L’impact des variants sur les événements physiques et hybrides

Juste au moment où nous pensions que nous étions de retour à la « normale », nous sommes frappés par une nouvelle mutation qui se propage plus rapidement qu'un incendie de forêt en Californie. Auparavant, les organisateurs d’événements devaient apprendre en peu de temps, à créer des événements virtuels, puis concevoir des événements hybrides, pour enfin repasser au format en présentiel… Mais aujourd’hui, les event managers sont confrontés à une autre difficulté. En effet, les variants Delta et Omicron sont venus une nouvelle fois bouleverser le secteur Événementiel. Mais, cette fois, nous sommes prêts, enfin la plupart d'entre nous. Si vous ne l'êtes pas, il y a encore de l'espoir ! 🤞

Comment les event managers peuvent-ils sauver leurs événements physiques et hybrides ?

Lorsque la COVID-19 a fait son apparition, les organisateurs d'événements du monde entier sont devenus des mandragores sans pot criant pour leur vie. Quelques chanceux ont rapidement opté pour des événements virtuels, tandis qu’une grande partie a immédiatement reporté ou annulé des événements qui n'auraient pas dû l’être. Tout ça pour basculer par la suite vers des événements en ligne. 

Certains privilégiés qui n'ont pas pris la peine d'embrasser la technologie événementielle, ont mis en place des licenciements ou du chômage partiel pour les plus chanceux. Au contraire, ceux qui ont rapidement pivoté en virtuel ont pu réaliser deux prouesses en plus de maintenir leurs événements : 

1) Se rendre irremplaçables gardant ainsi leurs emplois

2) Solidifier l'importance des événements au sein de leurs entreprises.

Revenir au plan B

Il devrait être normal de toujours avoir un plan de secours. En ce qui concerne l'apocalypse COVID, personne n'était préparé à une pandémie de santé mondiale. Heureusement, nous avons maintenant appris de nos erreurs. Nous savons comment négocier des politiques d'annulation plus clémentes avec nos fournisseurs. Nous savons gérer la communication de crise pour les participants internes, mais aussi externes, et nous savons comment transformer nos événements physiques en événements hybrides ou virtuels dans la mesure du possible.

Votre Plan B est essentiel au succès de votre événement ! Si nous sommes frappés par une nouvelle vague, ne vous en faites pas ! Discutez avec vos équipes, vérifiez si votre lieu (ou les directives de l'entreprise) a une capacité limitée en raison de restrictions sanitaires. S’il vous permet néanmoins d'offrir à certains invités la possibilité de participer physiquement, faites pivoter votre événement vers un format hybride. Si la présence physique d'invités n'est plus une option, organisez un événement 100 % virtuel. Enfin, il ne vous restera plus qu'à informer vos participants de votre nouveau format d'événement.

Anticipez vos prochains événements hybrides ! Consultez notre guide ultime pour maîtriser leur organisation de A à Z. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

 💬 Les témoignages d'experts 

Tirez parti de votre logiciel de gestion d'événements (EMS) pour organiser vos événements hybrides et physiques

Maintenant que le plan B a été activé, il suffit de le mettre en place. Mais comment ? Si vous utilisez une plate-forme de gestion d'événements capable de gérer des événements virtuels, hybrides et en présentiel, les prochaines étapes seront très simples. Si vous n'avez pas encore investi dans un EMS, ne vous inquiétez pas, il est encore temps.

L'avantage d'un EMS comme Eventdrive est que vous pouvez basculer rapidement et facilement vers un format virtuel ou hybride.

Mettez à jour les informations relatives à votre événement

Changer le format de votre événement peut avoir un impact sur les sessions et les activités planifiées. Cette photo de groupe que vous aviez prévu de prendre à 16 h 30 n'est plus possible. Cependant, pour la plupart, vos séances plénières et en petits groupes peuvent devenir virtuelles. Vous devrez peut-être modifier certaines activités, mais vos plans pour engager vos participants avec des sondages en direct comme des nuages ​​de mots, des quiz... sont toujours possibles.

Comme mentionné ci-dessus, il est simple d’attribuer un flux en direct pour n'importe quelle session avec votre EMS. Après avoir choisi les sessions à conserver et celles qui devront attendre, il vous suffit d'activer l'option de diffusion en direct. Si votre événement a déjà été conçu dans un format hybride, cela a probablement été fait pour une grande partie de vos sessions. Dans ce cas, vous aurez besoin d'activer que les sessions disponibles pour vos participants en présentiel. Pour les événements physiques, vous devrez activer une diffusion en direct dans vos sessions. Avec un EMS, ou du moins si vous utilisez Eventdrive, cela se fait littéralement en un clic.

Mettez à jour vos inscriptions participants

Si vous avez opté pour un événement hybride avec une taille d'audience réduite sur place, vous aurez besoin de savoir quels participants seront désormais présents en ligne et lesquels seront en présentiel.

Vous pouvez toujours choisir qui sera retenu ou non ou laisser vos participants choisir par eux-mêmes. Dans les deux cas, tirez parti de votre EMS pour gérer l'inscription de vos participants. S’ils n'ont pas le choix, vous devrez simplement les regrouper en deux groupes : Virtuel et Physique. Si vous les laissez choisir, vous devrez à nouveau rationaliser l'inscription à votre événement. Pas d'inquiétude, vous pouvez simplement dupliquer vos formulaires d'inscription originaux et ajouter un nouveau champ avec les options disponibles.

Informez vos participants

Si vous avez choisi de basculer vers un format 100 % virtuel, il vous suffit d'informer vos participants que l'événement se déroulera désormais virtuellement et qu'ils pourront mettre à jour leur inscription. Comme ils auront toujours la possibilité d'annuler leur participation, vous aurez certainement envie d'exploiter vos meilleures compétences en marketing par e-mail événementiel.

Créez ensuite un nouvel e-mail pour les informer du format qui leur est disponible. Si vos invités sont séparés en groupes, vous aurez besoin d'un e-mail et d'un formulaire d'inscription par groupe. Sachez que certains invités qui ont précédemment confirmé leur participation physique peuvent désormais souhaiter participer en ligne. Faites-leur savoir qu'il s'agit d'une option, ce sera bénéfique pour votre taux d'attrition et cela vous permettra d'atteindre les objectifs de votre événement.

Adaptez votre expérience participants

L'expérience des participants est toujours au cœur de la conception de l'événement. La partie la plus évidente de l'expérience du participant est l'image de marque. Votre événement représente votre entreprise, mais également votre équipe événementielle ainsi que vous-même. Les événements font partie de la communication d'entreprise. Ainsi, lorsque nous pensons à celle-ci, nous pensons aux couleurs, aux polices, aux logos de l'entreprise… Tout est une question de marque. 

Évitez d'utiliser une solution de visioconférence pour vos événements en ligne. Ces solutions sont mal adaptées aux événements d'entreprise et n'offrent pas les moyens de personnaliser votre événement virtuel. Vous êtes sur LEUR interface et non sur la vôtre. Avec Eventdrive Live, vous pouvez personnaliser l'ensemble de votre événement, de votre site Web événementiel à votre espace événementiel virtuel.

L'agenda de votre événement fait partie intégrante de votre expérience participant. Le contenu est essentiel, mais garder l'attention de votre public est de la plus haute importance si vous voulez vous assurer qu’ils le mémorisent. Pensez à la durée de votre événement. Les longues sessions doivent être réduites. Plus c'est court, mieux c'est. Éliminez tout le gras et faites en sorte que vos speakers aillent droit au but pour engager vos participants lors de votre événement virtuel ou hybride.

Les applications événementielles sont devenues omniprésentes dans le monde des événements d'entreprise. Les participants comptent sur elles pour consulter leurs agendas personnels, interagir avec d'autres invités, conférenciers, sponsors et exposants. Ils ont également l'habitude d'utiliser les applications événementielles pour interagir via des sondages en direct, des questions-réponses, des quiz et des nuages ​​de mots. L'avantage d'une plateforme événementielle virtuelle et hybride est que ces services interactifs sont également disponibles dans votre espace événementiel virtuel et servent à engager vos participants, qu'ils soient en ligne ou sur place. Vous pouvez programmer vos services d'engagement sur la même plate-forme pour les deux types de publics, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent, car vous n'avez pas à investir dans plusieurs outils. Si vous n'utilisez aucune solution pour gérer vos événements virtuels, hybrides et physiques, ce dernier argument est le moyen idéal pour convaincre votre patron que votre équipe a besoin d'un EMS.

Les événements en ligne sont, pour la plupart, bénéfiques pour toutes les entreprises. Cependant, les événements virtuels présentent quelques inconvénients. S'assurer que vos invités assisteront à votre événement en ligne n'est pas une mince affaire et il y a aussi le problème des distractions. Lorsque vous assistez à un événement à distance, il est beaucoup plus facile de prendre un appel entrant, naviguer sur le Web, vous déconnecter ou pire, vous endormir. Surtout si votre speaker ne sait pas comment engagez vos participants dès le début. Opter pour une plateforme de gestion d'événements virtuels et hybrides signifie que vous pouvez créer votre espace événementiel en ligne personnalisé où vos participants ne sont pas seulement immergés dans votre marque, mais dans votre événement. Des plates-formes avec un Le bouton « Next Session » intégré, à la Netflix, aide à garder vos participants captivés, grâce à lui, votre événement se déroulera sans heurts, à temps et surtout réduira le taux de no-show lors de vos sessions en petit groupe.  

Informez vos prestataires

Lorsque le format de votre événement change, la taille de votre public change aussi. En cas de changement dû à une pandémie mondiale, vous pourriez vous retrouver avec plus d'inscriptions qu'auparavant sur la version en ligne de votre événement. Changer la conception de votre événement a un impact sur la logistique de celui-ci. Vous devrez informer vos prestataires et autres partenaires de ces changements le plus tôt possible pour éviter un impact sur votre budget et surtout sur l'environnement. Ce serait dommage que toute cette nourriture soit gaspillée.

Voici quelques éléments qui pourraient potentiellement être affectés lorsque vous changez de format d'événement. 

Adaptez vos goodies

Si vous avez conçu deux expériences de participant différentes pour ceux en présentiel et en ligne, vous avez probablement deux types de goodies différents. Dans tous les cas, vous devrez ajuster les quantités de vos cadeaux. 

Gérez votre lieu

Celui-ci est évident, mais parfois les choses évidentes sont oubliées. Réduire la taille de vos participants sur place ou annuler votre événement physique signifie que vous devez informer votre prestataire. Ceci est particulièrement important si votre lieu comprend également de la nourriture, des boissons et que le prix s’élève au coût par personne. Vos prestataires devront savoir si vous avez encore besoin de toutes ces salles de conférence pour vos sessions en petits groupes. Dans ce cas, peut-être que l'auditorium de taille moyenne pourrait être finalement utilisé à la place du grand ?

Prévenez votre traiteur

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, il serait dommage de gaspiller de la nourriture et de devoir jeter ces hors-d'œuvre de fantaisie. Heureusement, vous avez mis à jour l'inscription de vos participants comme un pro grâce à votre EMS permettant un décompte facile et vous connaissez leurs restrictions alimentaires grâce à votre formulaire d'inscription parfait. Informez votre traiteur du nombre de participants mis à jour et s'il doit y avoir un changement de menu. Avec Eventdrive, vous êtes non seulement en mesure de centraliser toutes ces informations pour vous aider à optimiser la logistique de votre événement, mais vous êtes également en mesure de respecter les exigences du RGPD sur les données sensibles. En effet, les restrictions alimentaires, sont par exemple traitées différemment et effacées 24 heures après votre un événement.

Préparez votre équipe informatique

Si vous passez au virtuel ou à l'hybride, assurez-vous que les aspects techniques de votre événement soient réglés avec l'informatique. Si plusieurs invités participent depuis le même bureau, cela pourrait éventuellement saturer l'Internet de votre entreprise. Vous devrez également vous assurer que votre équipement sur site soit suffisamment robuste pour diffuser votre événement en direct. Il serait dommage qu'Internet plante au milieu de la session de votre PDG sur le développement stratégique. Testez votre connexion Internet sur www.speedtest.net et incitez vos speakers et modérateurs à tester leur matériel en amont.

Ne laissez pas ces variantes gâcher vos événements physiques et hybrides. Activez votre Plan B, tirez parti de votre EMS, adaptez votre expérience participant, informez vos prestataires et continuez à créer des moments mémorables pour vos participants.

Vous organisez prochainement un événement hybride ? Alors ce guide vous est indispensable. Découvrez tous les faux pas à éviter pour faire de votre événement un réel succès ! 👇

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