Et si vous pouviez inviter vos participants, les informer sur votre programme, mais aussi les sensibiliser sur les grandes nouveautés : et tout cela aussi facilement et rapidement qu’avec l’emailing, tout en bénéficiant de la visibilité immédiate d’un appel téléphonique ? Non, vous ne rêvez pas, c’est possible !
Avec le développement du mobile, les moyens de communication autour d’un événement, qu’il soit en présentiel, hybride ou digital, ont fortement évolué. Si l’emailing reste le premier outil vers lequel vous vous tournez pour communiquer sur un événement, les envois de SMS et de notifications push présentent des avantages non négligeables. Ils permettent à la fois d'informer et d’engager vos participants. Ils sont devenus incontournables, notamment dans le cadre de l’organisation d’événements digitaux et hybrides. Ainsi, savoir maîtriser les SMS et notifications push est devenu stratégique dans la communication d’un événement.
Une communication directe et de nombreux avantages
L’emailing permet d’envoyer des contenus diversifiés et mis en page directement dans la boîte mail de vos participants. C’est un outil idéal pour informer sur les nouveautés liées à votre événement. C’est aussi l’occasion de partager des contenus d’actualité et de promouvoir telle ou telle table ronde.
Le SMS et les notifications push sont complémentaires pour communiquer sur un événement. Ils permettent d’envoyer une information à un instant T directement sur le téléphone de vos participants ou sur votre plateforme événementielle. Ils aident à optimiser l’envoi d’informations clés autour de votre événement et lui apportent une image plus moderne. Encore aujourd’hui, tous les événements n’utilisent pas le SMS et les notifications push dans leur communication. En intégrant ces outils dans votre stratégie, vous faites preuve de différenciation. Vous proposez à vos participants une nouvelle expérience, encore plus immersive.
Ce sont également des moyens de communication rapides et efficaces. Le Return on Attention (ROA) est souvent plus grand avec l’envoi d’un SMS. En effet, nous sommes moins fréquemment soumis aux SMS qu’aux emailings. Ainsi, avec un taux d’ouverture de 75% minimum, il y a plus de chance que vous ayez des retours directs après l’envoi d’une communication SMS.
Vous n’êtes pas au point sur les notifications push ? Cette vidéo vous aidera à y voir un peu plus clair.
Comment optimiser l’envoi de vos informations grâce aux SMS ?
La communication d’un événement n’est pas chose aisée. L’envoi de SMS assure le bon déroulement de vos manifestations à travers une communication améliorée. En utilisant cet outil de manière optimale vous pourrez maximiser la participation à votre événement et amplifier son impact.
L'utilisation d'un système de gestion par SMS vous offre un outil de communication simple et rationalisé pour vos événements. Vous pouvez transmettre vos messages instantanément auprès de tous vos participants ou auprès de segments de participants spécifiques. C’est un moyen idéal pour maximiser votre taux de participation et gérer l’envoi de vos informations à tout moment pendant l’organisation de votre événement.
Avant votre événement
Envoyez le formulaire d’inscription et informez des grandes nouveautés de votre programme. Partagez toutes les informations pratiques et faites des rappels pour rester dans l’esprit de vos participants.
Durant votre événement
Mettez en avant vos grands temps forts et guidez vos participants. Comme les notifications push, c’est également un outil pour augmenter l’engagement autour de votre événement.
Après votre événement
La communication d’un événement ne s'arrête pas à sa clôture. Avec le SMS, vous pouvez remercier vos participants et leur envoyer un questionnaire de satisfaction. Vous pouvez aussi rapidement après la fin de votre événement leur envoyer les chiffres clés et faire un retour sur les grands temps forts.
Les notifications push pendant votre événement
Le grand jour est arrivé, tout est en place et vous attendez de nombreuses personnes. En tant qu’organisateur d’événements, il est primordial que vous mainteniez la communication avec vos participants durant vos temps forts. Les notifications push sont envoyées directement depuis votre site événementiel ou votre application. C’est un outil précieux, pour engager vos participants et éviter les déperditions pendant votre événement. Vous allez les informer et activer leur attention en temps réel.
Les notifications push peuvent être utilisées pour prévenir des changements de dernière minute, par exemple les modifications d’horaire de session ou l'annulation d’un speaker. C’est un outil très utile en cas d'aléas ou d’imprévus, car il en atténue les conséquences. Vous pouvez également faire des annonces, par exemple lorsqu’une grande tête d’affiche va prendre la parole ou qu’une nouvelle session commence et que vous êtes face à un enjeu de remplissage de salle.
Dans le cas de grandes conférences avec plusieurs tables rondes ou plusieurs salles, vous pouvez envoyer des rappels via les notifications push. Par exemple, si vos participants ont créé leur programme personnalisé, envoyez-leur une notification à chaque début de session et rappelez-leur la salle. Ainsi, vous éviterez les déperditions entre chaque temps fort.
Les notifications peuvent aussi être utilisées pendant un événement pour rappeler les mesures sanitaires ou les moyens de contacter l’organisation. Pour booster l’engagement de vos participants, vous pouvez aussi les inciter à commenter dans le chat, renseigner des questionnaires ou participer à des sondages.
Quelques conseils pour vos envois de SMS et de notifications push
N’envoyez que des informations pertinentes 🧐
Assurez-vous que les informations que vous envoyez intéressent vos destinataires. Quand vous avez plusieurs typologies de participants, segmentez-les et ciblez vos communications. Aussi, dans le cadre d’un événement, vous avez beaucoup de contenus à diffuser. Il n’est pas nécessaire de tout envoyer via SMS et notifications. En effet, sélectionnez seulement les informations les plus importantes ou cohérentes au vu de l'outil. Le reste pourra être transmis par emailing.
Ne multipliez pas trop les envois 🤯
Si les emailing sont envoyés régulièrement, les SMS et les notifications doivent rester exceptionnels. Si vous en envoyez continuellement, elles perdent de leur sens et leur impact se réduit.
Ainsi, la communication d’un événement ne s’improvise pas, planifiez et programmez l’envoi de vos SMS et notifications push de manière stratégique.
Choisissez le bon moment 🕛
À chaque sujet son timing de communication. Dans votre planification, prévoyez l’envoi des contenus au moment opportun. Ne tardez pas trop à faire des annonces. En effet, envoyer les chiffres clés de votre événement par SMS deux jours après sa fin n’a pas de sens. Les participants commencent déjà à passer à autre chose et vous aurez eu le temps d’envoyer un mailing d’ici là. Aussi, dans le cadre de la programmation de vos rappels le jour J, envoyez vos notifications quelques minutes avant le début des sessions. Ainsi, vous laisserez le temps aux participants de réagir.
Soyez court et précis 🎯
Un SMS ou une notification n’est pas un mailing ou un article d’actualité. Sur mobile le contenu qui s’affiche est court. Soyez donc percutant et synthétisez le message à faire passer le plus possible. Pas la peine de tourner autour du pot, allez droit à l’essentiel !
Incitez à l’action⚡
Quand vous envoyez une information à un participant, c’est pour lui suggérer une action. Incitez-le donc à passer à l’action souhaitée dans votre message.
Renvoyez vers votre site 🔗
Pensez également à introduire des call to action qui renvoient vers votre programme, votre application ou votre site événementiel. Ainsi, votre participant pourra, soit réaliser l’action souhaitée, soit s’informer plus en profondeur.
Incitez vos participants à activer les notifications 👍
Afin que vos invités reçoivent les notifications, ils doivent soit avoir accepté de les recevoir sur votre site événementiel, soit avoir téléchargé l’application et avoir activé les notifications. Pensez donc à les sensibiliser à l’une de ces deux conduites. Présentez les avantages qu’ils auront à recevoir les notifications afin de les convaincre.
Personnalisez vos SMS et programmez vos envois 💬
Grâce à Eventdrive, vous pouvez personnaliser tous vos types de communication. À partir du moment où votre base de données est bien renseignée, vous pouvez inclure dans vos SMS et notifications le nom et prénom de la personne, mais également son entreprise, le nom de l'événement… La personne recevant le message se sentira plus concernée par un message personnalisé. Vous pouvez également segmenter votre audience et programmer vos envois de manière personnalisée.
Maintenant que vous êtes expert des sujets qui touchent à la communication d’un événement, programmez dès à présent vos envois. Nous sommes à votre écoute pour vous conseiller.
