Pourquoi utiliser les événements pour une communication de crise ?

La communication de crise a toujours été un enjeu important pour les entreprises. Pour éviter le bad buzz ou les fausses rumeurs, il faut réagir vite et de manière adéquate. Les relations presse, les emailings, les réseaux sociaux, mais surtout les événements, sont autant d’outils permettant de diffuser les messages au bon moment. Alors, pourquoi et comment utiliser les événements comme outil de communication de crise ?

Ces dernières années, les crises économiques, sanitaires, ou encore politiques, s'enchaînent et touchent de nombreux secteurs. L’instabilité internationale a ajouté une nouvelle dimension aux enjeux de cette pratique stratégique pour les entreprises. Une part importante des services communication est maintenant dédiée à l’anticipation et à la gestion de la communication de crise. Quand on connaît la marche à suivre et que l’on a les bons outils, résoudre une crise devient alors surmontable. Les EMS, ces plateformes de gestion d’événements, sont devenus les nouveaux outils qui simplifient la vie des marketeurs. Quels sont les divers avantages qu’apportent les EMS pour sortir d’une situation de crise ?

Communication de crise, un enjeu stratégique pour rassurer et conserver son dynamisme

Que signifie le terme "situation de crise" pour une entreprise ?

Tout événement pouvant avoir un effet négatif sur l’image ou le dynamisme économique d’une entreprise, peut être catégorisé comme crise. Ces événements peuvent être divers et variés, allant du simple licenciement, de l’enquête défavorable, à l’accident ou au scandale, en passant par le rappel d’un produit. Chacune de ces situations nécessite la mise en place d’un dispositif et d’actions de communication ciblées. C’est cela que l’on appelle la communication de crise.

Une crise peut évoluer rapidement et passer par plusieurs étapes. D’abord, il y a les signes avant-coureurs qui annoncent la venue d’une crise. C’est la phase d’expansion, qui précède la phase de crise, où les premiers effets négatifs de la crise se font ressentir sur l’image de l’entreprise et potentiellement sur l’activité. Une fois la crise passée, la situation se normalise et la phase de reprise s’enclenche.

Anticiper et agir vite, les maîtres mots pour votre gestion de crise

Les enjeux dans la gestion d’une communication de crise sont de savoir lire correctement les signes précurseurs et agir vite pour réduire, voire éviter, la phase de crise. Ainsi, planifier sa communication de crise est devenue une priorité chez les entreprises. Et ce n’est pas une mince affaire, les crises pouvant se produire presque quotidiennement.

L’anticipation des crises et la détection au bon moment des signaux négatifs vous permettra de les éviter. Si la crise s’est enclenchée, il faut alors mettre tout en œuvre pour atténuer ses effets négatifs et diminuer les risques financiers.

L’objectif principal est donc de rétablir la confiance envers ou au sein de l’entreprise et de préserver son image. Pour cela, il faut rassurer, être transparent, mais surtout agir vite ! N’hésitez pas à mettre en place vos actions de communication avant même que la crise n’ait commencé.

Les bonnes pratiques de la communication de crise

La gestion d’une situation de crise peut se faire en externe, mais aussi en interne. En effet, il est primordial de rassurer et d’informer les collaborateurs. Ce sont eux qui sont au contact de vos clients, ce sont les meilleurs ambassadeurs de votre marque. Aussi, travailler et maintenir un climat de confiance au sein d’une entreprise augmente sa productivité. Vos collaborateurs sont aussi les premiers à vouloir connaître les raisons et l’impact potentiel d’une crise sur le business et le fonctionnement. Il est toujours mieux de leur donner les bonnes informations au bon moment, plutôt qu’ils les apprennent de l’extérieur. Ainsi, vous éviterez l’installation d’un climat anxiogène. Soyez présent, réconfortez et surtout faites preuve de transparence ! Cela s’applique vis-à-vis de vos collaborateurs, mais également à l’extérieur de votre entreprise.

N’oubliez aucun sujet et tenez vos parties prenantes internes et externes informées des évolutions. En externe, n’oubliez personne. Clients, fournisseurs, distributeurs, assureurs, médias, actionnaires, ou encore, partenaires sont autant de personnes auprès de qui communiquer. Ces derniers pouvant relayer les informations auprès du grand public. Il est aussi conseillé de s’adresser directement à celui-ci si la situation le demande. Soyez clairs et responsables face aux impacts de la crise, mais aussi face à sa source.

Les actualités internationales bouleversent la pratique de la communication de crise

Depuis plusieurs années, les crises s'enchaînent à l’international. Elles impactent autant les entreprises, que les problématiques en interne ou éventuels scandales qui pourraient éclater. Entre récessions économiques, chocs pétroliers, épidémie de coronavirus, et maintenant, guerre en Ukraine, nombreuses sont les entreprises impactées. Et ceci quel que soit leur secteur, positionnement ou implantation géographique. Les services communication doivent ainsi faire preuve de résilience pour rassurer et permettre à leur marque de tenir le cap.

Au moment de la crise sanitaire liée au coronavirus et maintenant, avec la guerre en Ukraine et les sanctions internationales vis-à-vis de la Russie, l’instabilité internationale fait trembler les entreprises. En peu de temps, les modes de fonctionnement, les stratégies, les business models, les objectifs ont dû évoluer et les risques ont exponentiellement augmenté. Depuis les deux dernières années, les événements sont de plus en plus utilisés pour informer, regagner la confiance et rassurer dans un contexte de crise.

Les événements virtuels, véritables outils pour votre communication de crise

Les EMS peuvent vous permettre de sortir rapidement d’une situation de crise. Si la rédaction et la diffusion d’un communiqué de presse ou l'organisation d’un événement physique peut prendre du temps, l’organisation d’un événement virtuel peut, quant à lui, se faire très rapidement.

Le timing, clé de voûte d’une communication de crise réussie

Reprenons l’exemple de la guerre en Ukraine. Imaginons une grande multinationale dont les clients corporates travaillent dans le secteur pétrolier. L’impact des sanctions vis-à-vis de la Russie aurait donc forcément eu de lourdes conséquences sur le secteur d'activité de cette entreprise. Ainsi, la première urgence aurait donc été de rassurer ses investisseurs en privilégiant le dialogue autour de la crise en Ukraine.

Cet exemple souligne le fait que de nombreux événements d’information ont dû se monter du jour au lendemain. Par exemple, les chambres de commerces et organismes d’accompagnement des entreprises ont mis en place des webinaires d’information sur les répercussions de la guerre et la crise qui en découle.

À partir du moment où on parle de communication de crise, il y a une notion d’urgence. Aussi, la diffusion de la communication doit se faire rapidement et dans le cadre d’un événement, l’organisation logistique doit être la plus simple possible. Les éléments logistiques ou techniques doivent être mis en place rapidement et facilement. Chercher et réserver une salle prend du temps. Faire venir ses différentes parties prenantes représente une organisation supplémentaire. D’où l’intérêt des événements virtuels.

Toutefois, pour répondre au besoin d’urgence, il faut pouvoir créer un événement en ligne du jour au lendemain. Et cela ne doit pas faire souffrir vos équipes communication, déjà fortement impactées par la rédaction des éléments de langage et la stratégie à mettre en place. C’est là que les EMS, tel qu’Eventdrive, prennent tout leur sens dans l’organisation de votre événement de communication de crise.

La gestion de l’urgence facilitée grâce aux plateformes de gestion d’événements

Les EMS représentent un gain de temps par une gestion simplifiée de l’événement. Ils permettent une réactivité sans précédent et une multiplicité de formats possibles, s’adaptant à chaque problématique et type de communication d’entreprise. Meeting d’information, conférence de presse, réunion interne, communication post gestion de crise, tout peut être géré depuis cette même plateforme.

Les événements virtuels ne connaissent presque aucune contrainte logistique ou de déplacement. Dans le cadre de l’organisation d’un événement comme outil de communication de crise, un EMS vous permet de tout centraliser au même endroit. Ainsi, en seulement quelques heures, vous pouvez créer votre événement sans contrainte de capacité. En quelques clics vous y invitez toutes vos parties prenantes, où qu’elles soient.

En centralisant vos bases de données dans l’EMS, l’option de campagnes mailing vous permet de diffuser facilement toutes vos informations. Avec le développement du télétravail, cette alternative se révèle d’autant plus intéressante pour informer vos collaborateurs en interne. Elle permet de réunir ses salariés et de les tenir au courant de la situation. Vous pouvez aussi leur donner des directives sur la communication à avoir auprès de leurs clients en un temps record et à tout moment.

En bref, pourquoi utiliser un EMS pour l’organisation de votre événement comme outil de communication de crise :

• Une gestion centralisée de vos événements virtuels
  
  
• Une communication simplifiée et rapide via de multiples fonctionnalités
  
  
• Des Template d’événements vous permettant de créer en quelques clics votre meeting
  
  
• Des formats s’adaptant à tous vos besoins
  
  
• La possibilité de créer des événements hybrides
  
  
• Un gain de temps et d’argent
  
  
• Une diminution du stress au sein de vos équipes organisatrices

Chez Eventdrive, nous avons déjà de nombreux exemples de clients ayant organisé des événements de crise en seulement un jour. Par exemple, des sociétés dans le secteur de la banque et de l’assurance, pour sensibiliser leurs collaborateurs sur les impacts d’une actualité sur le marché financier.

Vous avez un événement à monter en quelques jours ?