Webinaire, visioconférence, événement virtuel : quelles différences ?

Le secteur de l’événementiel a été pas mal bousculé ces derniers temps. Et pour cause, la mise en place du confinement et l’interdiction de tous types d’événements ont mis un frein au milieu. Mais qui dit nouvelle situation, dit adaptation des comportements !

Avec le développement du télétravail à grande ampleur, on a donc vu surgir de nouveaux termes avec lesquels on était plus ou moins à l’aise. Webinaire ? Visioconférence ? Événement virtuel ? Vous êtes probablement perdu face à la similarité des termes. Pour éviter les confusions, Eventdrive met un point d’honneur à vous expliquer les différences !

Comment différencier un webinaire, une visioconférence et un événement virtuel ?

Pour bien comprendre la différence entre les 3 termes, il est important d’analyser chacun d’entre eux et assimiler à quoi ils correspondent vraiment.

Qu'est-ce qu'un webinaire ?

Nouveau terme à la mode depuis quelques années, le webinaire peut aussi être appelé webinar ou webconférence. Il s’agit tout simplement d’un cours en ligne que l’on est capable de suivre de n’importe où, à la condition d’avoir une connexion internet. 

Le webinaire suit le même principe qu’un séminaire ou qu’un cours classique. Il a lieu à un jour et une heure précise qui ont été communiqués en avance. Sachez cependant que la plupart des webinaires sont enregistrés et qu’il est possible de regarder le replay à un autre moment.

Tout comme l’événement virtuel et la visioconférence, les webinaires ont lieu en direct. Les spectateurs peuvent donc interagir directement, de manière limitée, avec la personne qui anime la conférence via un chat. Si la plateforme utilisée pour héberger le webinaire est performante, il est possible à l’animateur de partager des documents directement avec son audience. Il est également possible de diffuser des sondages ou encore des call-to-action pour réagir à une partie de la présentation par exemple.

Comment organiser un événement virtuel de A à Z ?

Qu'est-ce qu'une visioconférence ?

Avec le développement du travail à distance ces derniers temps, le terme de visioconférence a été de plus en plus utilisé. Mais qu’en est-il vraiment ?

La visioconférence permet de connecter plusieurs personnes entre elles, peu importe l’endroit où elles se trouvent. La seule nécessité est d’avoir une connexion internet et d’utiliser le même logiciel de visioconférence.

Même si le terme de visioconférence fait évidemment référence à la vidéo, il n’est pas forcément obligatoire d’activer sa caméra au cours d’une session. La plupart des outils permettent l’utilisation unique du micro. Ils sont également équipés d’un chat qui permet aux participants d’écrire un message s’ils ne veulent pas couper la parole, ou dans le cas où ils rencontreraient des ralentissements de connexion internet.

Alors que le webinaire permet d’interagir de manière assez limitée avec son audience, la visioconférence permet un échange total entre les participants grâce à une communication à double sens et en temps réel.

Attention cependant, le nombre de participants à une visioconférence peut être limité par le logiciel que vous utilisez. Aussi, selon le forfait auquel vous adhérez, la durée de l’appel peut être bloquée lorsque vous atteignez un certain nombre de minutes. Enfin, selon l’interlocuteur à qui vous parlez, vous pouvez rencontrer des problèmes de compatibilité. Il est d’ailleurs souvent nécessaire d’avoir à télécharger un logiciel avant de se lancer dans un appel et on s’en rend souvent compte à l’heure du rendez-vous… 

N’oubliez pas de bien consulter les contraintes de chaque outil avant d’en sélectionner un. Les plus utilisés par les entreprises sont notamment Zoom, Google Hangout, Slack ou encore Teams.

Vous souhaitez organiser des événements virtuels pour votre entreprise ?

L’événement virtuel : une nouvelle tendance

Un événement virtuel a lieu 100 % en ligne, avec aucun point de contact physique. C’est bien évidemment la solution à privilégier en situation de pandémie !

Les avantages de l’organisation d’un événement virtuel sont multiples. Bien évidemment, cela implique une baisse des coûts, étant donné qu’il n’y a pas de location de salle ou de traiteur par exemple. Avec un événement en ligne, on peut également enregistrer des inscriptions qui viennent du monde entier et ainsi permettre à plus de collaborateurs de participer.

Cependant, ce type d’événements implique un nouveau type de logistique. Il faut être à l’aise avec les logiciels de visioconférence dont on parlait précédemment et s’assurer qu’ils acceptent un grand nombre de participants. Il faut également être certain d’avoir une connexion internet stable pour limiter les décrochages. 

Heureusement, des plateformes comme Eventdrive ont été développées pour vous simplifier la vie. Toutes les fonctionnalités nécessaires se trouvent sur le même logiciel et l’organisation d’un événement virtuel devient alors un jeu d’enfant. Sa mise en place est très simple et immédiate. Plus besoin de télécharger plusieurs logiciels !

En choisissant l’option événement virtuel proposée par Eventdrive, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages. 

Déjà, la diffusion live de votre événement. Vous pouvez choisir de le transmettre en direct sur votre site internet, dans le respect de votre image de marque. 

Vous pouvez également rendre votre événement interactif en utilisant différents types d’animations comme des sondages ou des nuages de mots.

Notre formule est particulièrement adaptée au métier d’organisateur d’événement et fortement recommandée pour les événements hybrides, car elle permet la centralisation des données. D’ailleurs, toutes les données récoltées peuvent être utilisées pour améliorer les prochains événements que vous organiserez. Enfin, vous pouvez enregistrer votre événement et le transmettre à votre audience dès la fin de la diffusion.

Au final, l’unique difficulté avec l’organisation d’un événement virtuel est la nécessité de se réinventer. Il est essentiel de proposer une expérience virtuelle différente qui ne va pas lasser son audience.

Mais pas de panique, Eventdrive est là pour vous conseiller et vous aider à organiser un événement virtuel dont vos auditeurs se souviendront !

Quelles différences entre les 3 ?

Le webinaire va surtout être utilisé pour faire animer un atelier ou présenter un séminaire grâce à une transmission sur le web. De son côté, la visioconférence est une connexion entre deux ou plusieurs participants qui se trouvent à des endroits différents. Le webinaire est principalement à sens unique, alors que la visioconférence permet une communication maximale.

Alors que la visioconférence peut être utilisée à plusieurs reprises dans une même journée sans réelle préparation, et que le webinaire est plutôt utilisé de manière ponctuelle, l’événement virtuel, quant à lui peut se dérouler sur plusieurs jours. Il permet de réunir tous les participants, comme lors d’un événement physique, et suit le même processus : enchaînement de plusieurs sessions entrecoupées par des petites pauses ou encore focus sur une grande thématique avec des interludes sur des sujets minoritaires. 

Finalement, l’événement virtuel est plus qu’une simple réunion, c’est pour cette raison qu’il demande un peu de préparation en amont et l’implication de différentes parties, mais pour un rendu plus grandiose !

À quelle occasion choisir l’un ou l’autre des formats?

L’objectif des 3 est complètement différent et c’est pour cette raison qu’ils ne doivent pas être utilisés à la même occasion.

Vous souhaitez mettre en place une formation ou animer un atelier sur l’avenir de l’’événementiel au temps du COVID par exemple ? Vous ne connaissez pas personnellement votre audience et n’avez pas un lien direct avec elle ? Choisir l’option du webinaire est le choix le plus pertinent.

Vous avez les chiffres du mois dernier à présenter à votre équipe ou vous souhaitez organiser un entretien avec potentielle future recrue ? Vous connaissez toutes les adresses mail des contacts à qui envoyer l’invitation ? C’est une visioconférence qu’il faut organiser !

Chaque année, vous organisez le salon des timbres et vous souhaitez changer votre mode de fonctionnement cette année ? Vous avez plusieurs activités à mettre en place pour une audience très large sur une plus longue durée ? L’événement virtuel est fait pour vous !

Vous l’avez compris, malgré un lien commun qui est de proposer une expérience en ligne, l’utilisation du webinaire, de la visioconférence et de l’événement virtuel n’est pas la même et ne répond pas aux mêmes objectifs. 

Avant de choisir le format à utiliser pour votre projet, prenez bien le temps de comprendre quelle est l’utilisation dont vous avez besoin et quels résultats vous attendez. En fonction de cela, vous saurez facilement choisir l’option qui vous correspond le plus, c’est certain !