L’organisation d’un événement digital est la solution souvent envisagée par les entreprises depuis la mise en place de restrictions suite à la crise du COVID-19. Et pourtant, même si cette nouvelle tendance s’est beaucoup démocratisée au cours des derniers mois, l’annulation d’événements reste encore trop souvent la direction empruntée. Alors dans quels cas peut-on opter pour l’organisation d’un événement digital pour remplacer l'événement physique initialement prévu ? Eventdrive répond à vos questions.
Pourquoi annuler un événement n’est pas une solution à long terme ?
On le sait, l’annulation des événements ne peut continuer indéfiniment. Les professionnels de l’événementiel ne peuvent rester au chômage technique pendant des mois et des mois. Mais surtout, la vie doit reprendre son cours !
Les événements ont le bénéfice de changer le quotidien des participants. Il est donc important de garder cette diversité d’activités au sein de la vie professionnelle. Les événements comme les conférences permettent de sortir de son quotidien, penser à autre chose, découvrir de nouvelles choses et apprendre des compétences variées. En annulant des événements, on limite la transmission d’informations importantes. On réduit également le travail d’équipe et cet esprit de cohésion de groupe si important.
Opter pour l’organisation d’un événement digital plutôt que d’annuler a le double avantage de toucher une nouvelle cible, en plus de continuer à toucher celle que l’on connaît déjà.
À quel moment opter pour un événement digital ?
La crise sanitaire qui a touché le monde en 2020 a semé le doute dans de nombreux secteurs. L'événementiel est d’ailleurs l’une des industries qui a été frappé de plein fouet. Et pour cause, tous les événements ont été annulés quand le confinement a été imposé en Europe !
Malheureusement, cette situation est vouée à durer plus longtemps que prévu. Et pourtant, le monde doit recommencer à tourner. Alors comment faire si des restrictions sont toujours en place ?
Pour gérer les besoins à venir, plusieurs options s’offrent à vous, selon le type d’événements à organiser. S’il s’agit d’un événement à grande ampleur, qui doit nécessairement se faire de manière physique, comme une grande rencontre sportive par exemple, vous pouvez annuler ou reporter à une date ultérieure. C’est par exemple le choix qui a été fait par le Comité Olympique avec le report des Jeux Olympiques de Tokyo à 2021.
Si la possibilité d’organiser votre événement à distance est envisageable, vous pouvez opter pour un événement digital. C’est notamment faisable pour la plupart des événements professionnels qui proposent uniquement des rencontres avec des intervenants ou des conférences. Si une partie physique est absolument nécessaire, vous pouvez également penser à l’organisation d’un événement hybride, qui se fera à la fois à distance et sur place.
En résumé, annulez votre événement quand l’option digitale n’est pas envisageable, optez plutôt pour l’organisation d’un événement virtuel. On vous a listé 6 événements qui peuvent facilement s’organiser à distance.
Les événements à ne pas annuler
Alors que des événements de type loisirs peuvent être plus facilement annulés et reportés, certains événements professionnels ne peuvent être annulés. Dans la plupart des cas, organiser un événement digital est fortement recommandé.
Les lancements de produits
De nombreuses entreprises continuent de suivre leur stratégie marketing et de lancer de nouveaux produits. La soirée de lancement de produit est essentielle pour finaliser tout le processus de création et présenter le travail à vos équipes et à la presse, mais aussi aux acheteurs potentiels. En optant pour une version à distance, on perd un peu cet aspect grandiose qu’ont souvent les lancements de produit, mais on peut jouer avec les nouvelles technologies pour accrocher les participants derrière leurs écrans.
Les conférences de presse
Autre événement qu’on peut difficilement annuler : la conférence de presse. Véritable événement médiatique, les conférences de presse permettent à une entreprise, par exemple, de faire une déclaration officielle devant des journalistes. C’est la base de la relation presse et c’est pour cette raison que ce type d’événements est très important. Même si cela semble plus compliqué à organiser à distance, il est tout à fait possible d’organiser une conférence de presse virtuelle si l’on a les bons outils à portée de main, comme ceux proposés par Eventdrive.
Les réunions trimestrielles
Comme la vie continue, les réunions permettant l’analyse des chiffres du trimestre doivent avoir lieu. Ce genre de réunions ne peuvent être annulées, car elles permettent également de planifier la stratégie du trimestre suivant. Fort heureusement, les réunions trimestrielles peuvent facilement s'organiser à distance.
Les réunions internationales
Dans les grandes multinationales, il est important de s’assurer que les stratégies des différents pays soient mises en commun. Cela permet de s’assurer que tous les marchés travaillent dans la bonne direction et surtout, suivent la même croissance. Les déplacements professionnels longue distance étant limités, il faut miser sur l’option de l’événement digital pour éviter l’annulation de ce type de réunion.
Les conférences annuelles
Dans certains secteurs, des conférences sont organisées chaque année afin de présenter les nouvelles avancées dans l'industrie. C’est le cas de Viva Technology par exemple, un célèbre salon organisé chaque année en France pour mettre en avant les innovations technologiques. Ce genre d’événement ne peut être annulé indéfiniment, au risque de limiter la transmission d’informations si importante.
Les séminaires d’entreprise
Les séminaires organisés en entreprise mettent l’accent sur la cohésion d’entreprise. Leur objectif est de fédérer les équipes en présentant les principaux chiffres de la compagnie et de remotiver les équipes. Le séminaire met en avant l’humain et a pour vocation de remercier les équipes pour leur travail. À une époque où le télétravail est mis en avant, il est important de ne pas oublier tous les efforts faits par les employés. Mettre l’organisation de séminaire de côté est donc une erreur à ne pas commettre !
Peu importe la crise que l’on traverse, on le répète depuis longtemps : il est important de savoir se renouveler. En mettant en place les événements digitaux, on rebondit face à un imprévu. On l’espère, les événements physiques pourront reprendre rapidement. Mais on a tout de même ouvert une nouvelle porte intéressante à garder entrouverte dans le futur. La technologie événementielle est là pour nous aider et pas pour nous remplacer. Il suffit juste de s’adapter à la situation et changer quelque peu ses habitudes pour fournir créer l’événement digital dont vos clients rêvent !
