Les 4 secrets pour booster la promotion de vos événements !

Si vous avez cliqué sur ce lien c’est sûrement parce que vous souhaitez connaître les 4 secrets pour booster la promotion de vos événements ! La question est simple, que faites-vous pour impliquer vos parties prenantes dans sa promotion ?

La promotion d'un événement peut exister sous différentes formes connues telles que : la publicité payante, le bouche-à-oreille, les relations publiques, le partage sur les réseaux sociaux ou encore l’emailing. Si tout cela peut vous paraître futile en tant qu’organisateurs d’événements ou marketers, êtes-vous convaincus d'en faire assez pour que vos parties prenantes soient à même de partager leurs expériences durant vos événements ?

Nous allons vous montrer comment booster la promotion de vos événements avec l’aide de vos équipes, partenaires, intervenants et invités.

Transformez vos équipes en ambassadeurs

Peu importe le format de votre événement, vous aurez très certainement besoin de personnel pour la gestion de la logistique par exemple, ou quelqu'un qui pourrait vous aider à récupérer des leads. L'un des meilleurs moyens pour cela est d’investir dans un outil de « Social Media Advocacy ». Celui-ci vous permettra d’automatiser les messages que vous souhaitez faire diffuser par vos équipes et les publier depuis leurs propres comptes.

Armez vos partenaires

Vos sponsors sont très clairement investis dans vos événements. Ils choisissent de payer énormément pour faire la promotion de leurs produits ou services, ils devraient donc apprécier toute l’attention qu’ils pourraient obtenir. Néanmoins, trop souvent, les sponsors sont occupés par la logistique et d’autres tâches de sorte que la promotion de l’événement est mise sous le tapis. 

Pourquoi ne pas leur donner tous les outils à votre disposition pour les aider dans leurs communications ? Laissons place au travail manuel, vous allez devoir créer un email pour vos sponsors dans lequel vous joindrez tous les posts et médias que vous souhaitez qu'ils publient. Beaucoup de gens ne font pas l’effort de promouvoir quelque chose tout simplement parce que trouver la bonne information représente trop de travail. De ce fait, assurez-vous de donner à vos sponsors des textes parfaitement clairs qui leur permettront de ne pas avoir la tête sous l’eau. Les informations que vous leur enverrez dans ce mail devront inclure des posts qu’ils pourront publier sur Twitter, Facebook et LinkedIn séparément. Mais faites-leur aussi un topo sur les best practices concernant le moment où ils peuvent utiliser une photo ou une vidéo pour améliorer la promotion de l’événement.

Offrir à vos sponsors un moyen de faire suivre un communiqué de presse est un autre bon moyen pour amplifier le rayonnement de votre événement. Pour être sûr que le communiqué soit en adéquation avec le message que vous souhaitez faire passer, envoyez-leur un modèle. Le communiqué doit être pensé pour faire apparaître les détails de l’événement ainsi qu’une citation de l'un des membres de votre équipe. Un espace doit également être dédié pour le sponsor afin qu'il puisse y ajouter une citation qui lui semble importante. Faites-en sorte que les sponsors comprennent qu’ils ne peuvent pas effectuer de modifications sur l’existant sans votre approbation. De ce fait, vous aurez un message on ne peut plus cohérent.

Profitez de la notoriété de votre intervenant

L’intervenant de votre événement est généralement votre superstar. Si vous n’en avez pas, vous avez probablement investi beaucoup de temps et d’efforts pour sélectionner vos intervenants pour des sessions individuelles, workshop ou séminaires. Pour cette raison, vous devez vous assurer qu’ils contribuent au travail et qu’ils communiquent sur leur participation à l'événement !

Au travers d’un logiciel d’emailing, vous pourrez créer un email en HTML créatif et l’envoyer à votre audience afin de promouvoir votre événement et votre intervenant.

Rappelez-vous simplement de prévoir un envoi en différé d’au moins une semaine. Ainsi, si votre intervenant a les mêmes contacts que vous dans son CRM, vous ne les inonderez pas d’emails.

Permettez aux participants de montrer à quel point c’était génial

Les participants à votre événement sont les parties prenantes les plus importantes ! Ce sont les meilleurs pour assurer la visibilité de votre rassemblement.

Dans tous les emails que vous enverrez, assurez-vous d’intégrer des boutons de partage sociaux pour permettre d’amplifier la promotion de votre événement en impliquant leurs propres réseaux. Très souvent, la communauté de vos participants est celle que vous recherchez.  Si vous leur rendez la tâche simple, pourquoi ne partageraient-ils-ils pas ?

Vous pouvez utiliser une application pour envoyer des push notifications aux participants. Grâce à Eventdrive par exemple, vous pourrez pré-écrire des tweets lorsque vos participants passent dans une certaine zone, exemple : « Actuellement dans la zone XX en train d’écouter YY à propos de big data #votreevent ». En un simple clic et c’est réglé !

Tous ces différents moyens de booster la promotion de vos événements par le biais des parties prenantes peuvent se chevaucher entre eux. Il est donc important de comprendre qui est votre audience et offrir aux parties prenantes des outils simples pour promouvoir votre événement. Ces personnes souhaitent prendre part et s'investir dans votre événement, alors pourquoi ne voudraient-elles pas dire à quel point il est fabuleux ? De plus, si vous faites en sorte que votre événement entraine une belle expérience auprès de vos participants, la promotion se mettra en place de manière naturelle.