Vous organisez un événement et vous devez communiquer avec vos invités ? Découvrez nos conseils détaillés pour une communication réussie !
Commencez à communiquer tôt
Lancez la campagne de communication bien avant l’événement : espacez les e-mails et faites en sorte de ne pas tomber dans les spams de vos destinataires. Maîtrisez tout simplement la délivrabilité de vos emails.
Vous désirez en savoir plus sur la délivrabilité des emails ? Nous vous expliquons tout en trois minutes top chrono ! ⏱
Nous vous conseillons de lancer votre campagne de communication entre un mois et trois semaines avant votre événement. Ce délai est plus que nécessaire si vous réalisez une phase d’invitation et d’inscription des participants.
Adaptez votre communication à votre cible
C’est la règle d’or en communication événementielle. Prenez en considération le rythme de vos invités afin de définir les meilleurs moments pour communiquer.
Soyez attractif, clair, court et précis. Ça peut paraître beaucoup, mais dans un monde dans lequel « 30,5 % de destinataires suppriment les emails sans les lire » nous avons besoin d’être tout ça à la fois. Dès la lecture du sujet vous devez être percutant. Le destinataire doit trouver son bénéfice directement dans l'objet de votre e-mail. D'ailleurs, nous vous avons rédigé un article pour vous aider à choisir l’objet parfait pour votre mail d’invitation.
Structurez votre campagne en plusieurs messages
Procédez par étapes. Inutile de vous précipiter et de communiquer toutes les informations en même temps. Si vous demandez à vos invités de faire plusieurs choses à la fois, ils pourraient ne pas compléter l’ensemble du processus. Vous risqueriez de perdre du temps le jour J.
Le lancement : commencez par présenter votre événement à vos invités via un site événementiel par exemple et invitez-les à s’inscrire ou à confirmer leur présence. Une fois cette première phase complétée, lancez la phase 2.
Créez le site événementiel qui vous ressemble
L’application : informez-les sur l’application événementielle, son utilité durant l’événement et donnez-leur des indications techniques : QR code, nom sur les stores, comment se connecter, un contact en cas de difficulté… Si votre objectif est que vos participants arrivent le jour J avec l’application déjà installée et prise en main, il est préférable d’enclencher la phase 3.
Tout savoir sur les applications événementielles 👇
La relance : relancez vos participants sur le téléchargement de l’application et sur le contenu déjà disponible dans celle-ci.
Relancez vos invités avec modération
La relance est nécessaire et s’avère souvent productive. Pour une relance efficace, veillez à espacer les envois. Ciblez la phase la plus importante dans votre processus et relancez vos participants sur ce sujet.
Dans le cas où la phase d’inscription serait primordiale, n’hésitez pas à envoyer un e-mail de relance dans les 5 à 7 jours.
Nous espérons vous avoir éclairé sur les étapes à suivre pour gérer sa communication avant un événement. À bientôt pour de nouveaux conseils !
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