Le stress fait partie intégrante de la vie et du métier d’Event Manager. Ses effets sont variés et ne sont pas toujours évidents à contrôler. Ils peuvent être positifs, nous pousser à nous surpasser et accroître nos performances. Un stress intense et mal contrôlé, quant à lui, peut amener à des blocages. Il peut entraîner de grosses problématiques liées au travail ou même à la santé de la personne qui le subit. Voici donc nos 10 conseils pour gérer son stress avant un événement et en prévenir les effets indésirables.
Anticipez au maximum l’organisation de votre événement
Quoi de plus stressant avant un événement que les urgences de dernière minute ou les problèmes non anticipés. Travailler dans le rush est source d’erreurs et de stress, vous en conviendrez. Lorsque les tâches s’accumulent, il est fréquent de se laisser déborder, de perdre ses moyens et de ne plus savoir par où commencer. Pour éviter ce genre de situation anxiogène, anticipez les tâches qui vous incombent pour l’organisation de votre événement.
Pour cela :
- faites des To-Do List ;
- mettez en place des alertes et des dates butoirs ;
- identifiez les tâches récurrentes, répartissez-les dans vos équipes ;
- bloquez des créneaux dans votre planning pour les tâches quotidiennes ;
- organisez et planifiez vos tâches ;
- centralisez la gestion de vos tâches…
Dans votre organisation, commencez par les tâches qui vous semblent les plus compliquées ou les moins motivantes. Le plus vite vous les supprimerez de votre To-Do, le mieux vous vous en porterez ! C’est en étant rigoureux dans son organisation que l’on peut gérer son stress avant un événement. Ainsi, vous réduirez le stress le jour J.
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Automatisez vos communications
Plus l’événement approche, plus vous aurez de choses à faire. Pour éviter de vous éparpiller et de paniquer, rien de mieux que d’automatiser les tâches redondantes ou celles qui peuvent être anticipées. Concentrez-vous sur les choses les plus importantes et hiérarchisez-les. Si les échéances ne sont pas contrôlables, votre organisation l’est. Avec des outils comme Eventdrive, vous pouvez créer en avance vos mails d'invitation, vos rappels, vos campagnes SMS et toutes vos notifications push. Ainsi, vous pouvez planifier en avance tous ces envois et gagner du temps sur ces tâches chronophages. Votre productivité en sera grandement améliorée et vous pourrez appréhender plus facilement votre stress.
Standardisez votre processus de création
Les outils comme les EMS vous proposent de nombreux modèles pour vous aider dans l’organisation de votre événement. Modèles de budget, modèles de site d’événement, modèles de mails d'invitation, de confirmation, de relance et de remerciement, tout est fait pour vous simplifier la vie. Un véritable gain de temps et d’énergie, et donc une source de stress en moins.
Chez Eventdrive nous vous mettons même à disposition des Templates pour vos événements hybrides et digitaux. Nous vous proposons des modèles de checklist pour être sûr de ne rien oublier dans l'organisation de votre événement hybride. Notre objectif est de vous aider à diminuer l’anxiété liée à toute la préparation qu'implique un événement et de vous apporter des solutions clé en main.
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Bien dormir, faites du sport et des activités
Une nuit agitée ou le manque de sommeil sont souvent synonymes de mauvaise journée. La fatigue augmente le taux d’adrénaline, on a plus de mal à se concentrer, à réfléchir correctement, à trouver des solutions. A contrario, il est prouvé que le repos améliore la productivité. Une bonne nuit de sommeil vous apporte bien-être psychique et physique. Il s’accompagne d’un sentiment d’invincibilité et d’un regain de motivation. Dormir correctement et suffisamment est essentiel à la performance. Cela facilite également la gestion du stress. Certaines techniques de médiation permettent de mieux s’endormir. Des repas équilibrés et légers aident aussi à s’endormir plus facilement. Évitez les écrans le soir et les sources de caféine.
La pratique sportive est aussi bénéfique. Il est fréquent, quand nous sommes surmenés et donc fatigués, de mettre de côté l’exercice physique ou ses activités. C’est une très mauvaise habitude. L’activité physique aide à canaliser l’adrénaline, à évacuer les tensions. Elle libère de la sérotonine et de l’endorphine dans le corps. Ces hormones sont connues pour combattre le stress. Certains sports peuvent même vous aider à mieux maîtriser votre niveau d’angoisse et d’anxiété avant un événement important. Après le travail, ou entre midi et deux, n’hésitez pas à prendre 1 h. S’il est difficile de s’y mettre, vous ne le regretterez pas ensuite !
Continuez vos activités permet également de mieux gérer son stress avant un événement. Il est important d’occuper votre esprit avec autre chose que votre travail. Votre cerveau peut donc lui aussi faire une pause bien méritée. Accordez-vous un moment détente, lisez un livre, faites de la couture, allez marcher, jardinez, bricolez… Il existe de nombreuses activités anti-stress. Choisissez celle qui vous plait !
Respirez, faites une pause, prenez le temps de méditer
Bien respirer permet de se calmer lorsque le stress devient trop fort. La relaxation et toutes les techniques anti-stress sont basées sur la respiration. Le contrôle de votre souffle réduit le rythme cardiaque et la pression artérielle et, par conséquence, votre niveau de stress.
Voici une petite technique de respiration à appliquer quand le stress vous gagne :
- inspirez profondément par le nez pendant 5 secondes en gonflant le ventre ;
- bloquez votre respiration 3 à 4 secondes ;
- expirez lentement par la bouche en rentrant le ventre ;
- répétez ces respirations durant plusieurs minutes, et ce, jusqu’à ce que vous vous sentiez plus détendu.
La méditation est une pratique qui vous aidera à réduire le stress. Elle favorise la concentration et augmentera vos performances. La méditation passe par la respiration. Elle vous exerce à libérer votre esprit et à vous concentrer sur le moment présent. Elle peut clarifier vos pensées. Pensez à bien vous installer sur votre chaise, au sol ou même à vous allonger si vous le souhaitez.
Mettez en place un espace de travail agréable
Votre bureau est le lieu où vous passez le plus de temps la journée. Le personnaliser est un moyen de rendre votre journée plus agréable et de diminuer le stress.
Voici quelques idées :
- ramenez des plantes ou des fleurs ;
- un objet anti-stress ;
- personnalisez votre fond d’écran ;
- affichez des photos de famille ou un dessin d’un proche ;
- ramenez votre tasse préférée ou un objet déco ;
- choisissez un pot à stylos à votre goût…
Tout ce qui vous permettrait de vous sentir bien là où vous travaillez.
Gardez le contact social et prenez le temps de rigoler
Ce n’est pas parce que votre événement approche que vous devez rester enfermé chez vous ou au travail. Sortez, aérez-vous l’esprit, rencontrez vos amis ou votre famille. Continuer à socialiser permet de mieux gérer son stress avant un événement. Grâce aux autres, vous pouvez trouver du réconfort et même vous appuyer sur eux pour vous aider. Passer du temps avec les autres contribue à votre bonheur. Rire permet aussi de libérer de l’endorphine dans le corps. Sourire provoque des émotions positives. Ce sont ces petites émotions qui, au quotidien, contribuent à votre bien-être et, par conséquent, à une bonne productivité.
L’équilibre pro/perso est important, soyez-y attentif. Votre capacité de résistance au stress passe aussi par là. Continuez donc à vous épanouir dans votre vie personnelle, afin qu’elle cohabite en harmonie avec votre vie professionnelle.
N’hésitez pas à vous faire aider
Faites appel à vos collègues, n’hésitez pas à le dire quand vous êtes dans une impasse. Apprenez à déléguer lorsqu'il le faut. Un événement est un enjeu pour toute l’entreprise, pas uniquement pour l’Event Planner. Aussi, vos collègues peuvent vous apporter une perspective différente de la situation et une solution à laquelle vous n’auriez pas pensé.
Dans le cadre de l’organisation d’un événement, n’hésitez pas à mettre en place des réunions de brainstorming.
Faites des listes
Pendant l’événement, le stress sera probablement à son comble. Pour ne pas paniquer, anticipez les éventuels problèmes. Cela aide à mieux gérer son stress avant un événement, en limitant les situations à risque.
Notez toutes les inquiétudes qui pourraient être sources de stress durant l’évènement. Faites des listes de choses à faire ou à prévoir. Anticipez les scénarios et notez les solutions à apporter en cas de problème. Il vaut mieux extérioriser vos inquiétudes puis leur trouver des solutions. Ayez toujours un stylo ainsi qu'une feuille à proximité pour noter les idées qui vous viennent ou les demandes qui tombent au fur et à mesure.
Avez-vous pensé à faire :
- votre To Do List ;
- le déroulé de votre événement ;
- la liste des prestataires avec leurs contacts ;
- les listes d’invités ;
- la liste du matériel nécessaire ;
- la liste de répartition des tâches le jour J…
Préparez-vous pour votre événement
Préparez tous les documents dont vous aurez besoin. La préparation d’un événement passe aussi par des choses simples. Pour moins stresser, anticipez au maximum les informations dont vous pourrez avoir besoin le jour J.
Planifiez également vos trajets pour ne pas arriver en retard. Anticipez l’itinéraire idéal pour vous rendre sur le lieu de votre événement. Ainsi, vous saurez combien de temps prévoir pour le trajet. La veille, vérifiez que vous avez fait le plein d’essence ou que vous avez déjà acheté les tickets de transport nécessaires. N’hésitez pas à repérer en amont les trajets possibles. Rien n’est plus stressant que de se perdre, louper un bus ou se retrouver bloqué dans un embouteillage. En évitant ces situations, vous serez sûr de ne pas arriver en nage ou en retard et d’éviter une situation de stress inutile. Prévoyez une petite marge de temps supplémentaire.
N’oubliez pas d’anticiper votre tenue idéale. Ce sera une chose en moins à laquelle penser le matin de l’évènement. Aussi, adaptez votre tenue à l’événement, mais également à votre besoin. Si vous pensez beaucoup vous déplacer choisissez des chaussures confortables. Prévoyez éventuellement des rechanges. N’hésitez pas à faire des essayages en amont. Prenez le temps de tout organiser la veille au plus tard. Pour ne rien oublier, le mieux est de prévoir à l’avance.
Au final, le stress que vous ressentez à l’approche de votre événement, provient tout simplement de la peur d’échouer. Il est normal de vouloir que tout se passe exactement comme prévu. Toutefois, l’erreur reste humaine. Le plus important est votre capacité à rebondir et à apporter des solutions. Les conseils que nous vous donnons vous permettront de prendre du recul et d’anticiper. Essayez de relativiser sur les enjeux et gardez en tête que chaque problème a une solution. Rien ne sert de paniquer. Aussi, le stress peu avoir du bon. Il va vous permettre de vous dépasser et de vous rendre encore plus dynamique. Apprenez à l’utiliser. S’il est bien géré il peut vous aider à affronter les épreuves avec plus d’assurance.
Les équipes d’Eventdrive sont à votre écoute pour vous apporter leurs conseils et vous accompagner dans l’organisation de votre événement.
