Organiser un événement virtuel ou hybride peut paraître simple, mais détrompez-vous, la mission peut être périlleuse ! Pour vous éviter d’aller droit dans le panneau et vous aider à organiser un événement qui marquera les esprits, Eventdrive vous met en garde contre les 5 erreurs à ne surtout pas commettre si l’on veut s’engager sur la route du succès.
1. Ne pas utiliser une bonne plateforme pour l’organisation de votre événement virtuel ou hybride
Même si les fondations restent les mêmes, l’organisation d’un événement virtuel ou hybride est complètement différente d’un événement physique.
C’est pour cette raison qu’il est important de prendre le temps de choisir un bon logiciel événementiel qui pourra vous aider à mener votre mission à bien. Croire que vous pouvez associer plusieurs outils différents pour assurer organisation, interactivité, collaboration entre les participants et une retransmission fluide est la première erreur que vous pourriez faire !
En choisissant Eventdrive par exemple, vous faites le choix de la sécurité. Sa fonctionnalité Event Live permet la diffusion de vos événements virtuels et hybrides en live streaming. Notre outil est performant et assure une diffusion sans décrochage à votre audience, où qu’elle se trouve dans le monde ! Le plus ? Pas besoin d’outil supplémentaire pour faire de votre événement un succès puisque tout est déjà intégré à notre solution !
Bien évidemment, notre formule de transmission est entièrement sécurisée et il est possible d’enregistrer votre événement pour le transmettre aux participants qui souhaiteraient le revoir ! Enfin, atout non négligeable, toutes nos données sont centralisées. Tous les événements sont regroupés sur une seule et même plateforme, ce qui permet la synchronisation des données en temps réel. On évite ainsi la redondance des tâches, le risque d’erreur ou pire, la perte de données !
Grâce à Eventdrive, vous organisez un événement virtuel ou hybride de qualité, augmentez votre productivité et optimisez votre retour sur investissement pour les futurs événements.
Vous souhaitez savoir comment créer un événement virtuel de A à Z ? Il y a tout à savoir dans ce guide !
2. Ne pas faire de test avant le grand jour
L’événementiel est un secteur ou les imprévus sont monnaie courante. Pour en limiter les effets, il est essentiel d’anticiper tout ce qui pourrait arriver. Ce mantra est encore plus vrai pour les événements virtuels.
Avant le jour J, il est fortement recommandé de faire une phase de test. Pendant cette période, vous pourrez multiplier les essais techniques afin de vous assurer que tout fonctionne correctement.
En priorité, testez votre connexion internet ! Durant votre événement virtuel ou hybride, il est important que votre connexion soit bien stable et fluide pour que vos participants aient la meilleure expérience possible.
Profitez de cette phase de tests pour apprendre à bien manier les différentes fonctionnalités du logiciel que vous utiliserez. Savez-vous comment activer le chat ? Pouvez-vous lancer l’outil de sondage en quelques secondes seulement ? C’est votre rôle de bien manier les différentes présentations pour proposer la meilleure solution qui répondra aux attentes de chacun.
N’oubliez pas de bien vérifier la luminosité de votre pièce (attention au contre-jour) ! La position de votre caméra et la qualité de votre arrière-plan sont également à checker. Assurez-vous aussi qu’il n’y ait aucune nuisance sonore qui pourrait gâcher l’écoute de vos participants.
3. Limiter l’interaction entre les participants
Ce n’est pas parce qu’un événement a lieu de manière virtuelle qu’il faut limiter les contacts entre les participants. Bien au contraire ! La crise sanitaire qui a eu lieu en 2020 nous a bien appris une chose : les événements virtuels et les différentes fonctionnalités digitales (que proposent Eventdrive, par exemple !) sont la preuve qu’il y a bien d’autres manières d’échanger avec ses collègues, autrement qu'en face à face.
N’oubliez pas de mettre en place des ateliers en mélangeant votre public pour favoriser les échanges. Si votre événement a lieu à l’international, nous vous conseillons de mixer les nationalités. Le choc des cultures peut produire de très beaux résultats !
4. Privilégier la partie en présentiel en dépit du virtuel, ou inversement
Dans le cas d’un événement hybride, il est important que les invités qui participent à l’événement à distance bénéficient de la même expérience que ceux qui sont sur place.
On vous a d'ailleurs concocté un guide sur les événements hybrides qui vous permettra de répondre à cette problématique. 👇
-1664542250.jpg "Télécharger le guide des événements hybrides")
Si vos participants sur place ont la possibilité de poser des questions à vos intervenants, il faut que les invités qui suivent l’événement à distance aient le même droit ! N’oubliez donc pas d’activer la fonctionnalité Q&A qui est très efficace et qui permet aux audiences virtuelles et en présentiel de s’exprimer.
Inversement, si vous mettez en place un nuage de mots, en utilisant la fonctionnalité Eventdrive, pour connaître l’état d’esprit de votre audience, vous devez en permettre l’accès facile à vos auditeurs qui se trouvent sur place. Les participants en virtuel pourront participer en deux ou trois clics seulement. Il ne faut donc pas hésiter à pousser les personnes sur place à sortir leur smartphone !
5. Se contenter d’une présentation PowerPoint
Il y a 10 ans, les présentations PowerPoint pouvaient faire rêver. Malheureusement, même si elles restent bien pratiques et faciles à créer, elles ne provoquent plus l’effet « waouh » qu’on attend.
Lorsque vous organisez un événement virtuel, il faut que vous gardiez en tête que vos invités s’attendent à vivre une réelle expérience. Les invitations à toutes sortes de webinaires et autres événements en ligne se multiplient. Il est donc essentiel de se démarquer pour marquer les esprits.
N’hésitez pas à vous creuser la tête pour faire passer votre message d’une autre manière. Le contenu écrit, c’est bien, mais ce n’est pas ça qui va convertir vos participants.
Vous organisez un événement pour une entreprise alimentaire, pourquoi ne pas mettre en place un cours de cuisine à distance ? Vos clients sont dans le domaine de la santé ? Place au sport avec la mise en place d’une séance de groupe à distance ! Pour faire passer votre message, vous pouvez soit utiliser votre animateur, qui sera chargé de le transmettre au cours de la séance, ou faire une petite introduction, un peu plus carrée, pour lancer le sujet et interagir avec les participants.
Ne croyez pas que l’organisation d’un événement virtuel ou hybride est plus simple car les contraintes logistiques sont plus faibles. Il y a tout autant chose à penser et à ne pas oublier que pour un événement physique, particulièrement dans le cas d'un événement hybride.
On a d'ailleurs la checklist parfaite pour vous permettre de ne rien oublier dans l'organisation de votre event hybride.
Ne faites pas l’erreur de foncer tête baissée, sans réfléchir à une manière de marquer les esprits. L’objectif n’est plus seulement de vous démarquer de vos concurrents, mais bien de transporter votre audience dans une autre dimension, pour qu’ils aient l’impression de quitter leur salon pour aller là où vous les emmenez !
Vous organisez un événement hybride ? Alors ce guide vous est indispensable. Découvrez tous les pièges à éviter pour faire de votre événement un réel succès ! 👇
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