Séminaire virtuel : réussir l'accueil des nouvelles recrues

Recruter de nouvelles recrues est une excellente chose pour une entreprise, il est donc important de savoir comment faire bonne impression aux nouveaux arrivants. Pour y parvenir, les séminaires d’intégrations sont la meilleure des solutions. Mais alors que de plus en plus d’événements ont lieu de façon virtuelle, qu’en est-il des séminaires d’intégration ? De plus, comment être sûr de marquer les esprits de vos nouveaux collaborateurs ? Eventdrive vous livre ses conseils pour un séminaire d’intégration en ligne qui ne laissera pas vos invités indifférents.

À quoi sert le séminaire d’intégration ?

Les séminaires d’intégration sont organisés par les entreprises qui désirent accueillir leurs nouvelles recrues comme il se doit. C’est un événement capital pour assurer le succès de l’embauche. L’objectif est d'aider les nouveaux employés à se sentir à l’aise dans leur entreprise et favoriser leur intégration auprès des collaborateurs.

En organisant un séminaire d’intégration, une entreprise peut ainsi accélérer ce processus et aider les nouvelles recrues à se familiariser à leur nouvel environnement. C’est un moment clé entre l'entreprise et l’employé, qui peut se faire à distance si les conditions pour un événement physique ne sont pas réunies.

Même s’il a lieu à distance, le séminaire d’intégration est l’événement idéal pour aider les nouveaux arrivants à tisser des liens avec leur nouvelle équipe et découvrir les traits de caractère de chacun pour favoriser le travail en équipe par la suite.

Comment réussir votre séminaire d’intégration en ligne ?

Pour assurer le succès de votre séminaire d’intégration en ligne, il est important de prendre le temps de le préparer et de se focaliser sur des petits détails qui ont une importance non négligeable.

1. Bien choisir la date

Dans les plus grandes entreprises, il y a souvent des vagues de recrutement. Vous pouvez donc organiser votre séminaire d’intégration quelques semaines après que les nouveaux arrivants soient entrés en fonction. 

En revanche, si votre entreprise n’a pas amorcé l’embauche de nombreux nouveaux collaborateurs, nous vous recommandons d’essayer de regrouper au maximum les derniers arrivants autour d’un même créneau. Le but n’est pas d’organiser un séminaire d'intégration toutes les semaines. Une bonne fréquence à suivre serait tous les 3 mois, pour vous permettre de réunir un maximum de personnes au même moment.

Pensez bien à envoyer un « Save the date » pour que vos nouvelles recrues bloquent leur agenda !

2. Bien préparer son contenu

Organiser un séminaire d’intégration, c’est bien. Maintenant, il faut être capable de proposer un contenu de qualité à vos invités. Ayez à l’esprit que ce séminaire d’intégration va donner le ton pour les prochains mois et est un moment clé pour renforcer la motivation des nouveaux arrivants. Il s'agit donc de faire bonne impression !

En général, on recommande de scinder le séminaire en deux temps : une première partie sur l’entreprise, un second temps sur les informations pratiques.

Le Storytelling de votre entreprise

Le séminaire d’intégration est la première occasion de présenter en détail votre entreprise aux nouveaux arrivants. Travaillez bien le storytelling pour parler des différentes étapes qui vous ont mené là où vous en êtes, depuis la création, en passant par les étapes qui l’ont fait grandir jusqu’à aujourd'hui.

S’il s'agit d’une grande entreprise, vous pouvez également présenter le groupe dans sa globalité et ses filiales. N’oubliez pas de communiquer sur les valeurs de l'entreprise. Vos nouveaux employés doivent bien comprendre quelle est votre image de marque et comment vous la mettez en valeur. 

Enfin, vous pouvez parler de l’équipe existante en présentant l’organigramme de la société. Le but n’est pas de présenter chaque collaborateur en détail, mais bien de donner une idée de la hiérarchie en place aux nouveaux arrivants.

Les informations pratiques

Dans la seconde partie, il est important de passer un peu de temps sur le processus en place dans l’entreprise et communiquer les informations nécessaires aux employés, comme les personnes à contacter en cas de perte de la clé du bureau ou de problèmes avec le matériel informatique par exemple. 

Si cela n'a pas encore été fait, pensez aussi à rappeler l’emplacement des issues de secours et les consignes à suivre en cas de problème.

3. Savoir accueillir les nouveaux arrivants

Quand on organise un séminaire d’intégration à distance, il est important de communiquer avec bonne humeur dès les premières minutes. Montrez à vos nouveaux collaborateurs qu’ils ont rejoints une équipe dynamique !

Vous pouvez aussi en profiter pour diffuser une vidéo corporate qui présente les bureaux ou des événements passés au sein de l’entreprise. Il est important d’axer sur ce qui rend la vie dans votre entreprise si fun !

Enfin, pour briser la glace et favoriser l’interactivité, vous pouvez utiliser un nuage de mots ou lancer un sondage pour connaître l’état d'esprit des participants. Pour plus de fluidité (et de simplicité), nous vous recommandons d’utiliser un outil qui favorise les échanges. Avec la solution intégrée proposée par Eventdrive, vous pouvez facilement faire ça en quelques clics seulement.

4. Échanger avec les nouveaux collaborateurs

Le séminaire d’intégration est le meilleur moment pour commencer à découvrir vos nouveaux collaborateurs. Pour y parvenir, vous pouvez utiliser des activités ludiques. Par exemple, demandez-leur quel est leur super-pouvoir ? Peut-être qu’ils sont forts en écoute, des maîtres de l’organisation ou imbattables au multitâche ! Vous pourriez apprendre des points importants qui seront très utiles lors du travail en équipe ou dans des projets futurs. Grâce à une plateforme événementielle adaptée, ils peuvent prendre la parole simplement lors de votre séminaire d’intégration en ligne.

Pour stimuler leur écoute et les inciter à participer, vous pouvez aussi proposer un mini quizz à la fin de chaque partie de formation et finir le séminaire par un quizz général. C’est un excellent moyen de voir s’ils ont bien compris le message que vous souhaitiez transmettre et répondre aux dernières incompréhensions. Vous pouvez leur demander de rappeler les valeurs de la marque, la date de fondation ou encore le chiffre d'affaires de l'année précédente. Bref, des informations en lien avec l'entreprise et ses missions.

Pour les motiver encore plus et stimuler leur esprit de compétition, vous pouvez même faire un podium et ainsi découvrir qui sont les 3 nouvelles recrues les plus attentives !

Vous l’avez compris, pour un séminaire d’intégration à succès, il est important de garder un fil conducteur tout au long de l'événement. Si votre événement a lieu en ligne avec une large audience, pensez à ajouter une touche d’interactivité et utiliser les outils à votre disposition pour capter l’attention de vos nouveaux collaborateurs, en transmettant les valeurs et missions de votre entreprise.