Si vous organisez un événement, il est essentiel de choisir un traiteur de qualité pour que vos invités puissent profiter d'un repas savoureux et mémorable. Cependant, choisir un traiteur n'est pas toujours facile, surtout si vous n'êtes pas habitué à planifier des événements régulièrement. Voici donc 40 questions à poser à un traiteur avant de choisir celui qui conviendra le mieux à votre événement.
Partagez les bonnes informations avec votre traiteur
Le succès du traiteur de votre événement commence avant même qu’il se soit mis derrière les fourneaux. C’est d’ailleurs vous qui en êtes l’instigateur ! En effet, votre brief est extrêmement important.
Voici une liste d’informations à transmettre au traiteur :
- Le Type d'événement : informez votre traiteur du type d'événement que vous organisez (réunion d'entreprise, séminaire interne, teambuilding, petit déjeuner d'affaires, etc.). Cela l'aidera à comprendre le style, l'ambiance de l'événement et à adapter le menu en conséquence.
- Le nombre d'invités : donnez une estimation du nombre d'invités qui assisteront à votre événement. Cela aidera le traiteur à planifier la quantité de nourriture et de personnel nécessaire pour le service.
- La date de l’événement
- L'heure de début / de fin et le lieu de l'événement : informez votre traiteur de l'heure et du lieu de l'événement. Cela lui permettra de planifier le moment de la livraison et de s'assurer que la nourriture soit fraîche et prête à servir au moment voulu.
- Les préférences alimentaires : Si certains de vos invités ont des régimes alimentaires spéciaux : végétariens, véganes ou allergies, informez-en votre traiteur à l'avance. Il pourra alors prévoir des options de menu pour répondre à ces besoins.
- Votre budget : Si vous avez un budget spécifique pour la nourriture et le service, informez votre traiteur de ce montant Cela l'aidera à créer un menu qui convient à votre budget et à éviter les dépenses inutiles.
- Heure à laquelle tout doit être installé
Posez-lui les bonnes questions
Assurez-vous de la légitimité du traiteur
Il faut toujours s'assurer de la légitimité d'un traiteur lorsque vous choisissez votre prestataire. Cela garantira le fait que vous obtenez un service de qualité, mais aussi que le traiteur est responsable et capable de répondre à vos besoins.
- Quel est votre domaine d'expertise culinaire ?
- Quels types de plats ou de cuisines pouvez-vous préparer ?
- Quels types d'événements avez-vous déjà couverts ? : cette question vous aidera à comprendre l'expérience et l'expertise du traiteur. Vous pouvez également demander à voir des exemples de menus ou des photos de ses anciennes prestations.
- Pouvez-vous fournir une liste de références ou des témoignages clients ?
- Quelles sont vos normes de qualité et de sécurité alimentaire ? : cette question vous aidera à comprendre les normes du traiteur en matière de préparation, de stockage et de manipulation des aliments. Assurez-vous de vérifier si le traiteur est accrédité et a une assurance responsabilité civile.
Informez-vous sur les services proposés par le traiteur
- Pouvez-vous fournir des services de restauration en extérieur ?
- Comment gérez-vous le transport et le stockage des aliments?
- Comment fonctionne le service de buffet ?
- Avez-vous du personnel qui aidera à préparer et à servir les aliments ?
- Comment pouvez-vous travailler avec notre budget pour nous fournir le meilleur rapport qualité-prix ?
- Comment gérez-vous les urgences alimentaires (par exemple, en cas de contamination alimentaire) ?
- Quel est le niveau de professionnalisme de votre personnel de service ?
- Pouvez-vous fournir des services supplémentaires, tels que la location de vaisselle, le nettoyage et le service de bar ?
Anticipez la logistique
- Avez-vous besoin d’une cuisine ?
- Avez-vous besoin d’un espace de stockage frais ou chaud ?
- Combien de temps les plats peuvent-ils être stockés ?
Soulevez les questions liées au menu
- Comment pouvez-vous personnaliser le menu pour répondre aux besoins alimentaires de mes invités (végétariens, végétaliens, allergies alimentaires, etc.) ?
- Pouvez-vous fournir des plats adaptés aux enfants ?
- Combien de temps avant l'événement devons-nous finaliser le menu ?
- Quelle formule pour les boissons ?
- Les jus et smoothies sont-ils faits maison ?
- Combien de verres sont prévus par participant ?
- Les verres sont-ils fournis ?
👉 Attention : en cas de fortes températures, prévoyez plus de boissons sans alcool et notamment de l’eau.
Assurez-vous de la qualité des aliments
- Pouvez-vous fournir des recommandations concernant les boissons qui se marient bien avec les plats que vous servez ?
- Comment pouvons-nous nous assurer que les aliments soient frais et de qualité le jour de l'événement ?
- Pouvez-vous nous fournir une dégustation des plats avant l'événement?
Informez-vous des détails liés au devis
C’est certainement la partie la moins sympa à gérer, mais pour éviter toute surprise il vaut mieux être carré dès le départ. 🕵️💰
- Faut-il un acompte ?
- Quel est le montant du dépôt initial requis pour réserver vos services?
- Pouvez-vous nous fournir un devis détaillé qui inclut les coûts pour la nourriture, la vaisselle, le service et les frais supplémentaires ?
- Quel est le montant total de la prestation ?
- Quelle est l’échéance de paiement ?
- Quels sont les moyens de paiement ?
- Quelle est votre politique d'annulation ou de report d'événement ?
- Est-ce que vous remboursez les acomptes ?
En rapport avec l'événement
Poser des questions en rapport direct avec l'organisation de votre événement est important pour vous assurer que votre traiteur comprend bien vos besoins et vos attentes. Cela vous évitera également d'être pris(e) au dépourvu le jour J !
- Combien de temps avant l'événement devons-nous confirmer le nombre final d'invités ?
- Combien de temps avant l'événement devons-nous finaliser les détails logistiques, tels que la disposition de la salle, les besoins en électricité, etc.?
- Combien de temps avant l'événement devons-nous discuter des détails de la décoration de table et des couverts?
- Combien de temps prévoyez-vous pour la préparation des aliments avant l'événement ?
- Comment pouvez-vous aider à prévenir le gaspillage alimentaire pendant l'événement?
- Comment gérez-vous les restes alimentaires après l'événement?
Maintenant que tout est calé au millimètre près, vous allez pouvoir passer aux étapes suivantes, sélectionner vos canaux d’invitation, construire un site d’inscription, choisir l’objet de votre mail, …
Dans vos communications, n'hésitez pas à informer vos invités qu'un repas sera proposé. Il s'agit souvent d'un critère motivant ! 😉