Pourquoi utiliser un EMS pour organiser vos événements hybrides ?

Après avoir organisé de nombreux événements virtuels avec votre logiciel de gestion d'événements (EMS), la suite logique serait de l'utiliser pour vos événements hybrides. Mais, ce n'est pas évident pour tous les organisateurs d'événements. Alors parce que les événements hybrides ont le vent en poupe, voici en quelques points les raisons d'en organiser avec une plateforme de gestion d'événements, que vous en ayez déjà une ou non !

Rentabiliser votre investissement

Si vous disposez d'un EMS, il y a de fortes chances pour que vous l'ayez déjà utilisé pour organiser vos événements en personne ou en ligne. Cette technologie dans laquelle vous avez investi vous permet d'optimiser votre organisation et de minimiser le temps consacré à la conception de vos événements. La direction en sera ravie ! 

Utiliser une plateforme de gestion d'événements pour organiser vos événements hybrides vous permet de capitaliser sur votre investissement. De plus, vous savez que vous pouvez toujours compter sur votre EMS pour vous aider à créer des événements professionnels et augmenter vos performances !

Comment exploiter votre EMS pour organiser votre événement hybride ?

Gérer vos inscriptions

L'inscription est la base d'un événement. Sans participants, il n'y aura personne pour qui organiser un événement. Les organisateurs d'événements chevronnés savent comment un EMS peut aider à simplifier le processus d'inscription lors d'événements en personne et ont utilisé cette technologie pour leurs événements virtuels. Cependant, certains professionnels de l'événementiel qui se sont tournés vers les événements virtuels ont utilisé le mauvais outil, à savoir un logiciel de visioconférence. Ils ont ainsi dû jongler entre deux outils pour gérer les inscriptions et le live streaming de leur événement. Les évangélistes de la technologie événementielle ont utilisé un EMS pour leurs événements virtuels et, ce faisant, ont automatisé l'inscription à leurs événements.

Comment fonctionne l'inscription lors d'un événement hybride ? Vous devez être en mesure de différencier ceux qui participeront à distance et ceux qui seront sur place pour l'expérience participant (UX). Votre EMS est la clé pour gérer des participants multiples ayant des besoins variés. En un seul endroit, vous pourrez séparer vos participants en ligne et en personne pour gérer la logistique de votre événement, telle que la nourriture, les boissons et les goodies.

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Optimisez l'expérience participant

Nous l'avons déjà dit et nous le répétons : l'expérience participant est la clé de la réussite d'un événement. L'expérience commence par votre invitation à l'événement et votre inscription via votre site événementiel personnalisé et se termine par vos communications post-événement. Mais ce qui se passe pendant votre événement est le facteur le plus important pour créer une expérience mémorable.

Les salles plénières et les salles de session sont parfois difficiles à trouver et les participants peuvent facilement se perdre au cours de leur voyage. Rester sur la bonne voie sera donc compromis. Avec votre EMS, vous pouvez publier une application événementielle dans laquelle vous pouvez mettre un plan interactif de votre événement, garantissant ainsi un parcours optimisé sur place. Des changements de salles de dernière minute ? Aucun problème ! Utilisez votre EMS pour envoyer des notifications push sur votre application événementielle et des SMS. Vos participants auront des informations en temps réel dans la paume de leurs mains. N'oublions pas que votre application événementielle vous permet de fournir à vos participants un agenda personnalisé, un fil d'actualité, la liste d'intervenants, de sponsors, d'exposants et bien sûr la liste de participants. #Networking

Comment créer une expérience fluide pour vos participants en ligne ? Le bouton « Next Session » d'Eventdrive permet à vos participants de passer facilement à leur prochaine session en un clic. Pour ceux qui ne sont pas inscrits à une session spécifique, une pop-up s'affiche avec les différentes sessions disponibles leur permettant de choisir celle qui leur convient.

L'engagement est également une partie importante de l'expérience du participant.

Utilisez vos services interactifs

Vos participants ont déjà pris l'habitude de participer à des événements virtuels. Le vent a tourné ! Non seulement ils sont familiers avec l'espace événementiel virtuel créé grâce à votre plateforme d'événements virtuels, mais ils sont conscients de toutes les différentes façons de participer activement à un événement en ligne.

Faire participer son public avec succès n'est pas un secret. Les professionnels de l'événementiel savent que le taux d'engagement de leurs participants est primordial pour le succès de leurs événements. Pour retenir l'attention de votre public, vous devez interagir avec lui autant que possible. Posez-leur des questions et proposez-leur des services interactifs tels que des sondages en direct, des quiz, des nuages de mots, des questions-réponses et, bien sûr, des enquêtes sur les événements.

Une façon de stimuler votre engagement est d'organiser des quiz tout au long de votre événement pour maintenir l'implication des participants. Pourquoi ne pas avoir un écran dédié affichant les meilleurs participants de vos événements ? D'autres ne manqueront pas de participer car tout le monde veut gagner. N'oubliez pas les prix !

Qu'ils participent à distance ou en personne, offrez à vos participants la possibilité de monter sur scène et de poser des questions. Laissez vos participants à distance lever la main pour poser des questions et affichez leur caméra à l'écran pour que vos participants présents sur place puissent avoir un contact visuel avec eux. Avec les événements hybrides, il est important de ne pas oublier de rassembler vos participants et de créer des interactions significatives.

Créez des enquêtes dans votre EMS pour chaque session. Conseil : commencez par une enquête générale et dupliquez-la pour vos autres sessions. Lancez une enquête après chaque session en plus de l'enquête que vous avez l'habitude d'envoyer à la fin de votre événement. Vos participants à distance pourront remplir l'enquête sur la session directement sur la plateforme de votre événement virtuel et les participants sur place pourront y accéder via l'application de votre événement.

Enregistrez votre événement

Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion d'événements pour votre événement hybride, vous êtes en mesure d'enregistrer l'intégralité de votre événement directement sur la plateforme. Cela signifie que vous pouvez offrir aux participants qui n'ont pas pu assister à votre événement la possibilité de voir ce qui s'est passé et de vous assurer qu'ils ne manqueront pas d'informations importantes.

Votre régie professionnelle enregistrera probablement aussi votre événement. Vous pouvez exporter votre enregistrement en ligne et le combiner avec vos images sur place pour créer un événement parfait à la demande. Ce contenu peut également être partagé en interne avec les collègues qui ne se sont pas inscrits à votre événement, mais qui aimeraient néanmoins voir ce qui s'est passé.

Maintenant que vous savez tout ça, il est clair que votre investissement n'était pas seulement temporaire, bien au contraire. Votre logiciel de gestion d'événements vous permet de gérer vos inscriptions, de créer une expérience participant fluide et intuitive, d'engager votre public et d'immortaliser votre événement. Un EMS est votre bras droit pour tous vos événements, qu'ils soient virtuels, hybrides ou physiques.

Consultez notre guide ultime pour en savoir plus sur l'organisation d'un événement hybride. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

 💬 Les témoignages d'experts 

🚨 Ne commettez aucune de ces erreurs dans l'organisation de votre événement hybride !