Comment organiser la convention de début d’année idéale ?

Qui dit nouvelle année, dit nouveaux projets, nouveaux défis et surtout nouveaux objectifs. Pour présenter les missions à venir et les résultats attendus, rien de tel que d’organiser une convention de début d’année. Mais qu’est-ce que c’est ? Qu’attendent les invités de ce type d’événement ? Et surtout, comment organiser une convention qui répond à toutes les demandes ? Nous vous livrons aujourd'hui tous nos petits secrets pour réussir ce type d'événement. 🤫

Qu'est-ce qu'une convention de début d'année 

Une convention de début d’année, parfois connue sous le nom de séminaire managérial, est tout simplement un événement qui est destiné en exclusivité aux membres d’une entreprise. C’est en quelque sorte un séminaire interne dédié aux collaborateurs. L’événement est dans la majorité des cas composé d’une assemblée, puis d’un cocktail ou d’une soirée. Généralement, les collaborateurs des fonctions support rentrent ensuite chez eux tandis que les commerciaux continuent d’échanger en travaillant, grâce à des ateliers ou des mises en situation par exemple.

Pourquoi faire une convention de début d'année ?

Vous ne voyez pas l’intérêt d’organiser ce type d’événement ? Et pourtant, c’est une étape clé dans la vie d’une entreprise. La période est calme et suit l’effervescence des fêtes de fin d’année. De plus, les salariés ont bien besoin d’un peu de motivation pour s'investir de nouveau dans leur travail. 

David Destoc, président du cabinet de conseil et formation en management OasYs Mobilisation affirme que « Les entreprises qui choisissent de faire un séminaire en janvier et février enclenchent plus rapidement la dynamique auprès des équipes managériales ». 

En organisant un événement interne au moment où les motivations de chacun sont au plus bas, vous ravivez l’intérêt de vos collaborateurs. Tout d’abord parce que c’est la possibilité de réunir tout le monde au même moment (particulièrement important pour les grosses entreprises), mais c’est aussi l’occasion de parler chiffres. 

Organiser votre conférence quand les résultats de l’année passée sont prêts est le bon timing. Insistez sur les points positifs et félicitez vos équipes. Mettez en avant les points d’améliorations sur lesquels il faudra porter une attention particulière au cours de l’année en cours. Enfin, profitez-en pour présenter les objectifs à atteindre. L’idéal est de mettre en place des workshops par pôle afin que les équipes puissent statuer sur des objectifs communs.

Passer par ces deux étapes est obligatoire pour organiser une convention de début d’année efficace. Mais si vous vous en tenez uniquement à ça, vous allez droit dans le mur… Pourquoi ? Parce que ce mode de management fonctionnait à merveille il y a 10 ans. Les mentalités ont évolué et les générations Y et Z ont débarqué en mettant un bon coup de pied dans la fourmilière ! Heureusement, des solutions ont rapidement été trouvées pour répondre à ces nouvelles attentes. Maintenant, il faut engager en plus d’informer. Il faut écouter, échanger et par-dessus tout, changer.

Vous l’avez compris, organiser une convention interne en début d’année soulève de nombreux points positifs. Mais comment être sûr de tout mettre en œuvre pour réussir votre événement ?

Comment réussir ce type d'événement 

Bien choisir le lieu de réception

Pour marquer les esprits, il faut miser sur de l’atypique. (D’ailleurs, découvrez juste ici 10 lieux insolites pour votre soirée d’entreprise à Paris !). La totalité de votre entreprise sera présente donc ne négligez pas la taille du lieu. Pensez élégance, confort et modernité. Si vous trouvez un lieu qui remplit ces trois critères, vous avez tiré le gros lot ! Prenez l’exemple du Disney Newport Bay Hotel près du célèbre parc de Mickey. Chic et classe, son centre de convention est particulièrement adapté à ce type d’événement. Dans le même esprit, le Trianon Palace à Versailles a su absorber l’aura du château de Louis XIV et offre un cadre incroyable pour une convention interne.

Voici quelques conseils pour vous aider à trouver le lieu parfait :

• Définissez vos objectifs : tout d'abord, déterminez les objectifs de votre convention de début d'année. Souhaitez-vous organiser une retraite pour renforcer les liens entre les employés ? Ou bien voulez-vous offrir une expérience de formation unique ? Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez chercher un lieu qui répond à ces besoins.

• Considérez le budget : établissez votre budget et cherchez un lieu qui s'adapte à vos ressources. Gardez à l'esprit que les lieux les plus exclusifs peuvent coûter cher, mais ils peuvent également offrir une expérience unique et inoubliable à vos employés.

• Trouvez un lieu qui correspond à votre thème : pour trouver un thème, rien de plus simple. Il suffit de déterminer les objectifs de votre convention et les associer à des mots-clés. Pourquoi pas trouver un slogan qui reste en tête et qui est capable de réunir ? Vous pouvez aussi travailler des thèmes en lien avec l’actualité. La coupe du monde de football a rassemblé vos équipes l’année passée ? Surfez sur ce team spirit en mettant le sport à l’honneur, en l’utilisant pour motiver vos collaborateurs. 
  

Si vous voulez aller encore plus loin, choisissez un thème qui peut être poussé à son maximum. Par exemple, en orientant votre convention autour du thème de l’espace, vous pouvez choisir des mots-clés qui ont une double signification dans votre discours : « booster » ses performances, avancer telle une « fusée »…

Voici un article qui vous aidera à choisir le thème parfait : "8 idées de thèmes pour vos événements professionnels" ! 

Une fois que vous avez un thème pour votre convention de début d'année, cherchez un lieu qui correspond à celui-ci. Par exemple, si vous avez un thème lié à l'environnement, cherchez un lieu écologique ou qui est situé dans un environnement naturel.

• Considérez l'emplacement : l'emplacement est important pour assurer la participation de vos employés. Trouvez un lieu facilement accessible pour tous les membres de l'équipe. Si vous optez pour un lieu éloigné, assurez-vous que le transport est pris en charge et que l'hébergement est disponible sur place.

• Recherchez les installations : cherchez un lieu qui propose des installations qui correspondent à vos besoins. Si vous avez besoin d'une salle de conférence, assurez-vous que le lieu en propose une. Si vous cherchez un lieu pour une retraite, cherchez un lieu qui propose des activités de groupe et des espaces de détente. N'oubliez pas de rendre votre événement hybride ! Certains salariés ne pourront malheureusement pas participer à votre événement mais pourront le suivre à distance. Ainsi, assurez-vous que le lieu dispose d'une bonne capacité de connexion.

Retrouvez toutes nos techniques pour réussir votre événement hybride

• Demandez des recommandations : demandez des recommandations à d'autres entreprises ou à des collègues. Ils peuvent vous recommander un lieu qui a fonctionné pour eux et qui pourrait répondre à vos besoins.

Mettre en place des workshops pour favoriser la cohésion d’équipe

Il faut être capable de stimuler la créativité pour souder vos équipes d’une manière détournée. En proposant cette initiative, vous facilitez les démarches collaboratives et participatives. 

À titre d’exemple, la direction des ventes d’un laboratoire pharmaceutique propose des mises en situation. Les cas sont envoyés en amont et travaillés par les commerciaux. Le jour J, les managers se glissent dans la peau du client et simulent un entretien de vente. En fonction de leur prestation, les commerciaux récoltent des points et c’est ensuite à qui aura proposé la meilleure performance ! Tout cela dans un but constructif et dans une ambiance bienveillante bien sûr. 🙂

Penser à la suite

Comme dans chaque événement, il est important de penser à l’après, tout d’abord pour remercier les participants après la convention et leur envoyer un compte-rendu. C’est aussi le moment de dévoiler la nouvelle politique commerciale par exemple, en distribuant un mémo. 

Mais c’est également essentiel de penser plus loin en mettant en place des techniques permettant de communiquer de manière efficace sur le long terme avec les employés. L’idéal pour y parvenir est de mettre en place une enquête de satisfaction post-événement. Vous pourrez ainsi en apprendre plus sur la qualité du contenu proposé ou le lieu que vous aviez choisi pour l’occasion. Mais avant tout, vous pourrez sonder si le niveau de motivation et de compétences a augmenté à la hauteur de vos espérances.

Vous l’aurez compris, l’organisation d’une convention de début d’année est un point qu’il ne faut pas négliger. Pour réussir votre séminaire managérial, il faut prendre un moment de réflexion avant de foncer tête baissée. Posez les bases de votre événement et déterminez les objectifs et les retombées souhaitées à long terme. En agissant ainsi, vous parviendrez à organiser un événement du tonnerre !