Communication événementielle : quels canaux choisir ?

52,9 % des Event Managers utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leurs événements. Et vous, quels sont vos canaux de promotion préférés ? 😉

Réaliser un événement canon c’est bien, mais faire en sorte qu’il soit connu, c’est mieux. Alors comment communiquer ? Sur quels canaux et avec quels formats ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses dans cet article dédié à la communication événementielle. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à télécharger notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.

Attirer : les canaux à utiliser pour votre communication événementielle

Les réseaux sociaux

Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram… On ne démontre plus la force de portée de ces réseaux. Ils sont incontournables pour faire connaitre les événements externes. De plus, ils offrent l'occasion de créer un hashtag dédié à votre événement. Ils représentent un bon moyen de fédérer une communauté, mais aussi d’analyser la portée sociale de votre événement.

Pensez que chaque réseau détient son style de communication et son audience. On ne s’adresse pas à quelqu’un sur Twitter comme on le ferait sur LinkedIn. Travaillez votre ligne éditoriale pour chaque réseau et renseignez-vous sur les caractéristiques des posts : tailles des images, limitation de caractères, si le réseau est adapté au format vidéo ou non…

Les médias

Vous ciblez une audience professionnelle qui consulte régulièrement l'un des médias de votre secteur ? Dans ce cas, vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans ce média pour donner encore plus de résonance à votre événement. L’article apparaîtra également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre événement.

N'hésitez pas à rentrer en contact avec les supports médias en fonction de votre cible. Ils pourront vous fournir des plaquettes d'informations sur leur audience, leur visibilité, etc. Cela vous permettra de choisir le canal en adéquation avec votre public.

Les ambassadeurs

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole. Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases préfaites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Facilitez-leur la vie et encouragez-les à diffuser votre annonce.

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Intéresser : la campagne d’emailing

Si votre événement n'est pas public, l’email sera votre premier canal de communication événementielle. Il est donc nécessaire de le peaufiner et de respecter certaines règles. Pour vous aider, nous vous avons rédigé un article centré sur les 10 règles à respecter lorsque vous préparez votre mail d’invitation. 

L’email

Comme expliqué ci-dessus, il est le premier point de contact avec vos participants. Vous devez donc respecter certains principes de base, même si la créativité est également de mise ! Un beau design, de la clarté et un bouton redirigeant vers un formulaire d’inscription sont des éléments décisifs pour amener les invités sur votre site.

Si votre email est beau, c’est bien. Si votre email est ouvert, c’est mieux. En effet, n’oubliez pas que le but premier d’un email est d’être vu, ouvert et lu. Le choix de l’accroche dans l’objet va donc déjà être un premier pas vers la réussite. Vous souhaitez maximiser le taux d’ouverture de vos emails ? Retrouvez notre article sur l’objet d’email parfait. 

Vous devez par ailleurs vous demander à quelle heure envoyer vos emails d’invitation ? Selon une étude Sendinblue réalisée en 2017, les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27 % d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35 % d’ouverture en moyenne). Deux moments clés pour l’envoi des emails sont également à privilégier : 10h et entre 15h et 16h. 

Le corps de texte de votre mail doit en dire suffisamment pour susciter l’intérêt, mais aussi conserver une part de mystère pour inciter les destinataires à se rendre sur votre site. Réfléchissez donc bien à votre CTA et mettez-le suffisamment en valeur pour attirer les clics. Faites par ailleurs attention au taux de délivrabilité de vos emails ! 

Un petit coup de pouce pour comment optimiser le taux de délivrabilité de vos emails. 👇

La fréquence

Vous avez créé un super email d’invitation, bravo ! Maintenant, il va falloir faire en sorte que vos invités ne vous oublient pas. On ne va donc pas se limiter à un seul email : vous allez créer une véritable campagne. Vous pouvez déjà en envoyer un autre avant la fin de la date d’inscription officielle pour tenter de récupérer éventuellement les non-inscrits. En fonction de votre scénario vous pouvez prévoir toute une série d’emails sous forme de compte à rebours pour faire monter la température. Si vous deviez suivre une timeline précise, voici ce que l’on vous recommanderait :

Les informations à ne pas oublier

N'oubliez pas d'inclure toutes les informations ci-dessous dans le dernier mail (celui juste avant l'événement) : 

• Date
• Lieu
• Heure de début et de fin
• Plan d’accès
• Programme
• Badge d’accès.

Convertir : un site web dédié

Globalement, le web est toujours une bonne idée quand on parle de communication événementielle. Mais encore faut-il avoir quelque chose à présenter. Qu’il s’agisse d’une page à part accessible depuis votre site ou de la création d’un site web dédié à votre événement, il doit rassembler toutes les informations utiles… tout en donnant envie à vos invités de se rendre à votre événement.

Faire rêver

Si votre site doit être créé en premier, c’est parce qu’il sera présent dans les mails d’invitation que vous allez envoyer. Il s’agit donc du deuxième point de contact avec vos participants. N’oubliez pas que vous cherchez à faire vivre une expérience canon à vos invités donc soignez cet outil. Il doit être fluide et cohérent tout en donnant un aperçu de ce qui attend vos invités… Mais n’en dites pas trop non plus. Faites jouer le côté teasing et maintenez le suspens. D’ailleurs, n'hésitez pas à consulter nos conseils pour créer le site d’inscription idéal ! 

Récupérer des données

Le formulaire d’inscription de votre site est le moyen rêvé de récupérer de la data fiable sur vos participants. En remplissant votre formulaire, les invités vous fournissent des informations de leur plein gré. Si vous conviez des prospects, c’est le moment également de récupérer des informations supplémentaires sur ce qu’ils attendent ou sur leurs habitudes pour enrichir votre connaissance client. Vous organisez un événement interne ? C’est l’occasion d’en savoir plus sur les attentes de vos collaborateurs quant à ce type d’événements.

Se simplifier la vie

Le site internet est un incontournable puisqu’il vous permet de suivre en temps réel votre nombre d’invités, leur statut et d’anticiper la logistique (comme le nombre de repas par exemple).

Il vous donne par ailleurs un premier aperçu des ateliers et des conférences les plus attendus grâce au nombre d’inscriptions pour chacun de ces temps forts.

La simplification est poussée à son paroxysme lorsque vous vous servez d’une plateforme pour créer et gérer votre site internet. Vous pourrez au sein de la solution concevoir le template, créer tous les contenus nécessaires et le mettre en ligne rapidement sans avoir besoin de passer par un développeur par exemple. C’est au sein de cet outil également que toute la donnée récupérée sera centralisée et actualisée en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus et booster votre communication événementielle ? Téléchargez notre livre blanc sur les plateformes de gestion d’événements !