Comment améliorer l'Attendee Experience de mon événement d'entreprise ?

Vous avez sans doute déjà entendu parler d'User Experience (ou UX) ? Il s'agit un concept qui renvoie à l'expérience globale qu'un utilisateur peut avoir avec un produit, un service ou une interface numérique. L'objectif de l'UX est d'optimiser l'expérience utilisateur en concevant des produits, des services ou des interfaces qui répondent à leurs besoins de manière efficace, agréable et intuitive.

L'UX est souvent associé à la conception de produits et de services numériques comme pour les applications mobiles, les sites web et les logiciels. Mais il peut aussi s'appliquer à d'autres types de produits et de services, y compris les produits physiques, les services de soins de santé et les services bancaires.

Voici l'exemple parfait ci-dessous. À gauche, il y a un simple produit et à droite, un produit réfléchi en prenant en compte l'UX c’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

En effet, plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat.💡

Quelques exemples de champions de l’UX : Amazon pour ses recommandations intelligentes et un menu de navigation simple d'utilisation, Airbnb pour son design, son outil de recherche et ses visuels de haute qualité, Apple pour l’addiction créée chez les utilisateurs…

L'attendee experience (AX) se base sur le même principe que l'UX à la différence qu'elle cherche à améliorer l'expérience des utilisateurs. Comment répondre aux critères de l'AX et rendre l'expérience de vos invités irréprochable ? C'est la questions à laquelle nous allons répondre tout au long de cet article. 

Qu’est-ce l’Attendee Experience ?

L'AX est un concept qui se réfère à l'expérience globale d'un participant lors d'un événement. Cela inclut l'interaction directe avec les sessions et les activités de l'événement, mais aussi l'expérience en ligne, les interactions avec les autres invités, le personnel de l'événement, la nourriture et les boissons proposées, les installations, l'atmosphère, les activités sociales et la convivialité générale de l'événement. 

L'objectif de l'AX est d'optimiser l'expérience des participants en concevant un événement qui répond à leurs besoins de manière efficace, agréable et mémorable.

Pour améliorer l'AX, les organisateurs d'événements peuvent prendre en compte plusieurs facteurs tels que : 

• L'emplacement
• La mise en page du site événementiel
• Le design du programme
• Les outils de communication pour les participants
• L'interaction avec les intervenants et les sponsors
• La nourriture et les boissons proposées
• La qualité de l'animation et des activités
• La qualité générale de l'expérience de l'événement. 

En mettant l'accent sur l'AX, les organisateurs d'événements peuvent améliorer la satisfaction des participants et leur fidélité, ainsi que renforcer la notoriété de leur marque.      

👉 Exemple : Les organisateurs du festival Solidays (Solidarité Sida) mettent un point d’honneur à chouchouter les festivaliers dès qu’ils arrivent dans l’espace des sanitaires. 

File d’attente organisée, animations, attribution des WC par des bénévoles, nettoyage très régulier… En tout et pour tout aux pics de fréquentation, un festivalier attendra 12 minutes pour aller aux toilettes.

Eh bien figurez-vous que cette expérience a été fortement relevée et nous en avons entendu parler des semaines après l'événement. C’est ce qui fait la différence avec tous les autres événements de ce type, et dans l’événementiel en général. 🙂

Il s’agit donc de faire de chaque petite interaction un moment agréable, voire magique pour le participant. C’est là que le détail dans l’organisateur événementielle prend tout son sens !

Comment mettre l'AX au centre de votre organisation événementielle ? 

L’AX de votre événement est unique et essentielle car il ne s’agit pas seulement d’une interaction, mais bien de plusieurs étapes que va traverser le participant. Lors de celles-ci, il va s’engager, renforcer son appartenance à votre marque ou à votre projet, créer des souvenirs et développer l'envie de participer votre prochaine manifestation. 

L'AX comprend tous les éléments qui influencent la perception de l'événement par les participants, notamment l'accessibilité, la qualité des installations, la présentation des informations, la convivialité, la sécurité et l'ambiance générale. Si l'AX est mauvaise, les participants peuvent se sentir frustrés, désorientés ou même en danger, ce qui peut nuire à leur expérience globale. 

Et cette expérience commence dès le tout premier point de contact avec votre invité. Ainsi, les organisateurs d'événements doivent prendre en compte l'AX lors de la planification et de l'exécution de l'événement. 

Voici quelques suggestions pour prendre en compte l'AX lors de la planification et de l'exécution de votre événement :

• Choisissez un lieu accessible : veillez à ce que le lieu où se déroule l'événement soit accessible à tous, y compris aux personnes en fauteuil roulant, aux personnes malvoyantes, aux personnes sourdes et malentendantes.

• Communiquez sur l'accessibilité : assurez-vous que les participants soient informés de l'accessibilité de l'événement. Indiquez clairement les facilités offertes pour les personnes ayant des besoins particuliers.

• Formez le personnel : assurez-vous que le personnel chargé de l'organisation et de l'exécution de l'événement soit formé aux questions d'accessibilité et soit en mesure de répondre aux besoins spécifiques des participants.

• Mettez en place des dispositifs d'assistance : prévoyez des dispositifs d'assistance tels que des interprètes en langue des signes, des aides à la communication, des systèmes de sonorisation ou des aides à la mobilité.

• Prévoyez des horaires adaptés : tenez compte des horaires de transport public et prévoyez des horaires adaptés pour les personnes ayant des besoins particuliers.

• Utilisez des outils de communication accessibles : utilisez des outils de communication accessibles tels que des documents en braille, des textes en gros caractères, ou des documents audio.

• Anticipez les situations d'urgence : assurez-vous que les personnes ayant des besoins particuliers peuvent être évacuées en cas d'urgence.

En prenant en compte l'AX lors de la planification et de l'exécution d'un événement, vous pouvez garantir que tous les participants aient une expérience agréable et satisfaisante. Cela peut sembler facile, mais l’AX doit être soigneusement planifiée et structurée pour chaque participant. Il n'y a que comme ça que vous créerez un événement vraiment incroyable.

Le design thinking au cœur de l’attendee experience

Le design thinking est une approche de résolution de problèmes centrée sur l'humain, qui met l'accent sur la compréhension des besoins, des désirs et des comportements des utilisateurs finaux. Cette approche s'appuie sur la créativité, l'empathie, la collaboration et l'expérimentation pour trouver des solutions innovantes à des problèmes complexes. Elle permet donc d'améliorer considérablement l'AX de vos événements. 

Le design thinking suit généralement un processus en cinq étapes : l'empathie, la définition du problème, l'idéation, le prototype, le test.

Comment appliquer le design thinking à votre événement ?

Le design thinking peut être utilisé pour améliorer l'expérience de vos participants lors d'un événement. 

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour intégrer le design thinking à votre événement.

• Identifiez les besoins et les désirs de vos participants : avant de commencer à planifier l'événement, il est important de comprendre les besoins et les désirs de vos participants. Vous pouvez utiliser des sondages, des interviews ou des groupes de discussion pour recueillir leurs opinions et suggestions. 

•  Définissez le problème à résoudre : après avoir identifié les besoins et les désirs de vos participants, il est important de définir clairement le problème que vous souhaitez résoudre pour améliorer leur expérience. 

• Générez des idées créatives : utilisez des techniques de brainstorming pour générer des idées créatives qui répondent aux besoins et aux désirs des participants.

•  Prototypez les solutions : créez des prototypes ou des modèles de vos idées pour les tester auprès de vos participants et recueillir leurs commentaires. 

•  Testez et itérez : évaluez les solutions auprès des participants et utilisez leurs commentaires pour les améliorer et les affiner. 

 En intégrant le design thinking à votre événement, vous pouvez créer une expérience personnalisée et engageante pour vos participants. En impliquant ces derniers dans le processus de conception de l'événement, vous pouvez créer une manifestation qui répond aux besoins et aux désirs de chacun et qui offre une expérience mémorable.

Ainsi, l'Attendee Experience est un aspect clé de tout événement d'entreprise réussi. En utilisant les bonnes stratégies et techniques, vous pouvez créer une expérience immersive et mémorable pour vos participants. Tout d'abord, il est important de comprendre leurs besoins et leurs désirs, puis de concevoir un événement qui répond à leurs attentes. 

La technologie peut également jouer un rôle important dans l'amélioration de l'AX, en offrant des moyens de communication efficaces et en fournissant des outils d'engagement interactifs pour les participants.

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Enfin, le design thinking peut aider à améliorer l'AX en permettant de définir clairement les problèmes à résoudre et en générant des idées créatives pour y répondre. En mettant l'accent sur l'AX, vous pouvez créer un événement d'entreprise inoubliable qui engage, inspire et fidélise vos participants.

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