Ça y est, le grand jour est arrivé ! Vous avez réalisé pour la première fois votre événement virtuel avec Eventdrive Live et vous souhaitez en savoir plus sur les retombées. Parce qu'organiser un événement en ligne / virtuel c’est bien, avoir des chiffres c’est encore mieux !

Et pour cela, quoi de mieux que des KPIs (Key Performance Indicators) de qualité, et des statistiques pertinentes pour s’y retrouver en un coup d’oeil ?

Allez, regardons cela de plus près. 😉

1) Fixer des objectifs S.M.A.R.T pour vos événements en ligne

First things first! Il vous faut tout d'abord vous fixer des objectifs que l'on qualifiera de "S.M.A.R.T". En effet, un événement en ligne sans objectifs, c'est comme conduire un bateau sans cap. Finalement, on se sait pas où aller !

Comme chaque année, les enjeux sont importants et votre directeur général compte sur vous. C’est le moment d’innover et d’apporter plus d'humain dans la stratégie de votre entreprise. C’est peut-être la première force de l’événementiel : il crée du contact et des interactions à forte valeur ajoutée. Il permet d’initier des conversations, véritable enjeu du marketing d’aujourd’hui.

Cependant, hors de question d’aller n’importe où. Il faut savoir pourquoi vous allez créer un événement en ligne. Comment fixer mes objectifs ? C’est la première question à se poser pour que votre événement soit cohérent avec le reste de votre stratégie. Créer un événement, c’est bien. Créer un événement en ligne qui a du sens, c’est mieux.

Ainsi, quels que soient vos objectifs, ces derniers ce doivent d'être S.M.A.R.T :

• Spécifiques : Ils sont clairs, compréhensibles et le plus précis possible, même sortis de leur contexte.
• Mesurables : Ils sont chiffrés. On oublie les formules “je dois augmenter mes ventes" et l'on quantifie son objectif.
• Atteignables : Ils doivent être suffisamment ambitieux pour représenter un défi mais sans décourager votre équipe de les atteindre.
• Réalistes : L'ambition ne doit pas être inaccessible. Si l'objectif est perçu par le collaborateur comme impossible à atteindre, il part découragé dès le début.
• Temporellement définis : Il faut définir une date pour atteindre vos objectifs. N’hésitez pas à découper un objectif principal en plusieurs étapes. Elles peuvent correspondre à des périodes faciles à identifier et retenir (exemple : par mois).

2) Les performances lors process d'inscription de vos événements en ligne

C'est un fondamental. Et pour mesurer efficacement la performance et l'attractivité de votre événement, il est important de choisir des bons indicateurs clés de performances (KPIs) au préalable. Dans ce cas là, avec ce KPI, vous pourrez savoir si la communication autour de votre événement a été efficace et si celui-ci a plu au premier abord.

Pour cela, nous vous conseillons de suivre ces indicateurs :

• mails d’invitation envoyés vs. ouverts
• clics sur le mail d’invitation
• visites sur votre site d’inscription
• nombre d'inscrits
• participants réels

Vous pouvez ensuite utiliser des ratios comme suit pour mesurer la performance des différents outils utilisés.

→ Le rapport nombre de mails envoyés / nombre de mails ouverts

Un faible ratio sera inférieur à 20%. Cela peut être dû à plusieurs raisons :

• Les mails ont été envoyés dans les spams
• L'objet du mail n'est pas assez pertinent
• Le message est trop commercial

Vous souhaitez créer un objet de mail parfait ?

Oui, je découvre l'article !

→ Le rapport nombre de clics / nombre de mails ouverts

Un faible ratio sera inférieur à 2%. Cela correspond au nombre de clics sur des liens à l'intérieur de votre mail par rapport au nombre de mails ouverts. S'il est faible, il faudrait revoir le design de mail ainsi que sa structure. Par exemple, les CTA ("Call to actions" ou boutons) sont-ils placés aux bons endroits ? Les mots utilisés sont ils adaptés et engageants ? Partagez-vous les bonnes informations ?

Pour vous aider à créer l’emailing parfait, découvrez nos modèles pour vos séminaires internes.

→ Le rapport nombre d’inscrits / nombre de clics

Si celui-ci est faible, c'est peut-être que le contenu de votre événement en ligne ne correspondait pas au profil de votre invité ou bien que celui-ci n'était pas pertinent. C'est pourquoi, il vous faut construire un agenda du tonnerre avec des invités de qualité !

→ Le rapport nombre d’inscrits / nombre de participants

Si celui-ci est faible, c'est que le scénario de marketing automation est à retravailler. On comptera en moyenne entre 40% et 50% de personnes inscrites, qui seront présentes le jour de l'événement. Mais prenez avantage de l'événement virtuel en proposant votre événement en replay ! Soyez certain que grâce à cette méthode, davantage de personne pourront accéder à votre événement, même s'il ne sera pas en live. 😉

N'oubliez pas de programmer vos relances 1 semaine et 1 jour avant le jour-J ! N'oubliez pas d'envoyer le mail de confirmation aux nouveaux inscrits, grâce à votre plateforme d'automation Eventdrive.

De plus, comme il s'agit, d'un événement en ligne

3) La notoriété de votre événement en ligne sur les réseaux sociaux

Voici le type de data qui peut être intéressant de relever :

• Nombre de publication sur chaque réseau
• Les réactions aux publications
• Contenus des publications
  • Quels types de publications sont relayées ?
  • Ont-ils cité des orateurs ?
  • Ont-ils partagé des photos d’eux ? => UGC
  • Était-ce pour se plaindre de l’événement ? => Sang-froid !

N'hésitez à répertorier vos résultats au sein d'un tableau, afin d'avoir une vue d'ensemble sur les informations récoltées. 🙂 Pour cela, vous pouvez utiliser Airtable qui très simple d'utilisation.

Prenez également en compte les remarques positives comme les remarques négatives afin de continuellement améliorer la performance de vos événements en ligne.

Et quoi de mieux que d'utiliser directement un outil de suivi, afin de suivre ce qu'il se dit sur le web et les réseaux sociaux ? Nous, nous adorons Mention !

4) Le taux d'engagement de vos participants lors de votre événement en ligne

Tout comme sur un événement physique, il est important de mesurer le taux d'engagement de vos participants lors de vos événements en ligne. Et cela est d'autant plus important que le cadre de ceux-ci est bien différent des événements dont on a l'habitude. L'expérience se voit être différente, mais le fond reste malgré tout le même. 🙂

Vous aurez généralement plus d'inscris mais un taux de no-show supérieur.

Le but des différentes interactivités que vous allez mettre en place est d'avant tout de maintenir l'attention de vos participants et de les engager avec votre entreprise. C'est pourquoi nous recommandons l'utilisation d'une application événementielle en parallèle, afin de proposer des interactivités à vos participants. Par exemple, en proposant du Q&A, du quiz, du vote, des nuages de mots, des espaces de discussions...

Nombre de connexions

Dans le cadre d'événements en ligne, le nombre de connexions va être déterminent. Si le nombre de connexions est faible, cela peut être dû à différents facteurs :

• Par exemple, la qualité de votre wifi qui n'est pas optimale pour une diffusion sans embûches. Pour combler ce défaut, nous vous conseillons de mesurer votre bande passante et de faire appel à un prestataire externe si besoin. Cela peut être également dû à la qualité du wifi de vos speakers. Dans ce cas-là, vous ne pourrez pas avoir la main là-dessus...
• Vos invités sont peu engagés : peut-être faut-il revoir vos communications en amont en envoyant bien un mail de rappel un jour avant l'événement, ainsi qu'un mail quelques minutes avant votre événement en ligne en y insérant bien le lien de connexion.

Nombre de services utilisés

Chat avec le nombre de messages envoyés au total et par personne, combien de personnes ont participé au quiz, sondages, nuages de mots, votes...

5) Les indicateurs pour contrôler la satisfaction de vos invités

Un des facteurs de réussite de votre événement en ligne va tout droit venir de la satisfaction de vos participants. Et LE principal indicateur révélateur du succès de votre événement : le NPS !

Mais qu'est ce que le NPS ? Le Net Promoter Score permet de connaître quelles sont les personnes capables de vous recommander.

La question à poser est la suivante : "Sur une échelle de 1 à 10, comment recommanderiez-vous cet événement à votre entourage ?"

• 9 ou 10 = ❤️ ! Votre participant a fortement apprécié votre événement en ligne ! Comptez sur cette personne pour communiquer autour de celui-ci. Il est donc considérer comme un promoteur.
• 7 ou 8 = 😶 ! Celui-ci est un passif. Il reste à l'écoute des opportunités offertes pas vos concurrents.
• Entre 0 et 6 = 😱! Cette personne est considérée comme un détracteur. Attendez-vous à recevoir des feedbacks négatifs

Utilisez maintenant la formule suivante pour calculer votre Net Promoter Score :

% promoteurs – % détracteurs

Comment récupérer ces données ?

Récolter de la data c'est bien beau, mais avez-vous réfléchi avec quel moyen vous allez pouvoir récupérer ces informations ? Non ? Alors voici quelques idées... 🙂

Par l'intermédiaire d'une application événementielle

Avez-vous déjà utilisé une application événementielle ? Avez-vous même connaissance de ce qu'est une application événementielle ? Si oui, chapeau bas ! Si non, je vous invite à découvrir notre livre blanc "Application Événementielle : Pourquoi et comment ?" !

Ça y est, vous êtes paré(e) ? Alors grâce à votre application événementielle 100 % créatrice d'engage de part les nombreuses interactivités qu'elle propose. Parmi elles, le questionnaire de satisfaction. Préparez en amont votre questionnaire de satisfaction et invitez vos participants à y répondre en temps voulu.

Par l'intermédiaire d'une enquête envoyée à la suite de votre événement en ligne

Oubliez le papier et le stylo : à distance, il faut savoir faire preuve adaptabilité ! Envoyez leur un mail quelques minutes après la fin de votre événement en ligne afin de remercier vos participants, et joignez un lien traqué qui renvoie vers un formulaire en ligne que vous aurez créé.

Le point intéressant dans cette méthode est que vos participants seront interrogés à chaud, ainsi ils auront eu le temps de prendre du recul et d'être davantage pertinents dans leurs réponses.

Vous souhaitez réaliser une enquête de satisfaction parfaite ? Retrouvez notre article complet pour votre enquête de satisfaction juste ici !

6) Les indicateurs pour calculer le retour sur investissement de votre événement

Après avoir défini les objectifs de votre événement en ligne, vous êtes capable de déterminer si votre événement virtuel a bénéficié d'un retour sur investissement positif ou non (nouveaux clients ? augmentation de la visibilité ? fidélisation de la clientèle existante ?).

Le ROI est donc un basique, un des principaux facteurs clés de succès de votre événement. Pour le calculer, rien de plus simple. Il suffit de suivre la formule suivante :

Revenu total généré ou auquel l’événement a contribué / dépenses totales 

Et voilà, vous avez désormais toutes les statistiques cruciales pour mesurer la réussite de vos événements virtuels !

Si vous souhaitez en savoir plus sur les événements en ligne, téléchargez notre tout dernier guide complet : "Comment créer un événement virtuel". Vous souhaitez savoir comment créer dès à présent votre événement en ligne grâce à Eventdrive Live, demandez votre démo personnalisée !