Comment fixer des objectifs pour son événement ?

Un événement sans objectif clair est comme un bateau sans cap. Pour naviguer vers le succès, il est essentiel de définir des objectifs précis et stratégiques dès le début. Les navigateurs les plus accomplis le savent : avoir une destination en tête sauve des vies et assure le succès. À l'image de ces navigateurs, gardez vos objectifs d'événement fermement en vue. 

Dans cet article, nous vous guiderons étape par étape pour vous aider à définir des objectifs S.M.A.R.T. : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.

Pourquoi fixer des objectifs pour votre événement ?

Il est courant de définir des objectifs événementiels simplement parce qu'ils sont requis. Cependant, une réflexion préalable est indispensable pour assurer le succès.

Vos objectifs vous permettront de :

• Savoir où vous en êtes et où vous allez.

• Maintenir votre motivation.

• Rendre des comptes à votre hiérarchie.

Réaliser un état des lieux de la situation

Pour commencer, réalisez un état des lieux complet de votre situation. Comme en navigation, il est essentiel de connaître votre point de départ avant de tracer votre route, n'est-ce pas ? À ce stade, vous n'avez pas encore pris la décision finale d'organiser un événement.

Pour vous aider dans cette réflexion, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est votre part de marché ?

• Quels sont les besoins à adresser (conquête, développement, fidélisation) ?

• Quel est votre potentiel de croissance ?

Cela vous permettra d'identifier la problématique à résoudre (votre objectif stratégique), votre "pourquoi" en quelque sorte. Ensuite, vous pourrez déterminer si un événement peut contribuer à résoudre cette problématique.

Il est crucial de souligner que votre événement ne doit pas être dissocié de votre activité principale. Établissez donc des objectifs stratégiques qui auront un impact direct sur votre entreprise (comme le chiffre d’affaires, les ventes, le taux d’absentéisme, etc.). Ensuite, définissez les objectifs opérationnels spécifiques à votre événement (comme le nombre de participants, les interactions via l'application mobile, etc.). Gardez à l’esprit que ces objectifs opérationnels doivent servir les objectifs stratégiques, et non l’inverse.

Déterminer des objectifs spécifiques

Vos objectifs doivent être clairs et précis, sans ambiguïté. Posez-vous les questions suivantes pour chaque objectif :

• Qui est impliqué ?

• Pourquoi cet objectif est-il important ?

• Où s'applique-t-il géographiquement ?

• Quand doit-il être accompli ?

• Comment sera-t-il réalisé ?

• Quels sont les bénéfices attendus ?

Déterminer des objectifs mesurables

Pour que les objectifs de votre événement soient mesurables, ils doivent être chiffrés.
Ils représentent un seuil à atteindre : on n’évoquera par exemple pas une croissance de x%, mais plutôt x% de part de marché. 

Selon un sondage réalisé lors d’un de nos événements, 75 % des event planners définissent la réussite d’un événement par le taux de satisfaction de leurs participants. 

Mais vous pouvez aussi bien utiliser les indicateurs suivants :

• Le chiffre d’affaires

• Le nombre de participants

• Le retour sur investissement

• Le net promoter score

• Le taux d’absentéisme

Si votre objectif est mesurable, vous pourrez plus facilement évaluer votre état d’avancement. Cela n’est néanmoins possible que si vous prenez en compte la valeur de départ.

N’oubliez pas de vous demander comment vous allez pouvoir mesurer votre performance : live data, formulaire de satisfaction, CRM, outil de budget…

Exemples : 

• À ne pas suivre : atteindre un taux de satisfaction de 100 %

• À suivre : atteindre un taux de satisfaction d’au moins 95 % lors de l’enquête de satisfaction (au minimum 110 répondants).

Déterminer des objectifs atteignables

Les objectifs de votre événement doivent être réalistes. En théorie, viser haut peut vous pousser à vous surpasser et à donner le meilleur de vous-même. Cependant, un objectif trop ambitieux peut en réalité miner votre motivation en vous faisant penser que vous ne pourrez jamais l'atteindre. C'est pourquoi il est crucial de faire un état des lieux initial. Pour savoir où l'on va, il est essentiel de comprendre d'où l'on part.

Il est également important d'évaluer vos objectifs par rapport aux ressources disponibles, qu'elles soient financières, temporelles ou humaines. Vous devez démontrer que vos objectifs sont réalistes à vos équipes ainsi qu'aux autres parties prenantes (partenaires, prestataires, hiérarchies).

Déterminer des objectifs réalisables

Les objectifs de votre événement doivent être alignés avec la stratégie globale de votre entreprise. En d'autres termes, vous devez pouvoir répondre affirmativement à cette question : est-ce que mon événement contribue aux objectifs stratégiques de mon entreprise ? Organiser un événement ne se justifie pas simplement pour plaire à vos clients. Un client satisfait est important, mais quels sont les bénéfices tangibles pour l'entreprise ? Comment pouvez-vous les quantifier ? Quel impact cela aura-t-il, que ce soit une augmentation du panier moyen, le renouvellement de contrats, ou une augmentation de la fréquence d'achat ?

À éviter : se concentrer uniquement sur l'éblouissement des invités.

À privilégier : atteindre un taux de satisfaction d'au moins 98 % auprès des 3 clients à fort potentiel lors de l'enquête de satisfaction post-événement.

Déterminer des objectifs définis dans le temps

Quand votre manager définit vos objectifs individuels, il vous propose des résultats à atteindre sur une base semestrielle ou annuelle. Il en va de même pour les objectifs de vos événements. N'hésitez pas à diviser un objectif principal en plusieurs paliers, chacun correspondant à des périodes spécifiques (par exemple, un mois).

Pour assurer la clarté de vos objectifs dans tous les contextes, nous vous recommandons d'utiliser des dates précises ou des périodes déterminées.

À éviter : se fixer pour objectif d'augmenter le chiffre d'affaires en trois mois → à partir de quand ?

À privilégier : atteindre un chiffre d'affaires de 1,5 million pour la région Alsace-Lorraine dans les 3 mois suivant l'événement.

En suivant ces principes, vous êtes prêt à créer des événements qui auront un impact significatif sur votre entreprise. À vous de jouer ! 👍