L'année dernière a été particulièrement exigeante pour le secteur de l'événementiel. Entre les fluctuations de l’emploi, les préoccupations environnementales, l'augmentation des coûts due à l'inflation mondiale et les avancées rapides des technologies… Les organisateurs d'événements professionnels ont été confrontés à de nombreux défis qui risquent de perdurer encore quelques années.
Afin de faciliter votre travail, nous avons consulté nos clients et des experts du secteur pour identifier les problèmes les plus fréquemment rencontrés. Basées sur leurs retours, voici quelques solutions pour surmonter les 5 défis événementiels les plus courants et maximiser le succès de vos futurs événements d'entreprise.
Défi n°1 : la formation en continu
Rester constamment informé sur les évolutions de votre secteur peut s'avérer un défi quotidien. Entre les best practices en perpétuelle évolution, les tendances émergentes et les dernières innovations technologiques, maintenir un niveau de connaissances à jour est essentiel pour garantir le succès de vos événements professionnels. Face à cette réalité, nous abordons ici le premier problème majeur rencontré par les organisateurs d'événements professionnels : la nécessité de s’informer quotidiennement sur son secteur.
Voici quelques solutions pour y arriver :
- Suivez des programmes de formation physiques et virtuels afin de rester informé sur les meilleures pratiques, les tendances émergentes, et les dernières avancées technologiques.
- Favorisez une culture propice au partage des connaissances et à la collaboration entre les diverses équipes et les services impliqués dans l'organisation de vos événements d’entreprise.
- Faites appel à des consultants ou à des spécialistes externes pour accroître la productivité de vos équipes, stimuler leur créativité en générant de nouvelles idées, et évaluer la pertinence de vos actions événementielles déjà en place.
- Discutez avec vos partenaires technologiques pour explorer la possibilité d'intégrer de nouveaux outils directement dans leurs plateformes existantes. En tirant parti de l'expertise de vos partenaires, vous simplifiez l'adoption de nouvelles technologies, garantissant ainsi un accès rapide aux dernières tendances et pratiques de l'industrie sans compromettre la cohérence de vos systèmes.
- Établissez des relations durables avec des fournisseurs de confiance et planifiez des réunions régulières avec eux, pour vous tenir au courant des tendances et des innovations de l'industrie.
- Utilisez les réseaux sociaux pour suivre des groupes, des conversations, des hashtags, des leaders de l'industrie, des influenceurs, des journalistes et des médias spécialisés dans l’événementiel.
💡Nous avons rédigé un article consacré aux 20 personnes influentes dans l'industrie événementielle européenne. N'hésitez pas à le consulter !
- Favorisez la diffusion des connaissances au sein de votre équipe en instaurant des rencontres informelles dédiées à l'échange d'informations et à l'apprentissage.
Défi n°2 : la gestion des budgets événementiels
La gestion du budget lors de l'organisation d'événements d’entreprise constitue souvent un défi de taille. La maîtrise des dépenses et l'optimisation des ressources sont cruciales pour garantir le succès de chaque projet. Si vous vous retrouvez à jongler avec les chiffres et à chercher des moyens efficaces pour économiser sans compromettre la qualité de vos événements, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul(e). 😉
Les défis liés à la gestion de votre budget événementiel peuvent être contournées de plusieurs façons
- Optimisez la gestion de votre budget en adoptant une plateforme de gestion d'événements tout-en-un. Tous les outils nécessaires à la conception, à la gestion, à la diffusion et à l'analyse de vos événements professionnels seront regroupés de manière centralisée. Cette solution offre une vision d'ensemble complète de toutes les informations relatives à votre événement, réduisant ainsi les risques de perte de données. De plus, elle vous permet de gagner un temps précieux lors de la planification de vos événements. Et le temps, c’est de l’argent !
- Favorisez la location du matériel essentiel à votre événement et évitez au maximum l'achat. Cette décision vous permettra non seulement de réduire vos dépenses, mais aussi de maintenir un contrôle sur le coût global de votre événement. De plus, la location de matériel vous offre la flexibilité nécessaire pour suivre les évolutions des tendances. Ce qui est moderne aujourd'hui peut rapidement devenir obsolète, et la location vous permet d'ajuster votre équipement en conséquence, assurant ainsi une approche toujours au goût du jour pour vos futurs événements professionnels.
- Anticipez la planification de vos événements afin de bénéficier d'un laps de temps suffisant pour rechercher des fournisseurs, comparer les devis et négocier des accords avantageux. Grâce à certaines plateformes de gestion d'événements, vous avez la possibilité d'intégrer toutes vos dépenses prévisionnelles ou réelles dans un tableau dédié. De plus, ces plateformes vous offrent la possibilité de créer des cycles de validations personnalisés, permettant ainsi l'automatisation du contrôle de vos devis et factures.
- Optez plutôt pour des formats virtuels ou hybrides afin d'élargir votre audience sans augmenter votre budget événementiel. Cette approche vous permettra également de diminuer les coûts associés à la restauration, à la location de salle et à l'acquisition de matériel technique.
Comme vous pouvez le constater, les stratégies visant à contrôler son budget événementiel sont variées et pourraient faire l'objet d'une discussion approfondie. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir davantage sur le sujet, n'hésitez pas à consulter notre article dédié.
🎁 De plus, pour faciliter l'élaboration de votre budget, nous avons élaboré un modèle personnalisable et adapté à différents types d'événements d’entreprise.
Défi n°3 : évaluer le succès des événements professionnels
Mesurer le succès des événements est souvent une équation complexe pour de nombreux organisateurs. La difficulté à définir et à suivre les indicateurs clés de performance (KPIs) peut entraver la capacité à évaluer pleinement l'impact de chaque occasion.
Voici comment surmonter ce défi :
- Choisissez des systèmes de collecte de données pour réunir les informations essentielles à l'évaluation des KPIs. Par exemple, avec la plateforme de gestion d’événements d’Eventdrive, vous pouvez recueillir en temps réel des données telles que les visites du site web, le taux de participation, les interactions le jour de l'événement, et bien plus encore. En quelques clics, vous avez la possibilité de générer des rapports, simplifiant ainsi l'analyse des résultats.
- Utilisez des balises UTM de suivi pour, par exemple, tracer l'origine des participants qui se sont inscrits via le formulaire sur votre site web. Cette approche vous offrira ensuite la possibilité d'ajuster votre stratégie en fonction des performances spécifiques des différents canaux de communication.
- Déléguez la responsabilité de la collecte et de l'analyse des données liées à votre événement professionnel à un membre spécifiquement dédié au sein de votre équipe.
- Analysez continuellement les données des KPI et utilisez les insights pour apporter des améliorations aux événements futurs.
Défi n°4 : la sécurité des données événementielles
De nombreuses entreprises et organisations orchestrent des événements et des réunions au cours desquels des données confidentielles sont régulièrement échangées. Dans ce contexte, l'objectif essentiel est de mettre en œuvre des mesures préventives visant à réduire les risques de divulgation d'informations privées à des individus non autorisés ou à des acteurs malveillants.
Face à ce défi, des solutions concrètes s'imposent :
- Éliminez tous les documents à emporter ou téléchargeables.
- Gardez un contrôle rigoureux sur les accréditations des participants en utilisant des badges photo, la biométrie ou des bracelets RFID.
- En cas de réunion hybride ou entièrement en ligne, veillez à ce que la diffusion ou la plateforme d'hébergement soit fiable et sécurisée. Dans la mesure du possible, renforcez la sécurité de votre réseau à l'avance.
- Dotez les participants virtuels de liens sécurisés et personnalisés pour accéder à la plateforme de l'événement et veillez à ce que les présentations, photos ou vidéos ne puissent être partagées par le biais de captures d'écran.
- Apposez un filigrane sur tous les documents associés à la réunion.
Vous n'êtes pas familier avec le terme "filigrane" ? Pas de soucis, nous vous expliquons tout dans cette courte vidéo. 🎥
Défi n°5 : l’optimisation du processus d’émargement
L'optimisation des émargements constitue souvent un casse-tête pour les organisateurs d'événements d’entreprise. Les retards dus aux processus d'enregistrement peuvent créer des perturbations indésirables, tant pour les participants que pour les planificateurs. Si vous avez du mal à rationaliser cette étape, ne vous inquiétez pas.
Voici plusieurs solutions pour rendre l’émargement aussi efficace que possible :
- Optez pour une application d'émargement qui facilite l'enregistrement des participants en quelques secondes, tout en assurant aux organisateurs un accès rapide et sécurisé aux informations essentielles des participants.
- Envisagez d'utiliser la technologie de reconnaissance faciale pour accélérer le processus et ajouter une couche de sécurité supplémentaire.
- Pour les participants VIP ou les groupes, pensez à proposer des alternatives d'enregistrement plus pratiques, telles que des zones d'enregistrement dédiées ou des assistants.
- Lorsque les files d'attente sont inévitables, améliorez l'expérience en rendant l'attente plus agréable avec des divertissements tels que des stands de nourriture et de boissons, des performances artistiques, de la musique et des écrans vidéo.
Par exemple, à Disneyland Paris, dans l'attraction “Crush's Coaster”, les visiteurs peuvent télécharger une application de jeux mobiles via un QR code disponible tout au long de la file d'attente, grâce au wifi du parc. Cette initiative permet aux participants de se divertir tout en atténuant les inconvénients liés à l'attente.
Peu importe le nombre de défis auxquels vous faites face, deux solutions majeures demeurent incontournables : se surpasser et maintenir une créativité constante. Poursuivez votre quête de formation, cultivez la curiosité et exploitez les technologies qui vous entourent. D’ailleurs, chez Eventdrive, nous nous engageons depuis plus de 10 ans à créer un environnement propice à la performance et à la stratégie événementielle de votre entreprise. Que diriez-vous d’en savoir plus sur les plateformes de gestion d’événements ? Visitez notre site web. 😉
PS : Nous vous avons réservé le meilleur pour la fin. Si cet article vous a séduit, sachez qu'il ne couvre que cinq des quinze défis majeurs révélés lors de nos entretiens avec les experts de l'industrie. Pour découvrir l'intégralité des défis et leurs solutions, consultez notre livre blanc !