RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a vu le jour en mai 2018, et depuis lors, il a révolutionné la manière dont les entreprises abordent la gestion des données personnelles.

Le RGPD en un coup d'œil

Le RGPD est un ensemble de règles et de directives visant à garantir la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données personnelles des citoyens européens. Il impose des obligations strictes aux entreprises et aux organisations collectant, traitant ou stockant ces données, où qu'elles se trouvent dans le monde. Le RGPD renforce la responsabilité des entreprises en cas de non-conformité et accorde aux individus un plus grand contrôle sur leurs données.

Le rôle clé du Directeur des Systèmes d'Information (DSI)

Au sein de toute organisation, le DSI joue un rôle central dans la mise en conformité au RGPD. En tant que gardien des systèmes d'information, il est responsable de veiller à ce que les processus et les technologies utilisées pour collecter et gérer les données personnelles respectent les normes du RGPD. Cela implique de mettre en place des politiques de sécurité robustes, de superviser les processus de collecte de données et de former les équipes IT pour qu'elles respectent les principes du RGPD.

Le lien entre la conformité au RGPD et la confiance des clients

Dans l'industrie événementielle, la confiance est un atout précieux. Les clients s'attendent à ce que leurs données personnelles soient traitées avec le plus grand soin. La conformité au RGPD joue un rôle essentiel dans la préservation de cette confiance. Les organisateurs d'événements respectant les principes du RGPD démontrent leur engagement envers la protection de la vie privée de leurs participants. Cela peut se traduire par une meilleure réputation, une plus grande fidélité des clients et une réussite à long terme dans un secteur hautement concurrentiel.

Collecte de données et consentement

La collecte de données personnelles est omniprésente dans l'industrie événementielle, que ce soit lors des inscriptions ou suite à l'achat de billets en ligne. Cependant, avec l'avènement du RGPD, il est impératif que cette collecte se fasse de manière transparente et conforme aux principes du consentement éclairé. Celui-ci est le pilier fondamental de la collecte de données sous le RGPD. Il signifie que les individus doivent être pleinement informés de la manière dont leurs données seront utilisées avant de les partager. En événementiel, cela consiste à expliquer pourquoi les données sont collectées (par exemple, pour envoyer des informations sur l'événement ou personnaliser l'expérience). Il faut également indiquer qui aura accès à ces données, combien de temps elles seront conservées et comment retirer son consentement à tout moment.

Responsabilité du Product Owner et du CRM Project Manager

Le Product Owner et le CRM Project Manager ont un rôle crucial à jouer dans la gestion des consentements. Le Product Owner est responsable de définir les fonctionnalités et les exigences du système de gestion des données, en veillant à ce qu'il soit conçu pour recueillir et stocker les consentements de manière transparente. Le CRM Project Manager, quant à lui, doit s'assurer que le CRM (Customer Relationship Management) est configuré pour suivre les préférences de consentement et permettre aux individus de les gérer facilement.

Quelques best practices pour garantir la conformité au RGPD lors de la collecte de données :

• Utilisez des formulaires de consentement faciles à comprendre, avec un langage simple et des informations explicites sur la finalité de la collecte de données.

• Offrez des options claires pour que les participants puissent choisir quelles données ils souhaitent partager et à quelle fin.

• Assurez-vous qu'ils puissent retirer leur consentement aussi simplement qu'ils l'ont donné.

• Mettez en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les données collectées, conformément aux exigences du RGPD.

• Informez les participants sur la manière dont leurs données seront utilisées, en fournissant des liens vers une politique de confidentialité complète.

Stockage et gestion des données

La collecte de données n'est que le premier maillon de la chaîne. Une fois que les données personnelles ont été recueillies lors d'un événement, leur stockage et leur gestion deviennent des éléments cruciaux pour garantir la conformité au RGPD. Dans cette partie, nous examinerons les défis fréquemment rencontrés et les stratégies pour rester conforme à cette réglementation.

Les événements sont souvent temporaires, avec des pics d'activité soudains, ce qui peut rendre la gestion des données plus complexe. De plus, les organisateurs d'événements doivent composer avec des données provenant de sources variées telles que les inscriptions en ligne, les réseaux sociaux, les applications mobiles, etc. Ces données doivent être agrégées, analysées et stockées de manière sécurisée.

Pour s'assurer que la gestion des données reste en conformité avec le RGPD, voici quelques stratégies à envisager :

• Identifiez les données personnelles collectées et classez-les en fonction de leur sensibilité. Cela vous permettra de mettre en place des mesures de sécurité adaptées à chaque catégorie.

• Limitez l'accès aux données personnelles uniquement aux personnes autorisées. Utilisez des outils de gestion des accès pour contrôler qui peut consulter, modifier ou supprimer les données.

• Appliquez le chiffrement aux données personnelles, tant en transit que au repos, pour garantir leur confidentialité.

• Établissez des politiques de conservation des données conformes au RGPD, en veillant à supprimer les données personnelles lorsque leur utilisation n'est plus nécessaire. 

💡 Chez Eventdrive, les données personnelles sont automatiquement supprimées 24 heures après l'événement.

• Sensibilisez et formez votre personnel à la gestion sécurisée des données personnelles, en mettant l'accent sur l'importance du RGPD.

• Si votre site utilise des cookies pour la collecte de données à des fins marketing, veillez à bien spécifier dans le bandeau prévu à cet effet l'usage que vous en faites et l'intérêt pour l'utilisateur. Cette mesure est cruciale pour éviter des problèmes éventuels.

• Lorsque vous ajoutez de nouveaux contacts à vos listes de diffusion, assurez-vous de spécifier la date à laquelle vous avez obtenu les informations ainsi que leur source. Vous devrez également renouveler le consentement de l'utilisateur au bout de 13 mois en ce qui concerne les cookies. De plus, si un contact est inactif pendant plus de 3 ans, vous devrez envisager de le supprimer de vos bases de données.

Exceptions dans le cadre légal

Le RGPD prévoit cinq cadres légaux pour lesquels le traitement des données reste licite, même sans consentement :

• Lorsque le traitement découle d'une obligation légale.

• Lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne.

• Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat accepté par la personne.

• Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

• Tout autre intérêt légitime du responsable du traitement, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne, en particulier s'il s'agit d'un enfant.

Questions essentielles à poser à votre éditeur, fournisseur ou agence

• Vos services / votre logiciel respectent-ils la régulation sur la protection des données personnelles ?

• Quelles sont les données personnelles que vous collectez ?

• Quel usage faites-vous des données personnelles ?

• Où sont hébergées les données utilisateurs ?

• Les données personnelles sont-elles protégées et chiffrées ?

• Le contrat ou les conditions générales de vente engagent-ils le fournisseur/éditeur à respecter la régulation sur la protection des données personnelles ?

• Les listings envoyés à vos fournisseurs sont-ils bien protégés et chiffrés ?

• Qui est responsable du bon déroulement des processus pour la protection des données ?

• Quelle est la relation entre l'agence et le prestataire lorsqu'il s'agit du transfert des données ?

Le RGPD peut entraîner la fermeture de certaines entreprises qui ne pourront plus vendre de données, mais il offre également l'occasion de repenser la manière dont nous traitons les données personnelles, en les considérant avec le respect dû aux individus.

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