21 idées pour dynamiser vos événements hybrides

En tant qu'Event Manager avisé, vous avez sûrement déjà organisé des événements hybrides ou au moins commencé à vous y intéresser. Justement, pour vous aider à rendre vos prochains événements hybrides plus dynamiques ou simplement vous aider à vous lancer, nous vous donnons 21 idées, pour 2021, à mettre en place pour des événements réussis !

1. Utiliser des animateurs pour dynamiser votre événement

Pour que votre public reste attentif et se sente proche des speakers, engagez des animateurs dynamiques ! Vous pouvez avoir des intervenants très qualifiés dans leurs domaines respectifs mais qui ne seront pas forcément des orateurs expérimentés et à l'aise avec le public. Engager des animateurs permettra à votre audience de se sentir plus impliquée grâce à leur réactivité et leur habilité à rebondir sur ce qu'il se passe lors de l'événement.

2. Invitez des speakers internationaux

C'est l'un des principaux avantages des événements hybrides, toutes les barrières liées aux transports s'envolent (ironique n'est-ce pas ?) pour vous offrir plus d'opportunités de rendre votre événement immanquable ! Si vous souhaitez inviter une personnalité importante à prendre la parole sur votre événement, comme Richard Branson par exemple, vous n'aurez pas besoin de lui financer son potentiel long trajet (d'autant plus qu'il n'a pas besoin de vous pour s'envoler vers les étoiles...). L'international à domicile, c'est possible grâce à l'hybride !

3. Ajouter un compte à rebours sur votre site événementiel

Idéal pour donner à votre événement cette petite touche d'imminence qui donne envie à vos invités de ne surtout pas le rater. En ajoutant un compte à rebours sur votre site événementiel, vous allez stimuler toutes les personnes s'y rendant et potentiellement convaincre certaines personnes de s'y inscrire. Qui n'a pas la pression face à un compte à rebours ? Avec la plateforme de gestion d'événements Eventdrive, vous pouvez l'ajouter comme il vous convient sur votre site événementiel pour une expérience plus immersive.

4. Exploitez votre plateforme de gestion d'événements

Votre objectif : un maximum de participants et d'engagement. Alors pour être sûr de maximiser votre taux de participation et d'engagement, mettez votre EMS à contribution pour gérer la communication de vos événements et servez-vous de ses services interactifs. N'oubliez jamais d'inclure les emails et SMS de rappel dans votre communication événementielle. Mettez en avant un intervenant star en rappel J-7, donnez plus de détails sur le programme à J-1, et sonnez les cloches à H-1 et M-5. Soyez sûrs que vos invités noteront votre événement dans leur agenda. Avec Eventdrive, lancez vos campagnes de communications aussi simplement que vos services interactifs comme les votes, quiz, sondages, Q&A et nuages de mots à n'importe quel moment !

5. Faites des workshops de 18 minutes

Précis, n'est-ce pas ? Ce n'est pas un hasard ! Les formats « Ted Talk » rendent l'intervention plus courte, plus percutante et permettent aux participants d'être captivés et de ne pas perdre le fil dans des tunnels de paroles interminables. Davantage pour ceux qui participent à distance !

Ne manquez aucune des étapes de création de votre événement hybride

6. Découpez vos sessions en plusieurs séquences

Pour éviter les pertes d'attention et au contraire captiver votre auditoire, séquencez vos sessions pour les rendre plus dynamiques. Vous pouvez par exemple présenter les intervenants pendant quelques minutes, engager votre audience avec un quiz juste après, puis partir sur le déroulé de l'événement en terminant par un nuage de mots ou une enquête. Il est recommandé de ne pas dépasser 60 minutes pour une session, surtout pour une plénière.

7. Lancez une enquête après chaque session

Lancez une petite enquête après chacune de vos sessions pour évaluer l'attention de vos participants. Vous pourrez ainsi voir si votre discours ou vos activités sont efficaces. Pour les participants sur place, faites-les voter via leur application événementielle. Avec l'application Eventdrive, c'est très facile de booster votre taux d'engagement en permettant à vos participants de participer aux quiz, votes, nuages de mots, de répondre aux enquêtes et de poser des questions.

8. Prévoyez des pauses-café

Vous êtes bien placés pour le savoir ! Quoi de mieux qu'une petite pause café pour reposer un peu son cerveau et booster son énergie ? Surtout lorsque votre événement se déroule le matin. Laissez vos participants faire le plein de bonnes ondes, ça leur permettra de discuter entre eux également !

9. Diffusez des vidéos pendants les pauses

Pour rendre votre pause café plus agréable, n'hésitez pas à diffuser des vidéos en live sur place et à distance pour divertir vos invités. Vous pouvez par exemple leur diffuser vos nouvelles publicités, ou bien même vos anciennes pour un petit moment culture d'entreprise !

10. Incluez des repères musicaux

Pour annoncer les différentes pauses, jouez un petit jingle ou une petite mélodie pour marquer le début de celles-ci. Faites de même pour marquer les fins de pauses. Vous attirerez à nouveau l'attention de vos participants et réactiverez leurs sens pour être opérationnels lors de votre événement !

11. Lancez régulièrement des interactions sur l'espace virtuel & physique

Toutes les 2 minutes. Ça parait beaucoup, pourtant ce n'est pas de trop ! Vous verrez que l'attention et le taux d'engagement sur votre événement s'en fera ressentir.

12. Rappelez le service Q&A

Vous ne voulez pas que vos participants restent bloqués sur une question qu'ils ont en tête lorsque vous présentez des informations importantes. C'est pourquoi il est important de leur rappeler qu'un service dédié est à leur disposition pour décharger leurs esprits de toutes les éventuelles questions qu'ils auraient à vous poser ! Prenez un peu de temps à la fin ou pendant votre session pour y répondre.

13. Appelez à l'action

À distance ou sur place, invitez vos participants à prendre la parole ! Posez des questions ou demandez l'avis de certaines personnes dans le public pour les rendre acteurs et non seulement spectateurs. Sur Eventdrive, la fonctionnalité "lever la main" permet à tous les participants en ligne de demander à monter sur scène pour prendre la parole. Pour les plus extravertis d'entre eux, ça fera des heureux !

14. Permettez aux participants en ligne et en présentiel de se voir

Pour plus d'interactivités et d'immersion dans votre événement, donnez la possibilité à vos participants présents sur place de voir les participants et intervenants en ligne qui prennent la parole. Vous pouvez également faire en sorte que les participants à distance aient un visuel sur les participants sur place pour qu'ils se sentent réellement intégrés dans l'assemblée. Il est important de gérer correctement la captation vidéo de votre événement !

15. Appelez vos participants par leur prénom directement 

Pour favoriser la proximité avec le public, n'hésitez pas à les appeler par leur prénom lorsqu'ils interagissent dans le Chat en ligne ou lorsqu'ils s'adressent à vous sur place. Vous leur montrez que vous vous adressez à eux en particulier et que par conséquent, vous souhaitez qu'ils se sentent intégrés et plus proches de vous.

16. Invitez et @Mentionnez directement vos participants dans le Chat

Il arrive que des personnes n'osent pas prendre la parole devant une assemblée entière ou bien même qu'elles ne disposent pas de matériel adapté à distance. C'est pour cette raison qu'il faut inciter vos participants en début d'événement à utiliser le Chat pour partager leur opinion. Pour éviter que vos participants ne voient pas votre réponse car noyée dans la masse des autres messages, mentionnez-les individuellement directement. Vous leur montrez que vous tenez à leur répondre en personne et leur permettez surtout de voir votre réponse.

17. Mettez un Photobooth à disposition sur place

C'est fun et ça permet de repartir avec de bons souvenirs immortalisés sur papier. Pour les participants en présentiel, mettez un Photobooth en place pour qu'ils puissent prendre des photos en solo, duo ou en équipe pour leur laisser une image encore meilleure de votre événement.

18. Envoyez des goodies à vos participants à distance

Les événements hybrides sont particulièrement efficaces en terme d'expériences participants variées. Si vos participants en présentiel reçoivent un petit sac de goodies, il n'est pas question que vos participants à distance ne reçoivent rien ! Assurez-vous de récolter leur adresse et de leur envoyer en temps et en heure les mêmes goodies pour qu'ils se sentent autant valorisés que les personnes sur place.

19. Incitez vos participants à utiliser l'Instaphoto en ligne

Qu'ils soient sur place ou en ligne, vos participants auront toujours des choses à partager. Alors donnez-leur l'opportunité de s'exprimer en images ! Grâce à l'application événementielle d'Eventdrive, tout le monde peut le faire en toute simplicité.

20. Lancez des nuages de mots

Lorsque vous lancez un sujet, terminez une session ou exprimez une pensée, demandez à votre audience de donner son avis en mettant un mot dessus pour créer un nuage de mots. Tous les mots apparaitront en temps réel à l'écran et tout le monde aura envie de participer !

21. Diffusez un podium des meilleurs participants

Lorsque vous organisez des quiz, les questions et réponses s'affichent en temps réel à l'écran. Pour être certain que tout le monde jouera le jeu et répondra à votre quiz, dites-leur que les meilleurs auront la chance de monter sur un podium virtuel et de gagner éventuellement un prix unique ! De quoi créer un peu de compétitivité entre participants en ligne et sur place et c'est une bonne façon d'ajouter un peu de convivialité à votre événement.

Vous voilà, les mains pleines de bonnes idées pour animer vos prochains événements hybrides ! Si vous en avez d'autres, n'hésitez pas à nous les partager. Après tout, le partage est le mot d'ordre du milieu événementiel. 

Si vous voulez gagner du temps, cette checklist spéciale événements hybrides est faite pour vous !

Consultez notre guide ultime pour en savoir plus sur l'organisation d'un événement hybride. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

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