Événement en ligne : comment s’assurer que les invités viendront ?

Charles Darwin a dit « Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux au changement. » On peut dire que le secteur de l’événementiel a su réagir face à la crise sanitaire qui a frappé le monde. 

Même s’ils se sont beaucoup démocratisés au cours des derniers mois, les événements en ligne peuvent rebuter certains participants et surtout ceux qui sont habitués à se rendre sur place. Alors, comment s’assurer que vos invités se connecteront pour assister à votre événement virtuel ? 

On ne peut répondre à cette question, mais on peut vous aider à mettre toutes les chances de votre côté en vous présentant les points à ne pas négliger et notamment, vous donner des conseils pour maximiser le nombre de présents. Vous êtes prêts ? C’est parti !

Comment convaincre les participants d’assister à votre événement en ligne ?

Le premier point important est de communiquer à vos invités les différents moyens que vous avez mis en place pour vous adapter au nouveau format. Il est important qu’ils comprennent qu’un événement virtuel, même s’il utilise les mêmes fondations qu’un événement physique, ne se déroulera pas de la même manière.

Mettre en avant le côté interactif

On le sait, depuis la crise, la crainte principale des personnes qui font du télétravail est de perdre le contact qu’ils peuvent avoir avec leurs collègues. C’est toujours facile de se lever pour aller poser une question à un voisin de bureau quand on a une interrogation. 

Pour les événements, c’est la même chose. Quand on est sur place et qu’on a une question à poser, il est très facile de lever la main. En virtuel, c’est beaucoup plus compliqué. En tout cas, c’est ce que la plupart des gens pensent !

C’est pour cette raison qu’il est essentiel de mettre en avant que votre événement virtuel sera très interactif. Vos invités pourront facilement interpeller les conférenciers ou échanger des idées avec d’autres participants.

Avec Eventdrive, un chat virtuel est accessible en tout temps, par les participants comme par les organisateurs qui peuvent réagir en quelques secondes seulement si une question est posée ! Mais vous pouvez également mettre en avant des nuages de mots ou encore proposer un quizz à vos participants.

Privilégier les formats courts

Souvent, ce qui fait peur aux participants d’un événement en ligne, c’est de s’ennuyer. Il est vrai que rester des heures devant son écran d’ordinateur ou sa tablette peut en rebuter plus d’un.

Lorsque l’on organise un événement en ligne, il faut donc privilégier de multiples courtes sessions, plutôt qu’une seule qui va être très longue. Si votre événement se passe sur plusieurs jours, il est recommandé de proposer vos différentes sessions d’une durée maximum de 1h. 

En agissant ainsi, vos participants resteront concentrés bien plus longtemps et seront également beaucoup plus participatifs tout au long de la séance !

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Faire des pauses régulières

Que votre événement soit en présentiel ou virtuel, il est recommandé de faire des pauses pour apporter un peu de dynamisme à l’ensemble.

Mais si vous choisissez de faire un événement 100 % en ligne, nous vous recommandons de faire une courte pause de 10 minutes toutes les heures. 

Vos invités pourront ainsi aller chercher un verre d’eau, se dégourdir des jambes ou aller prendre l’air rapidement sur leur balcon. En revenant, ils seront encore plus réceptifs au message que votre intervenant communiquera.

N’oubliez pas de bien mettre en avant les horaires des breaks, en plus de les avoir mis sur l’agenda de votre événement, tout au long de l’événement pour que vos invités sachent précisément quand auront lieu les temps de pause.

Ne pas oublier de rappeler l’événement à vos invités

Il est possible que certains de vos invités n’assistent pas à votre événement, non pas parce qu’ils n’en avaient pas envie, mais tout simplement parce qu’ils l’ont oublié !

Pour éviter ce genre de problème, nous préconisons ainsi d’ajouter un fichier .ics à votre email de confirmation d’inscription. Eventdrive vous permet de le faire en un clic. Vous pouvez également mettre en place différentes solutions de rappels pour vos invités. La plus classique, mais probablement la plus efficace, est bien évidemment l’utilisation de campagnes d’emailings. N’hésitez pas à programmer l’envoi d’email de rappel une semaine avant l’événement, la veille et même 1h avant ! De plus, vous pourriez convaincre des indécis en dernière minute.

Si vous avez créé une application pour votre événement, vous pouvez également envoyer des notifications juste avant l'événement, que vos invités recevront directement sur leur smartphone.

S’assurer que vos participants vont assister à votre événement en ligne peut être difficile. En effet, les tentations sont beaucoup plus grandes quand on est chez soi ! En plus de bien mettre en avant votre programme et la qualité de vos interventions, n’oubliez pas de montrer à vos invités que votre événement sera adapté au format en ligne. Et pour être sûr qu’ils participent, mettez bien en avant les points forts de l’événement virtuel et tout ce qu’ils en retireront. Avec ça, votre audience se battra pour assister à l’événement, c’est certain !