Le Salon International de l’Aéronautique et de l’Espace (SIAE) de Paris-Le Bourget est un événement majeur pour les entreprises internationales opérant dans les secteurs de l’aéronautique, de l’espace et de la défense. Il représente une opportunité unique pour présenter des innovations, renforcer des partenariats et générer de nouvelles opportunités commerciales.
Cependant, la gestion de cet événement peut s'avérer complexe, en raison des multiples sous-événements répartis sur différents lieux tels que des stands, des chalets, des espaces extérieurs et des salles de réunion.
Organiser et coordonner les agendas de vos équipes, envoyer des invitations à des centaines de participants, orchestrer une communication fluide, tant interne qu'externe, et offrir une expérience personnalisée à chaque invité peuvent rapidement devenir des tâches complexes et chronophages... Mais pas de panique, vous êtes au bon endroit 😊 ! Cet article vous présente les pratiques clés pour faciliter la gestion de vos sous-événements, et garantir la réussite de votre présence au SIAE.
Quels défis pouvez-vous rencontrer lors de la gestion de vos sous-événements ?
- Le module d'invitations, par exemple, demande une coordination précise depuis la catégorisation des invités et l'envoi des invitations jusqu'à la gestion des confirmations et l'accueil le jour de l'événement.
- Chaque invité est unique, surtout si ce sont vos clients, et leur offrir une expérience personnalisée nécessite une planification soignée.
- Les changements de dernière minute sont fréquents, et les gérer sans perturber le déroulement de l'événement pour le participant est crucial.
- Il est essentiel de protéger la confidentialité des données recueillies.
Qu'est-ce qu'une plateforme événementielle ?
Une plateforme événementielle est un outil conçu pour centraliser et automatiser toutes les étapes de l'organisation d'un événement, qu’il s’agisse de la gestion des communications, de la logistique ou des inscriptions. L'usage d'une telle plateforme présente plusieurs avantages majeurs pour les entreprises, en particulier lors d'événements complexes comme le SIAE.
Par exemple, la plateforme événementielle Eventdrive permet :
- Le respect de l’identité visuelle, la conformité et la sécurité des données
- La communication des informations logistiques auprès des collaborateurs présents sur site via une application mobile
- La gestion personnalisée et segmentée des communications externes et des inscriptions par département ou filiale
- La segmentation et la personnalisation de la communication
- La gestion des sous-événements du salon (déjeuners, cocktails, visites, signatures, conférences de presse, etc.)
- L'optimisation de l’émargement et des accès
- La captation de leads
- L'analyse des données par invité et par département
Et ce ne sont là que quelques-uns des nombreux bénéfices qu'Eventdrive peut apporter pour optimiser votre présence au SIAE de Paris-Le Bourget. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter !
1. Centralisez et automatisez vos processus d’invitation
L’une des premières étapes de l’organisation de sous-événements est la gestion des invitations. Avec une plateforme de gestion d'événements, vous pouvez centraliser les informations de vos invités, automatiser l’envoi des invitations et offrir une expérience personnalisée. L’importation des listes d’invités est simple, et vous pouvez ajouter ou retirer des contacts en fonction des besoins, tout en garantissant la conformité au RGPD.
L’outil permet d’envoyer des invitations ciblées, accompagnées de formulaires personnalisés pour recueillir les informations nécessaires. Vous pouvez suivre en temps réel le statut des invitations envoyées, relancer automatiquement les invités qui n’ont pas encore répondu, et vérifier le taux d'ouverture.
Une plateforme événementielle comme Eventdrive, vous permettra également d'envoyer à vos invités des emails ou des badges personnalisés, équipés de QR codes, pour chacun de vos sous-événements.
Gestion de vos rendez-vous
Créez des formulaires entièrement personnalisés pour recueillir les informations de vos invités, avec la possibilité de rendre certaines questions obligatoires. Ces formulaires permettent aux participants de réserver des créneaux spécifiques pour chaque sous-événement (déjeuners, cocktails, visites, signatures, conférences de presse, etc.).
Vous pouvez définir un nombre maximum de participants pour chaque sous-événement, et suivre en temps réel les places disponibles. Les participants s’inscrivent ainsi selon les disponibilités restantes. En cas de dépassement de la capacité, une liste d’attente peut être activée pour gérer les inscriptions supplémentaires.
Une fois l’inscription validée, le créneau réservé est automatiquement ajouté à l’agenda personnel du participant, accessible via une application dédiée ou le site web de l’événement. Un email de confirmation, détaillant la date, l’heure et le lieu de l’événement (chalet, délégation, stand, etc.), est également envoyé aux organisateurs. De plus, des rappels automatiques sont programmés pour garantir que les participants ne manquent aucun de leurs engagements.
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Analyse et reporting des données événementielles
Les plateformes événementielles vous permettent de générer des rapports détaillés sur chaque sous-événement. Vous pouvez ainsi suivre la participation, les interactions et les résultats obtenus, tout en identifiant les points à améliorer pour les futurs événements. La centralisation des données simplifie l’évaluation des performances de vos événements et vous permet de prendre des décisions éclairées pour maximiser vos retours sur investissement.
2. Une application événementielle dédiée pour vos salons B2B
Bénéficiez d'une application mobile dédiée, vous permettant de centraliser et de diffuser toutes les informations logistiques essentielles pour vos invités.
💡 Cette application peut être disponible en marque blanche.
Communiquez des informations telles que :
- La localisation des stands, des chalets et des espaces dédiés
- Les horaires et emplacements des navettes
- Les coordonnées des contacts clés et des intervenants
- Les sessions et les ateliers programmés avec leurs horaires et lieux
- Les consignes de sécurité et les procédures d'urgence
L'application peut être utilisée dans le cadre de votre communication externe, pour informer vos invités, ainsi que pour votre communication interne. En intégrant l'application dans la communication interne de votre entreprise, vous garantissez une uniformité de l'information. Chaque membre de l'équipe a accès aux mêmes données actualisées pendant le salon. Les mises à jour en temps réel permettent d'ajuster rapidement les plans et les informations logistiques en fonction des besoins.
Engagement et interactivité des invités au salon B2B
L'application permet aussi de maintenir un haut niveau d'engagement et d'interactivité avec les participants grâce à des fonctionnalités telles que les notifications push, les sondages en direct, les sessions de Q&A, etc. Cela favorise une communication bidirectionnelle et enrichit l'expérience des participants.
Pour en savoir plus sur les avantages de l'application événementielle d'Eventdrive, et comment elle peut optimiser la gestion de vos événements : consultez gratuitement notre eBook !
3. Optimisez l’accueil de vos invités avec une application de check-in dédiée
Lors de salons comme celui du Bourget, chaque détail compte. Si le salon propose déjà un système de check-in global, pourquoi ne pas aller plus loin avec un point de contrôle spécifique pour vos sous-événements, tels que vos chalets, salons privés, ou salles de réunion ? Un check-in dédié vous permet de mieux gérer l'accès aux zones réservées, tout en offrant un accueil personnalisé pour chaque invité. Cette solution améliore non seulement la sécurité, mais aussi l’expérience de vos participants.
Gestion des présences en temps réel
L'application de check-in d'Eventdrive est un outil stratégique pour les entreprises qui participent à des salons B2B. Elle vous donne une vue d'ensemble instantanée des arrivées et des départs, vous permettant d'ajuster vos ressources en temps réel. Plus besoin de se baser sur des estimations. Vous savez exactement qui est là, ce qui vous permet de réagir rapidement à tout imprévu.
Sécurité et conformité
La sécurité est primordiale, surtout lors de grands événements comme le SIAE de Paris-Le Bourget. L'application enregistre avec précision les données des participants et garantit une traçabilité complète. Les points de contrôle multiples intégrés dans l'application renforcent la sécurité en permettant un suivi détaillé du parcours de vos invités. Vous assurez ainsi une expérience sécurisée et sans faille.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur "Comment les applications d’émargement renforcent-elles la sécurité des événements ?".
La gestion des invitations au Salon International de l’Aéronautique et de l’Espace organisé au Bourget est une tâche complexe, mais essentielle pour le succès de votre participation. En utilisant des plateformes de gestion d’événements comme Eventdrive, vous pouvez non seulement simplifier ce processus, mais aussi offrir une expérience exceptionnelle à vos invités, renforcer votre image de marque et maximiser vos opportunités d'affaires. Ne laissez pas les défis logistiques entraver votre succès, adoptez des solutions pour une gestion optimale de vos événements.
