Organiser et monter un événement virtuel ou hybride dans un milieu réglementé comme celui de l'industrie pharmaceutique demande une certaine expertise. Tout au long de votre projet, vous devrez penser à la manière dont vous allez atteindre vos objectifs. Pour cela, nous vous proposons 7 étapes clés.
Faites en sorte de ne jamais commettre ces erreurs pendant l'organisation de votre événement hybride !
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1. Définir les objectifs de votre événement
Quel outil allez-vous utiliser ? Pour simuler une salle de réunion, un outil de visioconférence fera l'affaire mais ne sera pas suffisant pour organiser un événement virtuel optimisé. Pour un rendu de qualité, vous aurez besoin d'un outil adapté tel q'une plateforme de gestion d'événements.
Quel message souhaitez-vous transmettre ? Votre message doit être clair et bien défini en amont. Allez-vous parler de nouvelles normes ? D'un lancement de produit ? D'un changement organisationnel ? D'une évolution règlementaire ? D'une uniformisation des pratiques régionales ?
À qui vous adressez-vous ? Il est important d’adapter votre discours et le déroulé de votre événement aux personnes que vous souhaitez atteindre. L’approche sera différente selon la cible : des professionnels de la santé, l'équipe terrain, votre direction, des collaborateurs. Mais aussi selon le type d'événement : conventions, séminaires, réunions régionales, lancement de produits, Advisory Board, congrès, symposium, Team Building...
Qui seront les intervenants ? Sont-ils formés à prendre la parole devant une audience ? Une caméra ? Avez-vous besoin de leur fournir des conseils ou bien répéter l'événement en conditions ?
Partagez-leur le webinaire sur les 7 règles d'or du succès d'un événement en ligne :
Découvrez les clés de la prise de parole en ligne
Combien de participants ? Combien d'intervenants ? Il est important de prendre cette caractéristique en compte afin d'organiser au mieux vos sessions et répartir vos différents workshops.
Déterminez tous vos objectifs avant de vous lancer dans la communication de votre événement, ses performances s'en feront ressentir.
2. Sécuriser votre événement
Lors de vos événements, vous dévoilerez sans doute des informations à caractère confidentiel que vous n'aimeriez pas entre les mains de n'importe qui. C'est pourquoi vous devez vous assurer du niveau de sécurité de l'outil que vous utiliserez.
Après les nombreuses affaires d'intrusions malveillantes sur des logiciels de visioconférence tel que Zoom, la question de la sécurité des données passe en tête de liste pour les Event Managers.
La plateforme Eventdrive est 100 % sécurisée. D'une part, l'accès à votre live s'effectue par un lien sécurisé personnel que les participants reçoivent par email, et d'autre part il n'y a aucun téléchargement nécessaire. De plus, les données audio et vidéo de votre événement sont chiffrées et les serveurs sont hébergés en France en accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
3. Communiquer en amont de votre événement
Avant de construire votre événement virtuel ou hybride, il est important de définir la communication pré et post événement, mais aussi celle pour le Jour-J.
L'erreur commune est de penser que, étant donné l'aspect numérique de l'événement, tout se passe de manière immédiate. Ne faites pas cette erreur ! A l'instar d'un événement physique, la communication en amont de l'événement est d'une part primordiale, et d'autre part, doit prendre place au minimum 15 jours avant celui-ci.
- Le site dédié
Vous commencerez par créer le site web de votre événement, comprenant toutes les informations que vous souhaitez partager. Cela pourra être : une bref introduction, la présentation des intervenants, le formulaire d'inscription, et l'agenda de votre événement. En utilisant Eventdrive, vous pourrez le créer directement depuis la plateforme sans une seule ligne de code.
- Les emails d'invitation
Un élément indispensable : le Save The Date. Pour pouvoir susciter un premier intérêt auprès de vos invités et qu'ils puissent le noter dans leur agenda, c'est le mail à ne pas manque. Il sonne le début de votre communication. Ce premier contact vous servira à introduire votre événement et à les inviter à s'inscrire ou se renseigner en se rendant sur votre site web.
Concernant l'email destiné aux speakers, vous devrez leur donner le lien d'accès à l'événement en tant que présentateur. Vous pourrez également leur donner le programme, notamment les parties où ils interviendront. Comme dit en amont du texte, n'hésitez pas à leur envoyer quelques ressources pour qu'ils puissent être efficaces devant la caméra.
Vos événements seront parfois internationaux. Il faudra prévoir l'ensemble des contraintes relatives à la localité. C'est pourquoi, vous devrez envoyer les bons horaires de connexion à votre événement aux personnes concernée. Dans votre formulaire d'inscription, n'oubliez pas d'ajouter la zone géographique !
- Les emails de relance & rappel
Bien souvent, un email ne sera pas suffisant pour convaincre vos invités à s'inscrire et ceux qui se sont inscrits pourront facilement oublier votre événement par la suite. Pour pallier à cette éventualité, les relances d'invitations sont l'idéal.
Afin que l'événement se cale correctement dans un coin de leur tête, il faudra leur envoyer des rappels réguliers. D'une part, pour que les non-inscrits puissent finalement prendre la décision de s'inscrire, et d'autre part, pour que les inscrits puissent avoir des rappels réguliers qui les motivent à y assister.
Vous pourrez donc envoyer différents emails de rappel :
- Une semaine avant : en mettant en avant un speaker en particulier ainsi qu'un thème abordé ;
- Un jour avant : en insistant sur le fait que l'événement est imminent et qu'il ne faut pas passer à côté ;
- Une heure avant : un imprévu est vite arrivé, alors pour éviter qu'ils aillent au restaurant exactement au moment de votre événement, une piqure de rappel ne sera pas de trop !
- Cinq minutes avant : en leur demandant d'ouvrir la page de votre événement pour qu'ils soient prêt avant le commencement.
Si vous souhaitez réaliser un événement à succès dans l'industrie pharmaceutique, il est important de suivre l'actualité liée aux dernières nouveautés. Jouer sur le FOMO (Fear of Missing Out), c'est-à-dire la peur de manquer quelque chose, pourrait convaincre vos invités de participer à votre événement. Vous pouvez préciser que les informations que vous transmettrez ne seront pas disponibles en rediffusion. Il faudra donc être présent pour le voir !
Pour gagner du temps et optimiser vos tâches, vous pouvez utiliser différents templates événementiels.
4. Adapter le temps des sessions
Pour être sûr de ne pas abuser du temps d'attention disponible de vos participants et de les garder éveillés, vous devrez trouver un juste milieu !
Ne jamais dépasser 60 minutes pour vos plénières sera votre règle d'or. Demander l'attention d'un auditoire, souvent très large, requiert une bonne gestion des temps de parole et des interactions régulières. Un temps de pause d'au moins 5 minutes et de maximum 15 minutes sera obligatoire après une heure.
En ce qui concerne les ateliers et les workshops, pour qu'ils soient encore plus percutants, ils ne devront pas excéder 18 à 20 minutes.
Maîtriser la dimension temporelle de votre événement jouera sur les performances de celui-ci. Parce que les laboratoires pharmaceutiques font preuve d'une précision exemplaire, il est important de réaliser des événement à la hauteur !
5. Articuler les sessions
Faciliter le parcours des participants sera essentiel pour qu'ils puissent suivre au mieux l'évolution de votre événement et se déplacer de manière intuitive.
Après une plénière par exemple, lors de laquelle vous introduisez vos speakers, vos sujets et le déroulement de l'événement, vous souhaitez que vos participants puissent se retrouver sans encombre sur la session suivante. Voici un programme type que vous pourriez suivre pour l'articulation d'un événement dans l'industrie pharmaceutique :
9h-10h : plénière
- Présentation des speakers (5min)
- Introduction du sujet par Mr. Hyde (15min)
- Interactions : Q&A/Quiz/Nuage de mots (5min)
- Ouverture du débat (30 min)
- Interactions : Q&A/Quiz/Nuage de mots (5min)
10h-10h05 : Coffee (e)break
10h05 : Workshops
- Workshop 1 : Supervisé par Dr. House
- Workshop 2 : Supervisé par Pr. Dumbldor
- Workshop 3 : ...
10h30 : Plénière : compte rendu des workshops...
Passer d'une session à une autre peu paraitre effrayant, surtout quand il y en a beaucoup. Dans ce secteur, les événements impliquent souvent l'intervention de nombreux spécialistes dans différents domaines. Cela peut donc représenter une succession de paroles et de sessions importante. Avec une plateforme de gestion d'événement comme Eventdrive, les participants pourront passer d'une session à une autre en un seul clic grâce au bouton « Session suivante » qui apparaitra avant que celle-ci ne commence.
(Photo "session suivante")
Il est fréquent de mettre en place des ateliers après les plénières pour rendre votre événement participatif. Vous pourriez par exemple organiser, lors de workshops, des cas pratiques de situations réelles avec des patients pour partager des bonnes pratiques ou apprendre à gérer un cas de plainte liée à un produit. Si votre événement accueil un grand nombre de participants, l'avantage d'une plateforme de gestion d'événement est de pouvoir organiser plusieurs sessions en simultané. Eventdrive vous permet justement d'accueillir de nombreux participants sans perte de performance.
6. Impliquer et engager vos participants
La meilleure façon pour marquer les esprits de vos participants afin qu'ils gardent une bonne image de celui-ci et qu'ils retiennent vos informations est de les impliquer. Pour cela, un mot d'ordre : interactivité.
Lors de vos plénières, ils est primordial de ne pas laisser le flot de parole endormir vos participants et de relancer les interactions toutes les 2 à 3 minutes. Comme nous l'avons dit plus haut, vous devez vous assurer que vos intervenants seront efficaces devant une caméra. Si ce n'est pas le cas, découvrez comment les préparer en amont.
Pour relancer les interactions, vous pouvez le faire en posant une simple question à l'audience, en créant un échange entre intervenants ou encore en utilisant les fonctions interactives de la plateforme que vous utilisez.
Il existe des moyens de booster vos interactivités. Vous pourrez par exemple lancer des nuages de mots pour savoir ce que vos participants pensent d'un sujet ou une question en particulier en temps réel, ou encore des quizz pour les tester sur ce qu'ils ont retenu. Après vos workshops, vous pourrez organiser des tables rondes pour permettre aux speakers de répondre à l'ensemble des questions posées grâce à la fonction Question & Réponse lors d'une plénière finale (que vous pouvez utiliser dans vos sessions workshop également).
7. Récolter les avis et analyser les performances
Vous voudrez avoir un retour sur la qualité et l'appréciation générale de l'événement que vous avez organisé, et c'est normal. Cela vous servira à améliorer vos prochains événements et à les rendre encore plus performants.
Pour ce faire, n'hésitez pas à diffuser, en fin d'événement ou en fin de chaque session, une petite enquête de satisfaction pour savoir ce qu'en ont pensé vos participants.
Pour étudier les performances propres à votre événement, vous devrez évaluer les KPIs de votre événement. Ils ne sont pas encore évident pour les événements virtuels et hybrides, mais nous les avons déterminés pour vous.
Vous avez désormais la bonne formule pour créer des événements pharmaceutiques virtuels ou hybrides à la fois efficaces et sans effet secondaire 💊😉 pour vos collaborateurs ainsi que les professionnels de la santé !
Consultez notre guide ultime pour en savoir plus sur l'organisation d'un événement hybride. Vous y trouverez :
🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement
📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance
🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé
💬 Les témoignages d'experts
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