En tant qu'Event Manager, votre préoccupation principale est toujours de faire en sorte que les participants à vos événements se sentent bien et soient dans des conditions optimales. Lors d'événements hybrides, la même problématique se pose : comment améliorer l'expérience participant sur place, mais surtout à distance ? Nous vous donnons quelques éléments pour vous aider à rendre vos événements hybrides agréables pour tous !
Informez-les en conséquence
Votre objectif à chaque événement est bel et bien d'avoir un taux de participation le plus élevé possible. Il en va de même pour vos événements hybrides, et pour y parvenir, votre communication doit être sans faille !
Optimisez votre campagne de communication
Du "Save the date" jusqu'au rappel du commencement de l'événement 5 minutes avant, rien ne doit vous échapper pour que vos invités ne passent à côté d'aucune information importante. Vous devez donc faire en sorte dans un premier tant que vos invités intègrent correctement votre événement dans leur agenda et dans un second temps, rester dans leur esprit grâce aux emails de relance ! Voilà tout l'intérêt d'utiliser votre logiciel de gestion d'événements pour programmer vos campagnes facilement.
Transmettez les bonnes informations
Puisque votre événement hybride va accueillir des personnes du monde entier (aussi bien sur place qu'en ligne), elles doivent y avoir accès sans la moindre encombre. N'omettez jamais de partager le plan d'accès sur site à vos participants en présentiel, celui-ci comprenant l'ensemble des moyens de transports à leur disposition pour rejoindre les lieux.
Pour ne rien oublier, voici une checklist spéciale événements hybrides ! ✅
Il en va de même pour les participants en ligne. Fournissez-leur le lien d'accès à chacun de vos mails pour qu'ils n'aient jamais à le chercher dans leur masse d'emails. Pensez également à fournir les bons accès à chacun, aussi bien pour les intervenants que pour les participants. Avec Eventdrive, l'accès à votre événement ne requiert aucun téléchargement grâce à un lien tokenisé propre à chacun !
Avertissez vos participants et intervenants de l'ensemble des éléments requis pour pouvoir suivre votre événement correctement, à savoir : une connexion internet stable, un micro s'ils veulent intervenir, une caméra s'ils veulent intervenir en chair et en images.
Animez sur place et en ligne
Par définition, un événement hybride porte deux dimensions : physique et virtuelle. Il en va de soi que deux expériences participants différentes vont coexister lors de votre événement. Mais ça ce ne veut pas dire que l'une doit être moins engageante que l'autre !
Nous le disons et nous le répétons, pour que vos participants à distances se sentent intégrés, vous devez les impliquer. Ce qui veut dire que vous allez devoir dynamiser et animer votre événement hybride de manière à ce que chaque participant puisse interagir en temps voulu et sans distinction de localisation. Comme vos intervenants ne sont pas nécessairement des professionnels du stand-up, vous devez les préparer à prendre la parole efficacement devant leur audience en ligne et en présentiel. Pas de secret, la préparation et la répétition en amont sont indispensables !
Ensuite, pour impliquer, il faut engager. Et comme le taux d'engagement est un KPI important pour vos événements hybrides, ça tombe bien, nous savons comment booster vos interactions ! Grâce à votre logiciel de gestion d'événement, vous avez la possibilité d'utiliser des services interactifs pour interagir avec tous vos participants au moment où vous le voulez. Avec Eventdrive, vous pouvez notamment lancer des questions ouvertes, des quiz, des sondages, des enquêtes, ou bien même des nuages de mots tout en faisant apparaître les réponses en temps réel à l'écran. Tout le monde sera en mesure d'y répondre. Via l'application événementielle pour les participants sur place, et sur votre live pour les participants en ligne.
Vous voulez pimenter un peu votre événement ? Mettez vos participants sur site et en ligne en compétition en les classant selon les meilleurs répondants à vos quiz. Qui montera sur le podium ? 🏆
Optimisez l'agencement de votre salle & espace virtuel
La sécurité avant tout
Sans surprise, les gestes barrières sont toujours fortement conseillés lors de rassemblements, qu'ils soient à grande ou petite échelle. Disposez les sièges, tables et toutes autres zones de positionnement pour vos participants et intervenants de manière à ce que les gestes barrières puissent être effectués sans gêne. Également, mettez à disposition du gel hydroalcoolique ainsi que les instructions pour vos participants : "Mettez du gel et gardez 1 mètre de distance entre vous".
La visibilité avant tout (aussi)
Pour que vos participants à distance ne manquent rien de ce qu'il se passe durant votre événement, il est important de placer correctement les différentes caméras et d'être sûr que les micros sont bien tous actifs, fonctionnels et correctement positionnés sur les speakers.
Pour que la captation de votre événement soit optimale, vous pouvez également faire appelle à une régie professionnelle. L'image sera gérée par des professionnels et vous êtes sûrs qu'en les combinant avec de bons modérateurs en ligne, vos participants à distance seront parfaitement immergés dans votre événement hybride.
Vous pouvez également permettre à vos participants des deux dimensions de se voir pendant votre événement. Pour plus d'interactivités et d'immersion dans votre événement, donnez la possibilité à vos participants présents sur place de voir les participants et intervenants en ligne qui prennent la parole. Vous pouvez aussi faire en sorte que les participants à distance aient un visuel sur les participants sur place pour qu'ils se sentent réellement intégrés dans l'assemblée.
Découvrez 20 autres idées originales pour vos événements hybrides dans notre article !
Le parcours participant
Depuis le premier mail jusqu'à votre discours de fin, vos participants sur place comme à distance doivent progresser dans un environnement fluide et évident. C'est-à-dire qu'ils ne doivent rencontrer aucun obstacle d'une étape à une autre. Que ce soit pour rentrer sur votre événement virtuel grâce à leur lien, passer d'une session à une autre ou encore trouver la bonne salle de conférence, l'objectif est qu'ils ne se perdent pas ou ne restent bloqués nulle part.
Effectivement, vous ne souhaitez pas augmenter votre taux de no-show à cause d'un problème de parcours participant. En optimisant votre campagne de communication et en utilisant la bonne solution événementielle, vous êtes assuré d'y parvenir ! Sur la plateforme Eventdrive, vos participants comme vos intervenants peuvent passer d'une session à une autre avec un simple bouton « Next session » comme sur leurs plateformes de streaming préférées.
Pour les participants sur place, n'oubliez pas la signalétique et les marquages au sol ! Affichez les différentes salles plénières et d'atelier ainsi que les différentes zones de check-in, et autres espaces détente. Vous pouvez également leur envoyer des notifications push par SMS pour les informer en temps réel des événements.
L'environnement virtuel
Pour que vos participants à distance puissent se sentir immergés dans l'identité de votre entreprise, personnalisez votre espace virtuel aux couleurs de votre marque. C'est effectivement toujours plus agréable d'évoluer dans un espace virtuel brandé et corporate davantage lorsque c'est notre propre entreprise. Ça renforce le sentiment d'appartenance et ça change des logiciels de visioconférence fades et non-adaptés aux événements virtuels !
Des goodies pour tous !
Nous ne dirons pas que nous nous rendons sur des événements pour recevoir des goodies... mais quand même, qu'est-ce que ça fait plaisir de repartir avec son sac rempli de petites choses brandées !
Imaginez la surprise de vos participants à distance lorsqu'ils recevront leur assortiment de goodies directement à domicile ? C'est inattendu, c'est dans le mille ! Si les détails font la qualité, n'oubliez pas celui-ci et prévoyez à l'avance l'envoi des goodies pour vos participants en ligne. C'est peut-être un détail pour vous, mais pour eux ça veut dire beaucoup.
Maintenant que vous savez rendre vos événements hybrides agréables pour tous, qu'est-ce qui vous retient ? Les cartes sont entre vos mains, libérez votre esprit créatif d'Event Manager hybride.
Assurez-vous de ne commettre aucune erreur dans l'organisation de votre événement hybride
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Consultez notre guide ultime pour en savoir plus sur l'organisation d'un événement hybride. Vous y trouverez :
🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement
📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance
🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé
💬 Les témoignages d'experts
