Comment sécuriser son événement virtuel ?

En tant qu'organisateur d'événements, il est essentiel de veiller à la sécurité de votre événement virtuel. En effet, avec la forte utilisation des formats en ligne, il est crucial de prendre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger vos invités et votre événement. Pour vous aider dans cette démarche, nous vous avons listé quelques conseils de sécurité. Découvrez-les sans plus tarder ! 😉

Prévoir une connexion Internet fiable

Une bonne connexion Internet est essentielle pour la réussite de votre événement virtuel. Assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable et rapide pour garantir une diffusion en continu de haute qualité. Si vous prévoyez d'accueillir de nombreux participants, vous devrez peut-être investir dans une connexion Internet haut débit ou louer une ligne dédiée pour votre événement.

Prévoir un plan de secours en cas de problème de connexion Internet

Malgré toutes les mesures que vous prenez pour garantir une bonne connexion Internet, il est possible que des problèmes surviennent pendant votre événement virtuel. Prévoyez un plan de secours en cas de problème de connexion, comme la mise à disposition de hotspots WiFi ou l'utilisation de lignes téléphoniques pour permettre aux participants de rester connectés à la manifestation.

Sécuriser le périmètre 

Bien que votre événement virtuel se déroule en ligne, il est important de ne pas négliger la sécurité physique de votre lieu de tournage. Assurez-vous de protéger votre équipement de diffusion contre les menaces physiques, telles que le vol ou la sabotage. Vous devriez également protéger votre réseau contre ces menaces en utilisant des pare-feu et en limitant l'accès physique à vos serveurs.

Utiliser un logiciel de visioconférence sécurisé

Un autre élément important de la sécurité de votre événement virtuel est le choix de la plateforme de visioconférence. Il est essentiel de choisir une plateforme qui offre une sécurité de haut niveau et qui est capable de gérer de grandes audiences. Assurez-vous que la plateforme que vous utilisez dispose de fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs ou encore le chiffrement de bout en bout.

Utiliser des mots de passe forts

La sécurité de votre événement virtuel dépend en grande partie de vos comptes et de vos mots de passe. De ce fait, assurez-vous que vos mots de passe soient forts et uniques pour chaque compte, et n'hésitez pas à utiliser des gestionnaires. Assurez-vous qu’ils soient partagés qu'avec les personnes autorisées et qu’ils soient régulièrement changés pour renforcer la sécurité de votre événement virtuel.

Modérer les discussions en ligne

Pendant votre événement virtuel, il est important de modérer les discussions en ligne pour éviter tout comportement inapproprié ou toute menace de sécurité. Assignez des modérateurs à chaque session de discussion et établissez des règles claires concernant le comportement à adopter en ligne. Si vous constatez un comportement suspect ou inapproprié, agissez rapidement en prenant les mesures de sécurité nécessaires.

Sauvegarder les données de l'événement

Il est essentiel de sauvegarder les données de votre événement afin de pouvoir les restaurer en cas de perte. Pour ce faire, utilisez des outils de sauvegarde de données sécurisés pour les protéger et assurez-vous de les sauvegarder continuellement tout au long de votre événement virtuel.

Suivre les règlementations en matière de sécurité des données

Il est important de respecter les réglementations en matière de sécurité qui doivent s'appliquent à votre événement virtuel. Par exemple, si vous collectez les données personnelles de vos invités, vous devrez peut-être respecter les réglementations sur la protection de la vie privée, comme le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne. En France, il existe plusieurs règlementations qui s'appliquent aux événements virtuels. 

Voici quelques exemples 🇫🇷 :

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique aux événements virtuels qui collectent des données personnelles de participants situés dans l'Union européenne. Le RGPD établit des règles strictes en matière de protection de la vie privée et de traitement des données personnelles.

• La loi Informatique et Libertés : s'applique aux événements virtuels qui collectent des données personnelles de participants situés en France. 

• Le décret n° 2020-1350 du 17 novembre 2020 relatif aux modalités de traitement de données à caractère personnel dans le cadre de l'organisation et de la tenue de réunions, assemblées et événements en présentiel ou à distance : s'applique aux événements virtuels organisés en France. Le décret prévoit des mesures de sécurité et de protection de la vie privée pour garantir la sécurité des données collectées.

Voici quelques exemples de règlementations à appliquer dans d’autres pays : 

• La loi sur la protection de la vie privée en ligne de la Californie (CalOPPA) : s'applique aux événements virtuels qui collectent des données personnelles de participants situés en Californie.

• La loi sur la protection de la vie privée en ligne de l'État de New York (NY-SHIELD)

• La loi sur la protection de la vie privée en ligne de l'Australie (Privacy Act) 

• Etc. 

Il est important de noter que cette liste n'est pas exhaustive et que d'autres réglementations peuvent s'appliquer en fonction de votre événement virtuel et de votre localisation. Il est recommandé de consulter un avocat spécialisé en droit de l'informatique et des communications pour obtenir des conseils juridiques sur les règlementations qui s'appliquent à votre événement virtuel.

Utiliser un logiciel de sécurité événementielle

Il existe de nombreux logiciels de sécurité événementielle qui vous permettent de protéger votre événement virtuel contre les cybermenaces. Ces logiciels vous aident à contrôler l'accès à votre événement, surveiller l'activité en ligne et détecter les comportements suspects. Il est important de choisir un logiciel fiable et de le configurer correctement pour assurer la sécurité de votre événement.

Voici quelques exemples de logiciels de sécurité événementielle : 

• OnAlert : Ce logiciel permet de gérer les situations d'urgence et de communiquer avec les participants à un événement en cas de crise.

• CrisisGo : Ce logiciel de gestion de crise et de sécurité événementielle permet de créer des plans d'urgence, de communiquer avec les parties prenantes et de suivre la progression d'une situation d'urgence.

Certaines plateformes de gestion d’événements peuvent également vous assurer une sécurité optimale.

Par exemple, le logiciel de gestion d'événements d’Eventdrive permet de protéger l’accès de tous vos lives en créant un lien sécurisé et personnel que vos participants pourront recevoir directement dans leur boîte mail. De plus, avec Eventdrive, vous n’avez pas besoin de vous soucier d'un accès admin pour votre ordinateur. L'accès à votre événement est garanti sans téléchargement de logiciel supplémentaire. Enfin, vous pouvez diffuser des images et des vidéos confidentielles en toute sérénité et sans inquiétude de fuite grâce au watermarking (technique permettant d'ajouter des informations de copyright ou d'autres messages de vérification à un fichier). 

Prévoir une stratégie de gestion des crises

Il est important de mettre en place une stratégie de gestion de crise avant que votre événement virtuel ne commence. Cela vous permettra de réagir rapidement en cas de problème de sécurité, qu'il s'agisse d'une cyberattaque ou d'une autre menace. Préparez un plan d'action détaillé qui inclut les mesures à prendre en cas de crise, ainsi que la liste des personnes ayant la responsabilité de mettre ce plan en œuvre. 

Sensibiliser les participants à la sécurité

Il est important que vos invités soient conscients des risques de sécurité liés aux événements virtuels et des différentes façons de les éviter. Envoyez-leur un e-mail de bienvenue avant le début de l'événement et informez-les des mesures de sécurité mises en place. Vous pouvez également inclure une présentation de sécurité dans votre événement virtuel pour sensibiliser les participants aux risques et aux mesures de prévention. Vous pouvez aussi inclure une section sur la sécurité dans le site web dédié à l'événement ou dans votre brochure. Enfin, Vous pouvez leur fournir des conseils pour protéger leur propre sécurité en ligne. En étant transparent sur les mesures de sécurité que vous avez mises en place, vous pouvez rassurer vos invités et les inciter à participer à votre événement virtuel en toute confiance.

Utiliser une plateforme de gestion d’événements

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une plateforme de gestion d’événements peut vous assister dans la sécurité de votre événement virtuel. 

• Tout d'abord, elle peut vous aider à gérer les informations de vos participants et à les protéger contre les fuites ou le partage non autorisé. 

• Deuxièmement, elle peut vous offrir des outils de modération pour surveiller et gérer le contenu partagé lors de l'événement, ce qui peut être particulièrement important si vous organisez un événement public ouvert à tous. 

• Une plateforme de gestion d'événement peut vous épauler si vous rencontrez quelconques problèmes liés aux technologies ou à la connexion lors de votre manifestation. Ceci garantira le bon déroulement de votre événement virtuel. 

• Grâce à certaines plateformes, vous pouvez aussi gérer les inscriptions et les paiements en ligne de manière sécurisée.

• Enfin, les plateformes vous permettent de sécuriser les données de votre manifestation. 

Garder vos logiciels et votre équipement à jour

Pour protéger votre événement virtuel contre les cybermenaces, il est essentiel de maintenir vos logiciels et votre équipement à jour. Les mises à jour de sécurité corrigent souvent des failles qui pourraient être exploitées par des hackers. Ainsi, assurez-vous de mettre à jour régulièrement vos logiciels et de remplacer votre équipement obsolète par du matériel plus récent et plus sécurisé.

Encourager les participants à utiliser des réseaux privés virtuels (VPN)

Un réseau privé virtuel (VPN) est un outil de sécurité en ligne qui permet de protéger votre activité en chiffrant vos données et en masquant votre adresse IP. Encouragez vos invités à utiliser un VPN pour protéger leur sécurité en ligne lors de leur participation à votre événement virtuel. Cela peut les protéger contre les cybermenaces telles que le piratage de compte et la surveillance.

Faire appel à des professionnels de la sécurité

Si vous organisez un événement virtuel de grande envergure ou si vous avez des préoccupations particulières en matière de sécurité, il peut être judicieux de faire appel à des professionnels de la sécurité. Ces experts peuvent vous aider à évaluer les risques de sécurité de votre manifestation et à mettre en place les mesures de sécurité appropriées. Ils peuvent également vous aider à gérer les crises de sécurité si elles survenaient pendant votre événement.

La sécurisation de votre événement en ligne nécessite une attention constante et une planification minutieuse. Mais ne vous inquiétez pas, en suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez être sûr que votre événement virtuel se déroulera de manière sécurisée et sans accroc, permettant à vos invités de profiter pleinement de l’expérience virtuelle ! 🚀

Connaissez-vous les normes de sécurité à suivre pour organiser un événement physique ? Découvrez-les juste ici : 👉 La sécurité de votre événement physique : les normes à respecter