Les événements virtuels sont de plus en plus à la mode. D'ailleurs, sur le papier, l’organisation d’un événement virtuel semble plus simple que celle d’un événement physique. Et pourtant, les risques d’échec sont bien plus élevés ! Pourquoi ? Car vous avez moins de contrôle sur votre audience et il est beaucoup plus difficile de capter leur attention à distance ! Mais rassurez-vous, chez Eventdrive, on a mis au point plusieurs outils pour vous aider à organiser un événement virtuel au top, en misant sur l'amélioration de l’expérience participant. Prêt à découvrir ce qu’on vous a concocté ? C'est parti !
Quels moyens pour booster l’expérience participant ?
1. L’Event Marketing : communiquer efficacement
Il est important de bien maîtriser l'expérience participant dès le début du processus, au moment d’inviter vos futurs participants. Et croyez-nous, savoir gérer les invitations à un événement est un vrai art. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer une batch d’email, sans personnalisation et espérer atteindre un taux de participation de 90%. En mettant en place une véritable stratégie d’Event Marketing, vous pouvez devenir un maître de la communication.
Pour y parvenir, il faut vous assurer de personnaliser l’email d’invitation en proposant à vos invités de s’inscrire en ligne, sur le site événementiel que vous aurez conçu. Sur ce site, vos invités doivent avoir la possibilité de choisir les sessions auxquelles ils souhaitent s’inscrire. Une fois que c’est fait, un email automatique confirmant l’inscription doit être envoyé à vos participants.
Afin de maintenir un taux de participation élevé le jour J, n'oubliez pas d’envoyer des relances. Soit pour vous assurez que vos invités se sont bien inscrits, soit pour rappeler le jour et l’heure de votre événement. Une bonne stratégie est d’envoyer une relance 1 jour avant l’événement puis une heure avant et enfin un rappel quelques minutes avant, sous forme de notification push sur mobile.
2. L’Event Experience : rendre votre événement virtuel interactif
La plus grosse crainte d’un organisateur lors d’un événement virtuel est que les participants s’ennuient. Pour éviter cet écueil, il est important de savoir rendre son événement interactif !
Pour atteindre votre objectif, différentes possibilités s’offrent à vous. Si vous souhaitez ajouter une touche ludique, vous pouvez mettre en place un quiz. Si vous programmez celui-ci à la fin de la session, vous pouvez en profiter pour tester l’écoute de vos participants et voir s'ils ont été attentifs au contenu que vous venez de présenter.
L’utilisation des sondages est un moyen interactif direct et très efficace pour engager votre auditoire. En utilisant Eventdrive, vos graphiques se forment en temps réel au fur et à mesure que les répondants envoient leurs réponses. Vous pouvez également utiliser le nuage de mot, certes beaucoup utilisé, mais qui fait toujours son petit effet !
Pour une session encore plus participative, nous vous conseillons de mettre en place un moment dédié aux questions et réponses en direct. Donner la parole à votre audience de cette manière est souvent très apprécié !
Mais n’oubliez pas le principal : les interactions entre les participants ! Avec Eventdrive, vous pouvez activer un chat virtuel qui permet aux participants d’échanger entre eux, mais également avec les intervenants. Et pour la petite touche fun, il est aussi possible d’envoyer des gifs !
3. Event live : place au direct
Ce qui fait un bon événement virtuel, c’est une transmission en direct efficace. En choisissant Eventdrive pour votre événement virtuel, tout se passe sur la même plateforme. En agissant ainsi, vos participants sont immergés dans un événement corporate, aux couleurs de votre marque.
Une des caractéristiques fortement appréciées est la possibilité de faire du multisessions en un seul clic ! Avec notre outil, il est très facile de naviguer d’une session à une autre. De plus, lorsqu’une session se termine, un bouton apparaît et permet d’accéder directement à la session suivante. On limite ainsi le taux de sortie !
(Insérer GIF next session)
3 points auxquels faire attention pendant votre événement virtuel
Adapter le contenu
Présenter un sujet lors d’un événement virtuel ne peut pas se faire de la même manière que lors d’un événement physique.
Il est important de proposer un événement immersif dès que vos participants se connectent. Idéalement, choisissez les couleurs de votre marque pour éviter qu’ils ne soient perdus. Mais l’objectif est que vos invités se sentent à l’aise et que leur intérêt soit suscité avant même que l'événement ne commence.
Pensez également à rendre votre présentation plus dynamique. Pour y parvenir, vous pouvez notamment insérer des vidéos. Elles permettent d’illustrer vos idées sous une autre forme et ont tendance à bien capter l’attention. Le bonus, c’est que cela permettra de couper la monotonie d’une présentation. Mais bien évidemment, toute forme de divertissement est la bienvenue pour séduire votre audience !
Proposer un format plus court
Rester de longues heures derrière un écran pour assister à un événement virtuel peut être ennuyeux, en plus d’être fatigant, même si le sujet est passionnant. C’est pour cette raison qu’il vaut mieux proposer un format plus court. Préférez 2 séances d’1h30 au lieu d’une seule de 3h ! Best Practice : une pause de 10 minutes pour une heure de session.
Aussi, n’oubliez pas d’instaurer des pauses régulières qui permettront à vos participants de prendre l’air et revenir encore plus concentré sur votre présentation.
Rendre la présentation lisible sur un écran
Dernier point qui peut vous paraître évident, mais qui pourtant peut être délaissé. Pensez à adapter votre support aux écrans. Réduisez la quantité de texte sur chaque slide, utilisez une taille de police assez grande (24pt minimum) et pensez aux contrastes des couleurs ! Il est vrai qu’écrire en blanc sur un fond bleu donne un aspect très moderne à votre présentation, mais ce n’est pas forcément très lisible pour votre audience.
Vous l’avez compris, pour réussir votre événement virtuel, il est très important de mettre vos participants au cœur de l’événement. Différentes possibilités s’offrent à vous pour y parvenir c'est certain. Mais, n’oubliez pas qu’en choisissant Eventdrive, tout est disponible sur une seule et unique plateforme. Vous gagnez ainsi en temps et en productivité, pour un rendu final qui laissera vos invités sans voix !
