L’organisation d’un événement est un processus complexe qui a beaucoup évolué ces dernières années. Avant, l’organisateur d’événement devait tout faire lui-même. Les notes papier et les listes à n’en plus finir étaient ses meilleurs alliés. 😮💨 Avec le développement d’internet et la montée en puissance des nouvelles technologies, les solutions événementielles sont apparues (pour le plus grand bonheur de tous) !
Maintenant, la difficulté revient à choisir le bon logiciel de gestion d'événements. Comme chez Eventdrive, on sait à quel point cette mission peut être périlleuse, on a décidé de vous donner un petit coup de main ! Aujourd’hui, on vous guide pour vous aider à choisir la meilleure solution événementielle possible.
Qu'est-ce qu'une solution événementielle ?
Une solution événementielle est un logiciel qui vous permet de planifier votre événement plus simplement. Non seulement elle vous accompagne dans vos tâches quotidiennes d’organisateur, mais elle peut aussi vous permettre de collaborer plus facilement avec vos équipes, exécuter certaines tâches, planifier plus globalement.
Une bonne solution événementielle vous aide à différents niveaux : pour la gestion de projet, la gestion des inscriptions et des participants, le recrutement des prestataires, la gestion budgétaire ou encore l’analyse des données.
Les critères à prendre en compte au moment de choisir sa solution événementielle
On sait à quel point il peut être difficile de choisir sa solution événementielle, surtout devant la multiplication des offres. Pour faciliter votre choix, certains points sont à regarder en priorité.
Si les possibilités proposées par les solutions présélectionnées ne vous conviennent pas, il suffit de regarder les suivantes, jusqu’à trouver la perle rare !
Les fonctionnalités
L’éventail des fonctionnalités de votre solution événementielle doit être un de vos principaux critères de choix. Les fonctionnalités d’une solution événementielle peuvent être diverses et varier d’une solution à l’autre.
Voici une liste, non exhaustive, des fonctionnalités qu'il faudrait avoir :
- Gestion de projet : votre outil doit vous aider à créer un agenda et à gérer les tâches à effectuer quotidiennement. Vous devez pouvoir gérer votre budget en ligne en enregistrant toutes les dépenses et les recettes.
- Faciliter la communication : vous devriez avoir la possibilité de gérer vos invités, envoyer des invitations personnalisées et pouvoir créer des formulaires sur la même plateforme. Côté communication, le lancement d’un site internet dédié à votre événement est de plus en plus courant et devrait pouvoir se faire facilement, tout comme le lancement d’une application mobile. L’envoi de campagnes d’email et de SMS doit également faire partie des possibilités.
- Maximiser l’interactivité : la gestion pré-événement est essentielle, mais il faut également penser aux options à utiliser le Jour J. Vous voudriez par exemple pouvoir mettre en place un check-in simple et efficace. Côté engagement, avoir la possibilité de stimuler les participants à l’aide d’activités interactives est également un gros point positif, surtout dans le cas d'un événement en ligne !
- Mesurer la performance : enfin, une solution événementielle pertinente saura vous donner des chiffres pour évaluer vos résultats. Que ce soit grâce à des enquêtes réalisées avec les participants, de la data collectée au cours du processus ou un simple reporting de vos activités. La mesure de votre ROI doit se faire simplement, en quelques clics, sans paramétrage compliqué de votre part.
- Bonus, la diffusion en Live : un logiciel de gestion d’événements comprenant toutes les fonctionnalités ci-dessus est essentiel, mais en ces temps, la diffusion Live est également un atout majeur. En choisissant une telle solution, vous pourrez outrepasser l'impossibilité d'organiser des événements physiques, animer la dynamique de votre entreprise et continuer à développer vos relations d’affaires.
Le support
Parfois, on rencontre des problèmes au cours de l’utilisation d’une nouvelle solution. Ces petits obstacles peuvent être dus à 2 problèmes.
Soit, vous n’arrivez pas à utiliser l’outil, malgré les tutoriels et les formations que vous avez eues. Dans ces cas-là, il est essentiel de pouvoir communiquer rapidement avec un membre de l’équipe pour débloquer la situation.
Autre possibilité, un bug est survenu. Si la solution est bien gérée, ce genre de problèmes ne devrait arriver que rarement. Mais dans le cas où vous êtes la personne qui le découvre, il faut être capable de faire remonter l’information, pour que le bug soit réparé rapidement.
L’idéal, c’est que le support de la solution événementielle que vous aurez choisie soit disponible 7 jours sur 7 et 24 h/24. Partez de ce postulat et comparez les différentes options. Nous vous conseillons d’éliminer les logiciels qui ne proposent pas de support ou ceux qui le proposent en option payante ou pour une courte durée.
La facilité de prise en main
L’installation et l’utilisation d’une solution événementielle sont deux critères à prendre en compte. Imaginez-vous devoir passer des heures à comprendre l’utilisation de la dernière technologie que vous venez d’installer ? Non, bien évidemment.
Les solutions événementielles sont censées être là pour vous simplifier votre vie d’organisateur d’événement, pas l’inverse.
Prenez donc bien le temps de regarder des vidéos des différents logiciels et lisez des témoignages d’utilisateurs. Enfin, prenez le temps de faire une démonstration de l’outil avant de signer tout contrat.
Au cours de la démonstration, vous pourrez en effet voir l’ensemble des fonctionnalités en temps réel. Ce sera également le moment idéal pour poser des questions sur les options et les possibilités de l’outil : vous ne trouverez pas un meilleur expert que la personne vous faisant la démonstration ! Vous aurez ainsi une visibilité complète.
Le prix
Le tarif de votre solution événementielle va forcément peser dans la balance, surtout si le budget que vous pouvez lui consacrer n’est pas élevé. Il peut être intéressant de commencer par un petit investissement, puis d’augmenter au fur et à mesure si l’on est satisfait.
La question principale à se poser est la suivante : est-ce que mon retour sur investissement va être suffisant ? Il faut que vous sachiez si vous êtes prêt à investir un certain montant dans une solution événementielle. Pour vous aider dans votre démarche, il suffit de regarder tous les bénéfices que vous apportera votre logiciel de gestion : gain de temps, simplification des tâches, analyse simplifiée des données… Bref, tout ce que vous feriez plus facilement.
En mettant en place cette échelle, vous devriez estimer si le tarif d’une solution événementielle vous semble convenable. Parfois, celui-ci se présente sous la forme d’un forfait mensuel ou annuel, mais vous pouvez aussi devoir à payer une licence annuelle.
Choisir une solution événementielle qui vous accompagnera chaque jour peut être assez stressant. N’oubliez pas de peser le pour et le contre de chaque option. Faites des démonstrations pour découvrir réellement l’outil et comparez les avis des utilisateurs. Vous devriez pouvoir choisir plus simplement ! Et au bout du compte, il ne vous restera que l’étape la plus difficile : se lancer !
