Table des matières :
I - Organisation et objectifs
II - Tâches & Priorités
III - Création et promotion de l’événement
- Planification
- Communication
IV - Résultats & Enseignements
Bonus : site web de l’événement
Comme chaque année, aux beaux jours, nous réunissons l'équipe lors d'un team building champêtre de trois jours. Cette année, nous avons décidé de partager avec vous les coulisses de sa préparation. Nous sommes certains que vous pourrez y trouver de bonnes idées pour une réunion de 20 à 40 personnes.
Deux mois se sont écoulés entre le choix de la date et l’événement.
Organisation et objectifs
Nous avons choisi de constituer une équipe de 2 Event managers qui s’appuieront sur Eventdrive pour :
- Se répartir les tâches
- Communiquer (site web, mails, SMS, enquête)
- Gérer la logistique participants
- Proposer des activités
Comme pour tous les événements, il était essentiel de définir les objectifs (pas plus de 3). Dans notre cas, voici les trois axes que nous avons placés en priorité :
- Informer de la mission et de la stratégie de l’entreprise
- Renforcer toujours et encore la cohésion d’équipe (notamment avec 5 arrivées récentes)
- Cultiver la coopération inter-équipes
Ainsi, chaque activité, chaque message, chaque initiative devait servir l’un de ces objectifs.
Tâches & Priorités
Nous avons commencé par faire la liste des grandes tâches et leur donner un niveau de priorité, choisi selon :
- Le risque (comme celui de ne pas trouver de lieu adéquat aux dates choisies).
- Les délais de fabrication / de livraison
Ainsi, cette première liste incluait :
- P0 : RÉSERVATION DU LIEU
- P0 : TRANSPORT
- P1 : FOOD MENU & COMMANDE
- P1 : GOODIES
- P2 : BOISSONS
- P2 : COURSES
- P2 : PROGRAMME / ACTIVITÉS
- P2 : VIDÉO TEASING
- P3 : COMMUNICATION AUX PARTICIPANTS
- P3 : JEUX PRÉPARATOIRES
- P3 : ROOMING
Gestion de la to-do list sur Eventdrive
Après s’être répartis les tâches et imposés des deadlines, nous avons mis en place des réunions de suivi (toutes les deux semaines environ).
Elles ont permis d’assurer le bon déroulement du projet, mais aussi de faire émerger de nouvelles idées (création de jeux en équipes, d’un tableau des scores, vidéo teasing avec indices sur le lieu du team building…). De quoi susciter la curiosité et l’impatience de nos Eventdrivers. 😉
Création et promotion de l’événement sur Eventdrive
Planification
L’événement a ensuite rapidement été créé sur la plateforme.
Ont ainsi été remplis/ajoutés :
- Les informations principales de l’événement (date, heure, lieu de rendez-vous) ;
- Les visuels/vidéo teasing ;
- L’agenda personnalisé (avec des liens tokénisés pour avoir une vue personnalisée de l’agenda selon son équipe) ;
- Les informations pratiques (contacts référents, composition des teams…).
Une fois le site fin prêt et personnalisé aux couleurs de l'entreprise, nous n’avions plus qu’à ajouter les participants et leur communiquer l’événement.
Communication
Nous avons lancé le team building par surprise 11 jours avant l'événement avec des jeux préliminaires. Ils ont permis de consolider les équipes avant d'arriver sur site et de cultiver l'esprit d'équipe. De plus, cela nous a permis d'augmenter les connaissances des employés sur la société autour d'un jeu, et non d'une présentation PowerPoint.
Au total, nous avons créé et planifié 8 communications sur Eventdrive :
- J-21 : partage du site de l’événement
- J-14 : Rappel des informations clés et annonce des jeux préparatoires
- J-11 : Jeu n°1 - Quiz sur l’histoire d’Eventdrive #Backinthedays
- J-8 : Enquête sur les sujets à aborder lors du Team Building #Tonavisnousintéresse
- J-6 : Jeu n°2 - Mot croisé sur la région visitée 🍇 #Bourgogne
- J-4 : Jeu n°3 - Face Swap des collaborateurs #Guesswho
- J-1 : SMS de rappel sur les choses à ne pas oublier #Trousseau
- J+50 : SMS de rappel pour le lieu de la récompense de l’équipe gagnante #Escapegame
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 96 % de taux de participation aux jeux, 3 channels Slack privés créés au cours de cette période, 1 seul t-shirt Eventdrive oublié le jour J (soit 20 % de moins que l’année précédente 💪).
Le team building
Après l’effort…
Quelques chiffres ainsi que la stratégie à venir de l’entreprise ont été présentés au cours d’une plénière. S’en est suivi d’un workshop, où la collaboration a de nouveau été mise à l’épreuve. Les équipes ont été mélangées de façon à stimuler les échanges et créer une véritable synergie entre les différentes expertises au sein de chaque équipe (techniques, commerciales, marketing,…). Malgré de belles réalisations pour les équipes Jaune et Bleue, l'équipe Orange a été déclarée vainqueur du challenge à l'unanimité. 👏
…Le réconfort !
Les jeux proposés avant l’événement ont provoqué un bel engouement. Une rivalité positive s’était installée entre les équipes suite à l’annonce des résultats des jeux préparatoires, introduisant parfaitement le début des Olympiades pour les derniers jours du Team Building.
Ping pong, pétanque, football, billard, challenges : autant d’activités qui ont amusé les uns… ou réveillé l’esprit de compétition des autres !
Un mur de photos a également été créé tout au long du jour par les collaborateurs, avec la libre mise à disposition d’un Polaroïd et de pâte à fixe.
Résultats & enseignements
Les retours des collaborateurs ont été tous très positifs. Il était essentiel pour nous de ne pas perdre les objectifs de départ en tête : informer de la stratégie de l’entreprise, renforcer la cohésion d’équipe et cultiver la coopération inter-équipes.
Finalement, nous avons retenu 3 principaux conseils suite à l’organisation de ce team building que nous souhaiterions vous partager :
Tip n°1 : Ne perdez jamais de vue les objectifs que vous vous êtes fixés.
Tip n°2 : Planifiez votre team building au minimum 2 mois à l’avance. #anticipez
Tip n°3 : Prévoyez-vous des temps pour être créatif, inventif. Le plus dur n’est pas d’organiser l’événement, mais de le rendre inoubliable.
C’est sur ce dernier point qu’Eventdrive intervient, en automatisant les tâches chronophages pour vous concentrer sur le plus important : l’expérience participant.
D’ailleurs… Revivez avec nous le team building en découvrant le site web de l’événement !