L’EMS comme solution pour l’organisation d’événements virtuels et hybrides

L'événementiel est un secteur qui sait se renouveler. La preuve en est avec l'essor des événements virtuels et hybrides ces dernières années qui représentent de nouvelles opportunités (ne manquez pas de lire notre article à ce sujet). 

Pour les organisateurs événementiels, il a fallu s'adapter pour être capable de répondre aux besoins de leurs clients. Pas de panique ! Pour y parvenir, les Event Management Software sont l'outil idéal pour les aider. 

Leurs avantages sont multiples et permettent de s’adapter avec facilité aux changements. Laissez-nous vous rappeler ce qu’est un bon EMS et surtout, pourquoi est-ce la solution à privilégier pour l’organisation de votre prochain événement, qu’il soit, en présentiel, virtuel ou hybride.

Qu’est-ce qu’un Event Management Software (EMS) ?

Les Event Management Software, plus simplement appelé EMS, mais également connu sous le nom de logiciel de gestion événementielle, sont devenus les meilleurs amis des organisateurs d’événements.

Grâce à de multiples fonctionnalités, l’EMS permet de simplifier l’organisation d’un événement. Que ce soit pour centraliser ses données ou automatiser ses tâches, les logiciels événementiels permettent un gain de temps non négligeable pour les organisateurs.

Un bon EMS doit être un outil facile et rapide à prendre en main et qui peut être utilisé par tous les membres d’une équipe, qu’ils soient internes ou externes. Si vous faites appel à une agence pour vous aider, par exemple, les prestataires extérieurs doivent aussi être capables de prendre en main l’outil. Bien évidemment, il doit proposer des fonctionnalités dont le but est de simplifier la vie de l’organisateur. 

Par exemple, vous pouvez notamment manager vos équipes en assignant des rôles et des tâches à chacun, ce qui simplifie le pilotage de la stratégie. De multiples paramètres sont offerts pour gérer l’inscription des participants, le check-in le jour J ou l’engagement de l’audience au cours de l’événement. Toutes les données recueillies sont précieusement gardées pour être analysées à la fin de l’événement. 

Eventdrive propose ainsi de gagner en productivité en amont de l'événement, mais aussi en aval. Grâce aux données récoltées en temps réel, vous pouvez par exemple gérer l'envoi de questionnaires de satisfaction via l'EMS pour mesurer la satisfaction de vos participants, générer un compte-rendu de l'événement grâce à l'outil de reporting ou encore calculer le ROI grâce à l'outil de budget. 

Tout comme la plupart des EMS, nous nous sommes adaptés à l'évolution des besoins des organisateurs événementiels et des participants. Par exemple, nous avons ajouté des fonctionnalités à l’aide de plugins ou de patchs, et avons développé des fonctionnalités au sein même de notre outil. Notre objectif derrière cela ? Se démarquer des autres plateformes en proposant une solution tout-en-un qui correspond parfaitement aux événement virtuels et hybrides. Mais justement, quels sont leurs avantages ?

Vous vous intéressez de près ou de loin aux événements hybrides ? Téléchargez notre guide ultime sur les événements hybrides.

Les avantages de l’utilisation d’un EMS pour vos événements virtuels et hybrides.

Faire le choix d’organiser un événement virtuel ou hybride est de plus en plus privilégié par les entreprises. Ce choix peut être fait pour respecter des règles sanitaires, ou tout simplement pour des questions de coûts, ce nouveau type d’événements pouvant être moins cher à organiser.

Les EMS demeurent la meilleure solution pour en faciliter l’organisation grâce à de nombreux avantages.

Proposer des événements multi-sessions

En faisant appel à un Event Management Software, il est possible de proposer du multi-session, comme dans un événement en présentiel. Lorsque le participant s’inscrit, il peut accéder à un agenda personnalisé et sélectionner plusieurs sessions auxquelles il voudrait assister. 

Ce genre de fonctionnalité n’existe pas sur un logiciel de visioconférence classique et peut être un vrai bonus pour votre projet ! Cela donne la possibilité d’organiser des événements de plus grande envergure, faire appel à plusieurs intervenants, voire même toucher une audience plus large en proposant différents types de sessions.

Proposer une diffusion en direct

Que votre événement soit 100 % virtuel, ou qu’il ait également une partie en présentiel, les EMS permettent la diffusion en direct. Vous pouvez choisir de transmettre la présentation PowerPoint dont se sert le présentateur pour appuyer ses propos, ou tout simplement filmer sa présentation.

Différentes options s’offrent à vous. La première, qui est aussi la plus simple, est de laisser le speaker utiliser sa webcam et partager son écran. Si vous avez un peu plus de moyen, vous pouvez aussi filmer l’intervenant et utiliser les flux vidéos pour passer de la vidéo aux slides de la présentation pendant la diffusion. Pour plus de facilité, vous pouvez également avoir un speaker qui se charge de parler et une autre personne qui s’occupe de partager son écran pendant la présentation.

Pour être en accord avec votre image de marque, vous pouvez personnaliser l’interface de votre événement virtuel et ainsi assurer une expérience participant parfaite en lien avec l'image de votre marque. L’objectif caché de votre événement est bien de mettre en avant votre marque, non ? Vous ne pouvez pas le faire sur un simple outil de visioconférence.

Besoin de renseignements sur l'organisation d'un événement en ligne ou hybride ?

Parlez avec un de nos experts

Faciliter l’engagement de vos participants

Un point important lorsque l’on organise un événement virtuel ou hybride : maintenir un niveau d'engagement élevé (surtout pour les événements hybrides où vous devrez capter l'attention de deux audiences spécifiques). Grâce aux EMS, vous pouvez mettre en ligne un chat virtuel, tout au long de la présentation pour engager les participants qui participent à distance. 

Vous pouvez ainsi laisser votre présentateur interagir avec le participant à distance, en même temps que ceux qui se trouvent sur place, comme si tout le monde était dans la même salle !

L’organisation d’un événement virtuel ne doit pas nous faire oublier un des éléments clés d’un événement à succès : une audience heureuse. Grâce à la mise en place du chat, vous leur permettez de s’exprimer en temps réel et ainsi poser les questions qu’ils souhaitent en direct. 

En utilisant une plateforme comme Eventdrive, vous pouvez également interagir avec votre audience grâce à différents outils. Vous souhaitez connaître l’avis de votre public sur un sujet ? Lancez un sondage ! Vous voulez apporter une touche ludique à votre événement ? N’hésitez pas à utiliser les nuages de mots pour découvrir l’humeur de vos participants !

La liberté d’expression est un des meilleurs moyen d’engager vos participants et faire de votre événement un succès !

Sécuriser vos données

Les EMS prennent à cœur la protection de vos données et permettent une sécurisation maximale de celles-ci.

Par exemple, l’accès à la conférence virtuelle peut être protégé par un mot de passe. Un code d’accès qui n’est détenu que par les participants à l’événement, qui ont reçu un lien unique pour y accéder !

Certains logiciels de gestion événementielle vont encore plus loin. Parfois, il est nécessaire d’obtenir une autorisation préalable pour installer un logiciel sur son ordinateur professionnel, ce qui n’est pas forcément évident. Chez nous, par exemple, il n’est pas nécessaire de télécharger une application pour accéder à l’événement virtuel. Il suffit de cliquer sur un lien reçu auparavant par email et en 1 clic, vos participants rejoignent la présentation !

Diffuser un replay de votre événement

Même si l’organisation d’un événement virtuel ou hybride facilite l’accès pour un grand nombre de participants, certains peuvent avoir des empêchements et ne peuvent regarder en direct sa diffusion. Votre événement peut également avoir tellement plu que votre audience voudrait avoir la possibilité de le revoir. Cette possibilité est tout à fait possible avec les logiciels de gestion d’événements.

Dès la fin de l’événement, vous pouvez rendre votre événement disponible en replay sur le site consacré à votre événement. Cela peut aussi être l’occasion de contacter vos participants après l’événement, pour leur demander leur ressenti avec une enquête de satisfaction, tout en leur fournissant le lien du replay.

Enfin, en tant qu’organisateur, avoir accès aux images peut également être bénéfique et vous aider à préparer une vidéo qui ne met en avant que les meilleurs moments par exemple.

L’organisation d’un événement, qu’il soit en présentiel, virtuel ou hybride, demande beaucoup de temps, d’efforts et d’énergie. Le rôle d’un logiciel de gestion événementiel est avant tout de vous simplifier la vie. Prenez bien le temps de mettre à plat vos attentes et vous trouverez facilement l’EMS qui répond à tous vos besoins !

Vous organisez prochainement un événement hybride ? Alors ce guide vous est indispensable. Découvrez tous les faux pas à éviter pour faire de votre événement un réel succès ! 👇