La sécurité de votre événement est une composante à ne pas négliger lorsque vous planifiez un séminaire, un gala ou tout autre événement qui rassemble un nombre important de convives. Depuis quelque temps, les mesures de sécurité ont évolué et la réglementation impose des conditions strictes. D’autant plus que le développement des nouvelles technologies ne cesse de changer la donne.
En tant qu’organisateurs d’événements, la sécurité événementielle doit faire partie de vos priorités. De ce fait, vous devez constamment rester à l'affut de chaque modification pour apporter l'expérience la plus cadrée possible à vos participants. Mais comment s’en sortir devant tant de règles ? Pas de panique, voici les principales normes à respecter.
Les obligations légales de sécurité pour le lieu de l’événement
En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de vos invités et surtout de leur sécurité. Vous devez donc, dans un premier temps, vous assurer de suivre toutes les obligations légales concernant le lieu de votre événement.
Les capacités d'accueil
Vous devez tout d'abord respecter la capacité d’accueil de l'endroit dans lequel se tiendra l’événement. Ça peut vous paraître logique, mais c’est la base de toute réflexion. D'ailleurs, il faudra également s'adapter aux autres mesures de règlementation qui vous seront imposées telles que l’autorisation ou non de consommation d’alcool ou encore sa vente pendant votre événement.
D'autre part, sachez que, d’après le Code de la Construction et de l’Habitation (CCH), les établissements recevant du public (ERP) sont répartis en 5 catégories :
- La première : les lieux pouvant accueillir plus de 1 500 personnes
- La seconde : les structures accueillant de 701 à 1 501 personnes
- La troisième : les lieux ayant une capacité d'accueil de 301 à 700 personnes
- La quatrième : les établissements accueillant moins de 300 personnes
- La cinquième : les structures permettant de regrouper moins de 50 personnes
Ces 5 catégories s’appliquent à tout type de lieux, des salles de conférences aux chapiteaux en passant par les structures en plein air.
💡 D'ailleurs, ces deux derniers emplacements sont idéaux pour vos événements basés sur le thème du cirque ou du bien-être par exemple.
La sécurité des événements en intérieur
Si votre événement se situe en intérieur, la sécurité événementielle du lieu doit se référer au Code de la Construction et de l’Habitation et du Règlement de Sécurité (ce dernier document étant fourni par le propriétaire de l'établissement). Les règles énoncées doivent être respectées par le propriétaire, mais il est toujours intéressant de les connaître afin de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude.
Voici un aperçu de la règlementation :
- Les bâtiments et les locaux dans lesquels sont installés les établissements recevant du public doivent être construits de manière à permettre l'évacuation rapide et en bon ordre de la totalité des occupants. Ils doivent avoir une ou plusieurs façades en bordure de voies ou d'espaces libres permettant l'évacuation des participants, l'accès et la mise en service des moyens de secours et de lutte contre l'incendie.
- Les sorties et les dégagements intérieurs qui y conduisent doivent être aménagés et répartis de telle façon qu'ils permettent l'évacuation rapide et sûre des personnes. Leur nombre et leur largeur doivent être proportionnés au nombre de personnes appelées à les utiliser.
- Tout établissement doit disposer de deux sorties au moins.
- L'éclairage de l'établissement lorsqu'il est nécessaire doit être électrique. Un éclairage de sécurité doit être prévu dans tous les cas.
- Les ascenseurs et monte-charge, les installations d'électricités, de gaz, de chauffage et de ventilation, ainsi que les équipements techniques particuliers à certains types d'établissements doivent présenter des garanties de sécurité et de bon fonctionnement.
- Le bâtiment doit être doté de dispositifs d'alarme et d'avertissement, d'un service de surveillance et de moyens de secours contre l'incendie appropriés aux risques.
- Les établissements relevant de personnes de droit public qui n'ont pas le caractère d'établissements industriel ou commercial sont soumis aux dispositions du règlement de sécurité dans les conditions définies dans l'article Article R*123-15 et aux articles R. 123-16 et R. 123-17.
- Etc.
La sécurité des événements en extérieur
Les événements se déroulant sur la voie publique doivent obligatoirement être notifiés aux autorités administratives compétentes. Ainsi, certains nombres de démarches comme des déclarations ou des demandes d'autorisations temporaires d'occupation du domaine public doivent être effectuées en amont. Elles permettent d'organiser votre événement en accord avec les pouvoirs publics pour lui assurer par la suite les meilleures conditions de sécurité possibles.
Vous souhaitez organiser un événement en extérieur de moins de 1 500 personnes ? Nous vous conseillons de contacter :
- Le maire de la commune (au moins un mois avant la date de l'événement).
- La direction départementale de la sécurité publique (DDSP) ou la gendarmerie
- Le service départemental d'incendie et de secours (SDIS)
Si vous organisez un événement rassemblant entre 1 500 et 5 000 personnes, prévenez :
- Le maire de la commune (au moins deux mois avant la date de l'événement)
- La préfecture ou sous-préfecture
- La DDSP ou la gendarmerie
- Le SDIS
- Rédigez également un formulaire de déclaration (que vous pourrez trouver directement en ligne)
Voici comment se présente le formulaire de déclaration pour votre manifestation 👇
🚨 Si vous organisez un événement regroupant plus de 5 000 personnes, vous devrez le faire autoriser préalablement par le maire sous contrôle du préfet.
Il faudra donc impérativement contactez les personnes suivantes :
- Le maire (l'informer a minima deux mois avant la date de l'événement)
- La DDSP ou la gendarmerie
- Le SDIS
- Créer un dossier de sécurité (le déposer en préfecture ou sous-préfecture + auprès du maire)
Même si votre événement se passe en extérieur, il doit également dans certains cas respecter les règlementations destinées aux événements en intérieur. Eh oui, si vous procédez à l'installation de chapiteaux, tentes, structures mobiles, tribunes ou de gradins, il faudra appliquer à votre événement la réglementation «établissement recevant du public».
👉 Note de prévention : Si vous organisez un événement sur la voie publique sans avoir fait de déclaration complète ou si vous n'avez obtenu aucune autorisation au préalable, vous pourrez être punis de 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
Nous venons de vous présenter toutes les démarches à suivre pour que votre événement en extérieur soit le plus cadré possible. Cependant, certains types d'événements doivent se conformer à des normes de sécurité spécifiques.
En effet, les manifestations sportives sont quant à elles soumises à des obligations particulières en matière de sécurité : Retrouvez ici tout ce qu'il y a à savoir sur la sécurité des événements sportifs.
D'autres moyens de sécurisation sont cette fois-ci à prendre en compte par l'organisateur lui-même :
- Organisez de préférence votre événement sur des sites ayant antérieurement accueillis d'autres manifestations. Ils auront déjà fait l'objet de plans de sécurité
- Sécurisez le périmètre de votre événement (barrières de sécurité, interdictions de stationnement, glissières en béton armé...)
- Engager un dispositif d'agents de sécurité, de surveillances ou de gardiennage
- Installer des caméras de surveillance
- Créer une liste d'objets interdits pendant votre événement et communiquer dessus en amont pour éviter les mauvaises surprises
- Mettez en place un contrôle d'accès (fouille des sacs, palpation par des agents agréés...)
- Privilégier des poubelles transparentes sur le lieu de l'événement
- Faites attention à votre câble management
- Placez des numéros d'urgence à proximité
- Affichez des procédures d'évacuation claires et faciles à suivre
- Indiquez bien les zones de premiers secours
- Etc.
Un service de billetterie en ligne pour faciliter l’accès au lieu
Les services de billetteries sont souvent privilégiés par les organisateurs d'événements car ils offrent de nombreux bénéfices en matière d'organisation événementielle. Attention tout de même à mesurer l'ampleur de leurs limites. Nous vous invitons à découvrir ci-dessous les avantages mais aussi les risques liés aux services de billetterie.
Les avantages
La mise en place de ce type de service a un double avantage. Tout d’abord, vous pourrez fluidifier l’accès au lieu de l’événement et ainsi éviter les mouvements de foule, mais également être en accord avec la réglementation en vigueur.
D’un point de vue juridique, un certain nombre d’informations doivent être présentes sur le billet que vous vendez à vos participants. En vous assurant qu’elles sont bien indiquées, vous sécurisez la transaction. Il faut, entre autres, faire apparaître le nom de l’organisateur, le numéro du billet, le nom de l’événement ou encore le coût du billet. Le ticket peut aussi contenir une partie détachable qui devra être conservée par l’organisateur pour une durée d’au moins six ans (oui, vous avez bien lu !).
C’est pourquoi vous pouvez par ailleurs faire le choix du billet électronique. En utilisant cette option, vous devez toujours conserver les mêmes informations, mais uniquement en format digital. C’est beau la technologie, non ?
Le risque
Cependant, la conservation de données électroniques implique de nouveaux risques. Si vous optez pour cette solution, pensez à travailler avec un serveur sécurisé qui limitera les risques de piratage. De nos jours, les hackers sont à la recherche de tout type d’information et une liste de contact en fait partie (ne nous demandez pas pourquoi) !
La souscription à une assurance sécurité pour votre événement
Cela peut paraître superflu, mais c’est pourtant fondamental ! Souscrire à une assurance est une des bases de la sécurité événementielle et permet de vous protéger en cas de problème le jour J (et même avant). Si vous êtes une agence qui connaît un débit important, vous avez sûrement fait le choix d’une assurance annuelle.
Une assurance complémentaire ?
Pensez tout de même à vérifier toutes les conditions et lire les petites lignes en bas de page. Vous pourriez être amenés à prendre une assurance complémentaire selon la catégorie de votre événement. Pour être sûr de votre choix, il convient de lister l’ensemble des caractéristiques du projet (nombre de participants attendus, localisation, activités prévues…) et s’assurer que vos critères rencontrent tous ceux de l’assurance choisie.
Le souci du détail
Le détail auquel nous vous conseillons de faire particulièrement attention est la couverture fournie par l’assurance. Assurez-vous que l’ensemble des invités sont couverts, mais également l’équipe d’organisation ou encore les services d’ordre. Pensez aussi à protéger le matériel qui sera utilisé, en plus du lieu de l’événement. Les risques d’incendies sont réels et comme le dit le dicton « Il vaut mieux prévenir que guérir ! ».
N’oubliez pas le service d’ordre pour une sécurité optimale !
Autre point particulièrement important : s’assurer de la présence de gardes du corps. Leur rôle peut être multiple et vous pourriez être rassurés de les avoir à vos côtés.
Le service d’ordre doit notamment s’assurer que les entrées et les sorties du lieu de l’événement se fassent sans encombre. Ils peuvent par ailleurs être responsables de l’inspection des sacs, voire de fouilles au corps en cas de doute.
Enfin, ils doivent être prêts à intervenir à tout moment en cas de problème. Un participant qui a un peu trop bu, ou deux speakers dont la discussion s’envenime peuvent être les raisons de l’intervention du service d’ordre. Dans les cas les plus extrêmes, leur poste d’agent de sécurité peut également les conduire à devoir gérer une évacuation.
La sécurité de votre événement est particulièrement importante. Elle doit rester dans un coin de votre tête à chaque étape de l’organisation de votre séminaire, soirée d’entreprise, lancement de produit…
Comme nous venons de le voir, elle touche à différents aspects. Bien que la sécurité physique soit à prioriser, l’évolution des nouvelles technologies doit aussi vous faire prendre conscience de la sécurité liée à toutes les transactions qui se passent en ligne. L’ère du 4.0 ne va pas vous faciliter la vie, c’est certain. 😉
Connaissez-vous les normes de sécurité à suivre pour organiser un événement virtuel ? Découvrez-les juste ici : 👉 Comment sécuriser son événement virtuel ?