Cette semaine, nous allons nous atteler à un monument de la gestion d’événements : le mail d’invitation. Et comme vous êtes très nombreux à faire partie de la team communication interne, nous vous donnons ici toutes les clefs pour créer le mail d’invitation parfait pour votre séminaire interne. Votre mission, si vous l’acceptez : réunir le maximum de collaborateurs de votre entreprise !
Mais puisque l’on vous aime vraiment beaucoup (chut, ne le dites pas aux autres 🤫) nous allons commencer par vous rappeler les bases de l’organisation d’un séminaire interne.
Le séminaire interne, petite définition !
Véritable outil de management, le séminaire interne a pour but de favoriser la cohésion d’équipe, de créer des liens entre les collaborateurs et renforcer la motivation. Il est en général composé de sessions de travail, d’ateliers de team building et de temps de détente.
Retrouvez les avantages du séminaire interne dans notre article !
Pour récapituler, il est idéal :
- En cas de réorganisation d’une équipe ou de l’arrivée d’un nouveau collaborateur : mission intégration !
- Pour renforcer les liens d’une équipe déjà existante : mission cohésion !
- Afin de transmettre des informations-clés à l’ensemble des collaborateurs : mission information !
- Pour célébrer de bons résultats et annoncer les prochaines étapes : mission motivation !
Au global, le séminaire d’entreprise permet de booster l’engagement et la productivité des collaborateurs.
Le mail d’invitation de votre séminaire
Un séminaire serait-il réussi sans la présence d'aucun collaborateur ? Bien sûr que non ! La première étape est donc l’invitation. Il vaut mieux bien la préparer car vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression.
Les informations à faire apparaître
Que votre mail d’invitation soit dédié à un séminaire d’entreprise, une conférence ou un événement client, vos invités doivent y trouver les mêmes informations.
L’en-tête
Dans l’en-tête, faites apparaitre votre logo ou l’identité visuelle de votre événement. L’invité doit identifier en un coup d’œil l’objet de l’email.
Le message
Rédigez un message d’introduction : « Nous avons le grand plaisir de vous convier au séminaire de début d’année pour célébrer l’année passée et préparer l’année qui arrive ».
Les informations logistiques
Indiquez la date, les horaires et le lieu précis de l’événement.
Le programme
Un aperçu du programme mettra l’eau à la bouche. Attention cependant à ne pas être trop précis. Indiquez les grandes lignes, les intervenants-clés ainsi que le menu.
L’inscription
Faites apparaître un moyen de s’inscrire : que ce soit via une réponse au mail envoyé, via un coup de téléphone ou via un bouton dirigeant vers un formulaire d’inscription… Pensez à indiquer une deadline d’inscription.
La simplicité est votre maître-mot
Vous devez faire au plus simple. C’est-à-dire qu’en parcourant votre mail, le collaborateur doit en quelques secondes en saisir l’objet et les informations essentielles. Il saura ainsi s’il peut et s’il veut participer. Nous vous conseillons de lui faciliter la tâche au maximum. Oubliez donc les processus d’inscription à rallonges. Un clic sur un bouton, moins de 10 champs à remplir, un clic sur un autre bouton ! Et hop, le voilà inscrit !
Soyez productif, soyez fainéant ! 🦥 Voici un exemple de mail d'invitation pour votre prochain séminaire interne.
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Le ton à utiliser dans votre mail d’invitation
Le ton que vous utiliserez dans votre mail d’invitation est très dépendant de votre culture d’entreprise ainsi que du thème que vous aurez choisi. Si par exemple, votre thème est le festival de Cannes, vous pourrez utiliser un ton soutenu qui laisse penser que vos collaborateurs sont des invités de marque. Si votre thème est sportif, n’hésitez pas à proposer quelques jeux de mots !
L’envoi du mail d’invitation de votre séminaire
Nous vous conseillons d’envoyer un save the date deux mois avant votre événement pour que vos invités puissent bloquer la date. Puis, poursuivez avec un véritable mail d’invitation un mois en amont pour communiquer le programme et tous les éléments nécessaires au bon déroulé de votre événement. Se pose maintenant la question du moyen à utiliser pour vos envois d'emailing.
L’envoi par votre messagerie professionnelle
Si vous avez peu de moyens, c'est peut-être une solution intermédiaire, même si elle n’est pas optimale. En effet, vous ne pourrez pas suivre l’ouverture de vos mails d’invitation, ni relancer vos invités de façon groupée.
L’envoi par courriers
Très personnalisé, le carton d’invitation sous-entend un événement chic. À choisir seulement si votre thématique s’y prête ou pour certains membres du comité de direction… puisque cette solution n’est pas très écoresponsable ! 😉 🍃
#actfortheplanet
L’envoi par une plateforme de gestion d’événements
C’est certainement la solution la plus professionnelle !
Elle vous permet d’accéder au reporting de vos envois : délivrabilité, taux d’ouverture, taux de clic. Comme vous aurez probablement créé un site web d’inscription ainsi qu’un formulaire grâce à cette plateforme de gestion d’événements, vous pourrez suivre le parcours de vos invités de A à Z.
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