Vous attendez de nombreux participants à votre prochain événement ? Mais vous ne savez pas comment gérer les inscriptions ? Pas de panique : Eventdrive a la solution pour vous. L’organisation d’un événement passe en effet par plusieurs étapes et la gestion des inscriptions de vos invités est un moment crucial.
Comment être sûr d’avoir choisi la méthode la plus adaptée, et surtout, la plus efficace ? Quelles sont les différentes options qui s’offrent à vous ? Voilà un éventail de questions que vous vous posez sûrement. Eventdrive vous donne les meilleures solutions pour gérer les inscriptions à votre événement.
Ce que l'on attend d'un système d'inscription événementiel
Il existe différentes manières de gérer les inscriptions à un événement. Mais quelle que soit la méthode choisie à la fin, il est essentiel que celle-ci réponde à certains critères :
Simple d’utilisation : si vous avez besoin d’un temps infini pour prendre en main l’outil, c’est que celui-ci n’est pas adapté à la situation. La solution que vous choisissez doit être facile à utiliser, autant pour vous que pour vos invités. Gardez en tête que l’objectif reste de gagner du temps. Si vous en perdez en essayant de comprendre le fonctionnement, c’est que cet outil ne correspond pas à vos besoins. De plus la simplicité d’utilisation permettra un accès plus rapide à l’information relative aux participants et à leur inscription.
Automatique : imaginez-vous devoir entrer toutes les informations de contacts de vos 1000 et quelques participants à la main ? En choisissant un système d’inscription automatique, vous gagnerez un temps fou. Des rapports doivent pouvoir se créer automatiquement et vous permettre de mettre en avant rapidement les informations dont vous avez besoin. Ces rapports ou listes de participants doivent pouvoir être exportés dans différents formats, et notamment au format Excel (XLS/XLSX). Ils doivent inclure l’ensemble des informations nécessaires à gérer vos participants sur site, en particulier les données renseignées dans le formulaire d’inscription.
Flexible : le système que vous choisirez doit pouvoir s’adapter à vos besoins. Vous devez faire la distinction entre le statut de vos invités (professionnel, amateur…) ou indiquer des options particulières ? Vous devez pouvoir gérer des groupes de participants. Vous souhaitez personnaliser l’inscription pour qu’elle reflète votre image de marque ? Votre logiciel doit pouvoir le faire et vous offrir une grande amplitude en matière de personnalisation.
Les différentes solutions pour gérer les inscriptions à un événement
Au fil des années, nous avons vu nos clients utiliser différentes méthodes pour gérer les inscriptions à leurs événements… pour finalement en arriver à la même conclusion. Il n’existe pas de méthode idéale, mais seulement un système adapté aux besoins de chacun. Laissez-nous vous les présenter !
La méthode traditionnelle : le RSVP
Si votre événement n’est pas très grand ou que votre cible est une adepte des méthodes traditionnelles, vous pouvez choisir d’envoyer une invitation papier avec un formulaire à renvoyer par courrier postal. Vous pouvez également choisir la méthode moderne en faisant un envoi en ligne avec réponse par email retour. Avec cette méthode, pas de difficultés de mise en place. En revanche, le problème avec cette solution, c’est que vous aurez à saisir manuellement toutes les réponses que vous obtiendrez sur un document séparé, en ligne ou sur papier selon vos préférences. Le temps de gestion après avoir reçu les réponses est donc un plus long.
Formulaire en ligne
Autre solution, vous pouvez faire le choix d’un formulaire d’inscription à insérer sur un site internet. Avec cette option, les réponses que vous recevrez seront déjà saisies en ligne. Cependant, vous aurez probablement les copier-coller dans un document Excel si ce formulaire d’inscription est relié à une adresse mail. Cette méthode est un peu plus automatisée, car des champs de réponse ont été définis à l’origine et réutilisés pour chaque invité. Vous pourriez même avoir la possibilité de faire des exports en gros. Toutefois, si vous devez effectuer des modifications par la suite, vous devrez les faire manuellement.
Inscription en ligne
Enfin, on arrive à l’inscription en ligne sur un site dédié à l’événement. Avec cette solution, toutes les inscriptions sont automatiquement envoyées dans un logiciel de gestion qui va classer vos inscriptions en fonction de critères que vous aurez au préalables établis. Si des modifications sont effectuées aux inscriptions, les exports ou rapports se mettent automatiquement à jour. De même, les possibilités de personnalisation sont presque infinies. Et justement, saviez-vous qu’Eventdrive propose un service de gestion des inscriptions qui pourrait parfaitement répondre à vos besoins ?
Les avantages de l'inscription en ligne chez Eventdrive
Vous l’avez compris, l’inscription en ligne est la méthode la plus efficace pour gérer vos inscriptions. Déjà, parce qu’elle répond aux trois critères dont nous parlions au début de cet article, mais pas seulement !
En plus de faciliter la gestion de votre événement, l’inscription en ligne permet de créer une identité digitale à l’image de votre entreprise. Comment ? Grâce aux multiples options de personnalisation dans l’interface de création ! Avec Eventdrive, vous pouvez notamment créer un site internet dédié à votre événement et même développer une application mobile en 2 ou 3 clics seulement.
Vous souhaitez que vos invités s’inscrivent à des sessions qui auront lieu pendant votre événement ou qu’ils renseignent s’ils sont végétariens ? Tout est possible ! De plus, avec Eventdrive, les données sensibles concernant vos participants (restrictions alimentaires, taille de t-shirt…) seront automatiquement supprimées 24 heures après votre événement. Vous respecterez pleinement le RGPD !
Le choix de l’option en ligne vous permet également de personnaliser votre formulaire d’inscription en ajoutant ou supprimant des éléments. Vous pouvez choisir de segmenter vos participants en fonction de leurs réponses ou envoyer des emails de relance automatiquement. D’ailleurs, en choisissant une formule tout-en-un comme Eventdrive pour gérer vos inscriptions, vous pourrez en faire un véritable canal de communications avec vos invités. Vous pourrez notamment l’utiliser pour envoyer des mises à jour ou des notifications push le jour J pour les informer de tout changement.
Vous n'êtes pas encore très à l'aise avec les notifications push ? Découvrez tout ce qu'il y a à savoir sur cette fonctionnalité dans la vidéo ci-dessous ! 👇
Un outil de gestion des inscriptions en ligne a également l’avantage de fournir des statistiques en temps réel. Vous souhaitez savoir à quel moment vos invités ont le plus ouvert votre email ? À quelle tranche d’âge ils appartiennent ? Ou encore s’ils sont situés à proximité du lieu de votre événement ? Bref, peu importe la donnée dont vous avez besoin, un outil de gestion en ligne saura vous la donner.
Autre point important avec Eventdrive, vous pourrez bénéficier d’un support technique disponible 24h/24 pour répondre à vos questions ou vous aider à résoudre d’éventuels problèmes.
Vous l’avez compris, les options pour gérer les inscriptions à un événement sont multiples. Selon la taille de votre événement, un simple tableur Excel suffira peut-être. Si vous vous adressez à une audience plus âgée que vous savez plus classique, le RSVP sera sûrement à privilégier. Dans tous les autres cas, nous vous suggérons les inscriptions en ligne, qui vous feront gagner un temps fou et simplifieront votre organisation. Et comme on dit, le temps, c’est de l’argent ! 💰
