Si vous êtes comme moi, vous avez dû trouver une solution rapide pour maintenir vos événements. La plupart d'entre vous ont utilisé ce qu'ils avaient sous la main. Mais soyons réalistes : ces solutions sont loin de répondre pleinement à vos besoins ! Les systèmes de visioconférence et les logiciels de webinaires ne sont pas qualifiés pour transformer des événements réels en événements virtuels.
Voici une liste de raisons pour lesquelles des outils comme Microsoft Teams ou Zoom ne sont pas adaptés à nos besoins en tant qu'organisateurs d'événements.
Ils ne sont pas faits pour les événements virtuels
D'accord, nous admettrons que celle-ci est évidente. Mais il faut toutefois pointer le fait que les logiciels de visioconférence et les outils de webinaires ne sont pas faits pour ça !
Les visioconférences sont utilisées pour remplacer les réunions d'affaires "physiques" pendant que vous êtes en déplacement. Elles sont également utilisées pour participer aux réunions d'équipe rapides afin de prendre des décisions, de discuter de sujets importants et de transmettre des informations urgentes. Il s'agit essentiellement de réunions courtes et simples habituellement tenues dans des salles de conférence ou des bureaux classiques.
Ils ne disposent pas des options d'interactivité nécessaires pour engager votre public
Faisons preuve de réalisme, bien souvent les participants d’une conférence en ligne sont assis devant leur écran d’ordinateur et font autre chose comme être sur leur téléphone ou regarder la télé. En plus de cela, le cas le plus fréquent est qu’ils activent leur micro pour rire quelques instants ou répondre “oui” afin de montrer qu’ils s'intéressent et sont actifs mais c’est bien souvent loin d’être le cas… Cela n'arriverait jamais lors d'un événement physique ! C’est pourquoi il faut faire en sorte de leur proposer des moyens interactifs suffisants pour être impliqués.
Dans un système de visioconférence standard, le Chat est ce qu’il y a de plus interactif. Cela ne suffit pas. Les participants veulent être engagés. Ils veulent répondre à des sondages, poser des questions, répondre à des quiz et s'engager avec les intervenants et les autres participants. Ce n’est pas possible avec le système de visioconférence. Si vous n'engagez pas vos participants, ils vont s'assoupir et passer à côté d'informations importantes.
Ils sont très loin d’être sécurisés
Nous avons tous entendu parler des piratages de Zoom en début d’année. Les hackers s'emparaient des conférences par-ci par-là. Ces prises de contrôle sont bien évidemment à éviter à tout prix lors des événements d'entreprise en ligne lors desquelles des informations sensibles et confidentielles sont partagées.
Une plateforme d'événements virtuels comme Eventdrive est non seulement sûre mais aussi conforme au RGPD. L'audit récent d'Eventdrive réalisé par de grandes institutions bancaires et pharmaceutiques a obtenu un score de sécurité de 99 %. Vos données sont également cryptées, de sorte que si quelqu'un obtient vos informations, il aura du mal à les déchiffrer. Pour les entreprises européennes, vos données sont hébergées sur des serveurs en France, respectant ainsi les réglementations locales.
Ils ne fournissent pas l'expérience de marque que nous retrouvons lors d'événements physiques
Lorsque nous participons à un événement physique, nous sommes immergés dans l'identité de la marque. Les logos des entreprises et des sponsors ainsi que les slogans et vidéos promotionnelles sont omniprésents. Lorsque vous participez à une conférence Teams ou Zoom, vous êtes sur LEUR plateforme et non sur celle de la marque à l’origine de l’événement.
Avec Eventdrive, vous pouvez personnaliser votre espace événementiel virtuel et offrir une expérience unique aux couleurs de votre marque !
Ils ne sont pas adaptés aux organisateurs d'événements
Les professionnels de l'événementiel ne sont pas chargés d’envoyer des liens de vidéoconférence. Leur travail consiste à concevoir un événement en tenant compte des valeurs de leur entreprise et à faire en sorte que les participants vivent une expérience mémorable.
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements leur permet d'organiser facilement leurs événements, de faciliter les inscriptions, le marketing de l'événement, l'engagement des participants, et leur permet de piloter leur performance globale. En substance, la technologie événementielle permet aux organisateurs de gérer entièrement leurs événements de A à Z.
La centralisation des données est importante. Avec un EMS, vos données sont centralisées dans un endroit dédié, depuis les informations sur les participants jusqu'aux résultats des enquêtes menées une fois l'événement passé.
Le marketing autour de l'événement est facilité. Grâce à une plateforme d'événements virtuels, ils peuvent publier en quelques minutes un site web personnalisé. Sur celui-ci, les participants peuvent accéder à des informations importantes sur l'événement, notamment les agendas, les biographies des intervenants, les documents partagés et même les sessions enregistrées pour ceux qui n'ont pas pu assister au flux en direct. Les confirmations et les rappels par email peuvent être automatiquement programmés pour économiser du temps et de l'argent qui pourraient être attitrés à une plate-forme d’emailing marketing. Plusieurs oiseaux, une seule pierre.
En bref, les organisateurs d'événements ont besoin d'un outil adapté à leurs besoins. C’est donc un outil qui...
1. Centralise leurs données ;
2. Est sécurisé et conforme au RGPD ;
3. Peut être personnalisé à l’identité de marque ;
4. Leur permet d'engager réellement leurs participants.
On ne visse pas une vis avec un marteau, alors pourquoi utiliser un outil de visioconférence pour organiser vos événements en ligne ?