Chose promise, chose due. Aujourd’hui, nous vous donnons quelques clés pour une soirée d’entreprise réussie. Et parce qu'il n’est pas toujours évident de créer le mail d’invitation parfait, nous vous proposons de recevoir un modèle directement dans votre boîte mail !
Revenons aux fondamentaux. Qu’est-ce qu’une soirée d’entreprise ? Il s’agit d’un événement festif et fédérateur qui vise plusieurs objectifs. Elle permet de rapprocher les membres d'une équipe, mais elle aide aussi les différents services à se découvrir et mieux se connaître. Cerise sur le gâteau 🍒 : la soirée d'entreprise peut être un excellent moyen pour mettre en avant les valeurs de votre entreprise. L'enjeu est important car les salariés sont les premiers ambassadeurs de votre société ! C’est pour cela que vous devrez tout faire pour assurer leur présence. Pour ce faire, l'élément le plus important est évidemment le mail d'invitation !
Invitez vos collaborateurs
Faites une bonne première impression ! Pour cela plusieurs techniques sont possibles :
- Vous pouvez commencer par créer un site d'inscription à votre image. Le site permettra d'apporter une touche d'originalité et de professionnalisme à la phase d'invitation. Indiquez-y le lieu, la date et l'heure de votre soirée. Expliquez également en quelques mots l'objectif de ce rassemblement, intégrez l'agenda de votre événement et présentez vos speakers. En utilisant une plateforme de gestion d'événements, vous pourrez brander votre site de A à Z en y ajoutant vos couleurs, votre logo, vos images, etc.
- Concevez un formulaire d'inscription sur mesure ! Demandez à vos invités de remplir toutes les informations que vous souhaitez. De plus, vous pourrez leur permettre de s'exprimer en incluant des cases à cocher. Demandez-leur par exemple ce qu'ils attendent de cette soirée ? Apprenez à mieux les connaitre et perfectionnez votre événement en fonction des réponses obtenues. Attention ! Toutes vos démarches concernant la collecte de données doivent impérativement respecter le RGPD.
Par exemple, chez Eventdrive, les invités donnent préalablement leur accord pour la collecte des données. De plus les données sensibles (restrictions alimentaires, taille de t-shirt…) sont automatiquement supprimées 24 heures après l'événement.
Une fois votre site événementiel et votre formulaire au point, vous pourrez commencer à rédiger le mail d'invitation tant attendu ! ✨
Une invitation sans pression
Comme dit auparavant, la présence de vos collaborateurs est indispensable. Cependant, dans certains cas, leur participation n'est pas obligatoire. Dans ce cas, les invités ne doivent pas se sentir obligés de se rendre à votre événement. Votre soirée d'entreprise doit donner envie sans que vos invités la perçoivent comme des heures de travail supplémentaires. De ce fait, réfléchissez bien avant de déterminer votre liste d'invités et informez-les du caractère non obligatoire de ce rendez-vous.
En quantifiant vos invités, vous obtiendrez trois avantages :
- Vous aurez une maîtrise parfaite des chiffres à communiquer au traiteur (nombre de places, de repas ou de boissons à prévoir).
- Vous aurez la possibilité d’adapter vos mesures de sécurité (point essentiel au bon déroulement de l’événement).
- Vous pourrez plus simplement vous assurer que les participants ont bien pris connaissance des mesures préventives et des consignes.
Optimisez votre processus d'invitation
Le mail d'invitation parfait
Créez un mail d'invitation à votre image en le personnalisant comme bon vous semble. Vous pouvez par exemple inclure le nom de chaque invité dans le corps de texte, choisir le design parfait, ajouter vos couleurs, etc. Bonne nouvelle ! Nous pouvons vous aider à créer un mail d'invitation pour votre événement sans aucune compétence en design !
Nous savons qu'il est parfois difficile de rédiger un message impactant. Pour donner envie au plus grand nombre de s'inscrire à un événement, plusieurs critères doivent être respectés :
- Choisir un objet de mail percutant
- Préparez différentes versions du mail d'invitation
- Inclure toutes les informations pratiques
- Aérer le texte
- Ajouter des images percutantes
- Personnaliser le mail d'invitation à l'image de l'entreprise
- Assurer le contact avec les invités
Pour vous assurer de manquer aucune étape de création, découvrez nos 10 conseils pour réaliser un mail d’invitation qui claque !
Vous manquez d'inspiration pour concevoir votre mail d'invitation ? Pas de panique, nous avons ce qu'il vous faut. Obtenez un exemple directement dans votre boîte mail. 😎
Des mails automatisés
Nous vous conseillons d'automatiser l'envoi de vos emails d'invitations et de vos relances personnalisées pour deux raisons : Premièrement, vous éviterez tous oublis et vous pourrez être certain que tous les messages ont bien été envoyés à tous les invités. Deuxièmement, l'automatisation de cette tâche fastidieuse vous permettra de libérer du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur les autres étapes d'organisation de votre soirée d'entreprise.
Petit plus !💡
Il est impossible de susciter l'intérêt de vos invités s'ils ne reçoivent jamais votre email d'invitation. Pour évider d'être dans ce cas, vous allez devoir maîtriser la délivrabilité de vos emails. Pour cela, assurez-vous que votre réputation en ligne est irréprochable, évitez de harceler vos destinataires et contrôlez le contenu de vos emails. Il est primordial d'éviter des mots-clés déclenchant l'alerte au spam tel que "promotion" ou "gratuit".
Tout savoir sur la délivrabilité des emails 👇
Nous espérons ces quelques conseils vous auront aidé dans votre processus d'invitation. Si vous désirez obtenir plus de conseils sur le sujet n'hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe reste à votre disposition pour toute information ou demande de démo. 😉
Petit bonus : Découvrez comment réussir votre prochaine campagne de mail à coup sûr ! 🔥
