Organiser un événement requiert plusieurs qualités essentielles. Il est nécessaire d'être ponctuel, organisé, multitâche, logique et astucieux. Pourquoi ? Parce qu'en plus de devoir trouver un lieu pour accueillir l'événement, rédiger les invitations et gérer les prestataires externes, il est également important d'être réactif et créatif avant, pendant mais aussi après cette manifestation.
D'ailleurs l'une des tâches primordiales de l'organisateur est de préparer en amont un programme attractif pour les invités. Ce programme doit susciter leur intérêt pour l'événement et surtout, leur offrir une expérience mémorable.
Mais pourquoi est-ce si crucial ? Et comment s'assurer de ne pas rater cet élément clé dans l'organisation d'un événement ? Nous vous donnons tous nos précieux conseils d'experts, éprouvés et validés.
Le programme événementiel : un élément essentiel
Avant d’entrer dans le vif du sujet, commençons par les bases essentielles. Le programme de votre événement est un peu comme un calendrier. Il doit contenir tous les détails des activités prévues, les horaires, les thèmes abordés et les noms des intervenants. C'est une vue d'ensemble de tout ce qui va se dérouler lors de votre événement.
Il est crucial d'avoir un programme pour informer les invités de ce à quoi ils peuvent s'attendre, avant même qu'ils ne posent des questions. L'anticipation est la clé ! Vous pouvez choisir de diffuser votre programme de façon digitale, en le mettant en ligne sur votre site web événementiel ou votre application mobile, ou encore en l'envoyant par e-mail à vos invités. C'est d'ailleurs une excellente idée de l'inclure avec votre invitation.
N'oubliez cependant pas d'avoir toujours quelques exemplaires papier à disposition pour les afficher sur le lieu de l'événement et pour les distribuer. Il n’est pas question d’alourdir notre empreinte écologique, mais bien de prévenir les problèmes informatiques. Qui n'a jamais été à court de batterie ?
Les éléments à inclure dans le programme de votre événement.
Élaborer le programme d'un événement n'est pas une tâche très compliquée. Toutefois, il est important d'être particulièrement vigilant et de ne pas oublier d'inclure les informations clés. Ne vous inquiétez pas, Eventdrive est là pour vous guider !
Les horaires
Inclure les horaires de chaque session est la base de tout bon programme. Non seulement vous devez communiquer les heures de début et de fin de toutes les activités mentionnées dans le programme, mais vous devez également tenir compte de la logistique.
Lors de la planification, pensez à prévoir une plage tampon entre les différentes activités. Il est rare qu'une conférence annoncée à 9 h puisse réellement commencer à cette heure-là (il y a toujours des gens en retard ou qui discutent en buvant un café). N'oubliez pas non plus d'inclure des temps de pause, essentiels pour le bon déroulement d'une journée.
Notre conseil est de ne pas planifier d'événements avant 9 h. Il vaut mieux privilégier une heure un peu plus tardive pour maximiser le taux de présence.
Les intervenants
Il est important de présenter les intervenants dans le programme de son événement pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cela permet aux participants de connaître l'expertise et les compétences de l'intervenant, ce qui peut les inciter à assister à la session. En présentant une courte biographie et une photo, les invités peuvent en apprendre davantage sur l'intervenant et se sentir plus à l'aise lors de l'événement.
De plus, la présentation de l'intervenant peut renforcer la crédibilité de l'événement. Les participants peuvent être rassurés de savoir qu'ils auront affaire à un intervenant qualifié et expérimenté.
Enfin, cela peut également contribuer à la promotion de l'événement en permettant aux participants potentiels de mieux comprendre les sujets qui seront abordés et les perspectives qui seront proposées par les intervenants. En somme, la présentation des intervenants est un élément important de la communication autour de l'événement et peut contribuer à son succès.
Les temps de pause
-Comme nous l'avons mentionné précédemment, il ne faut pas négliger les temps de pause pendant l'organisation d'un événement. Il est important de préciser toutes les pauses accordées aux participants, même si elles ne sont que de courte durée, comme une pause-café le matin par exemple.
Si vous planifiez une journée d'étude ou un séminaire sur plusieurs jours, il est probable que des pauses plus longues soient prévues. Si des activités sont programmées pendant ces moments, il est judicieux d'en parler pour donner envie aux futurs participants. L'objectif est de susciter leur intérêt et leur curiosité !
Les enchaînements des interventions
Ce point est également très important. Il peut arriver, pour des raisons logistiques ou en raison des contraintes du lieu de l'événement, que deux sessions consécutives ne puissent pas avoir lieu dans la même salle. Dans ce cas, il est primordial de l'indiquer clairement sur le programme de l'événement.
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Quelques idées pour réussir votre programme à coup sûr
Vous avez dorénavant toutes les clés en main pour créer un programme d’événement qui ne laissera personne indifférent. Mais afin d'être sûr que vous atteignez votre objectif, voici quelques conseils bien utiles.
Soyez clair et concis
Il n'est pas nécessaire de détailler de manière exhaustive le contenu de toutes les activités de l'événement. Il est important de trouver un équilibre en dévoilant suffisamment d'informations pour susciter l'intérêt des participants, tout en leur laissant une part de surprise.
Ajouter des images
Pensez-vous que "une image vaut mieux que mille mots" ? Dans ce cas, intégrez des images de qualité dans votre programme, telles que des portraits des intervenants, des photos des repas prévus ou encore des images du lieu où se déroulera l'événement.
Faire des tests
Avant d'imprimer votre programme d'événement en plusieurs exemplaires ou de le publier en ligne sur votre site internet, il est important de le faire relire par au moins 2 ou 3 personnes. Il est préférable que ces personnes soient des collègues impliqués dans le projet, mais également des personnes externes qui n'ont pas connaissance du contenu. Un regard extérieur peut repérer plus facilement les erreurs et les imperfections.
Vous êtes désormais prêt à créer le programme d'événement parfait. Assurez-vous d'inclure tous les éléments essentiels, prenez le temps de le faire relire attentivement et choisissez la meilleure manière de le diffuser. N'oubliez pas que ce programme sera la clé de voûte de votre événement, le fil conducteur qui vous permettra de suivre le déroulement de la journée. Il est donc important de produire un travail de qualité car le succès de votre événement en dépendra !
