Toutes les clés pour votre gestion de projet événementiel

Table des matières :

Les étapes clés pour élaborer son projet événementiel 

• La définition de votre stratégie événementielle
• L’importance des To-do listes

Les enjeux de la gestion de projet événementiel

• L’événementiel comme outil de communication de crise

• L’adaptation, une qualité qui fait la différence chez les event planners 

Quelques conseils pour réussir son événement

• La gestion des risques : un enjeu majeur

• Mieux gérer votre temps pour rester efficace

• Le follow-up post événement

Être event planner ne consiste pas seulement à gérer l’organisation logistique et technique de votre événement. Tout comme réussir son événement ne dépend pas uniquement de la mise en place d'une stratégie de communication événementielle adaptée pour booster l’impact de votre manifestation. L'événementiel fait partie intégrante de la stratégie de communication globale de votre entreprise. Ainsi, un événement doit être conçu non pas seulement comme un temps fort ponctuel, mais comme partie intégrante de votre stratégie marketing. Voici toutes les clés dont un event planner a besoin pour élaborer son projet événementiel en adéquation avec sa stratégie d'entreprise. Et parce que l’événementiel n’est pas toujours un long fleuve tranquille, nous vous apportons également quelques précieux conseils pour anticiper toutes les problématiques et ne pas être dépassé dans votre event planning. 👍

Les étapes clés pour élaborer son projet événementiel

La définition de votre stratégie événementielle 🧐

Concevoir un événement sans objectifs, c’est comme faire un footing sans chaussures, c’est contre-productif. Un événement ne se conçoit pas sur un coup de tête ou juste pour s’amuser. Il doit permettre un retour sur investissement. Fixer des objectifs vous permet, non seulement de comprendre pourquoi vous organisez votre événement, mais aussi de savoir vers quelle direction vous allez. C’est aussi un moyen de déterminer les KPIs importants à analyser afin de faire un bilan de votre événement après son déroulement. Les objectifs que vous vous serez fixés détermineront toute la suite de votre gestion de projet événementiel. 

Commencez par répondre aux 5 W : what, why, when, where, who. Ensuite, faites un état des lieux, vous devez savoir où vous en êtes. Puis déterminer les objectifs de votre événement en lien avec votre stratégie événementielle. Petit conseil : fixez-vous des objectifs S.M.A.R.T : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels.

Les objectifs d’un événement peuvent être multiples :

• Informer vos cibles ;
• Networker et développer votre réseau ;
• Améliorer votre image ;
• Favoriser la cohésion et l'esprit d'équipe ;
• Attirer de nouveaux clients ou talents ;
• Transformer vos ventes…

Ils doivent être aussi concrets et détaillés que possible. N’oubliez pas de les partager avec vos équipes.




Vous êtes au début de la planification de votre événement et il y a encore de nombreux défis à surmonter. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé un guide contenant les 15 erreurs les plus fréquentes dans le domaine de l'événementiel, ainsi que leurs solutions. N'hésitez pas à en profiter ! 😉

L’importance des To-do listes 📋

Une fois que vous vous êtes fixé les objectifs de votre événement, il est temps de passer à la production. Vous allez concevoir les contenus, l’ambiance et la philosophie de votre événement. Pour ce faire, créez vos tables rondes ou vos webinaires, imaginez vos animations, concevez la décoration, digitalisez vos contenus, anticipez votre communication événementielle… Il y a beaucoup de choses à anticiper et à mettre en place, que ce soit en ce qui concerne la logistique, la communication ou la technique. Les tâches sont nombreuses et doivent être hiérarchisées. Et surtout, il ne faut rien oublier, au risque de mettre en péril votre projet événementiel. Les meilleurs amis des event planners sont les To-do listes.

Réaliser des listes de tâches est le meilleur moyen d’optimiser votre temps, votre organisation et celle de vos équipes. Cela permet de limiter les erreurs et de garder un rythme de production constant et optimal. Vous pouvez également noter vos différentes idées afin de les organiser.

Réaliser la to-do liste parfaite n’est pas une mince affaire. Cela va vous demander du temps. Mais in fine, vous en gagnerez encore plus qu’en vous lançant tête baissée dans l’organisation de votre événement. Nous vous conseillons de réaliser plusieurs listes, que vous organiserez en fonction des étapes pour élaborer votre projet événementiel. Ensuite, priorisez ! Il existe plusieurs méthodes. Chacun choisira celle qui lui convient le plus. Via l’EMS Eventdrive, nous proposons une solution d’event management complète, dont la gestion des tâches événementielles. N’hésitez pas à demander une démo.

Contactez-nous

Les enjeux de la gestion de projet événementiel

L’événementiel comme outil de communication de crise 📢

La communication de crise est un enjeu de plus en plus important pour les entreprises. L’instabilité internationale, le climat social actuel, le réchauffement climatique et la crise sanitaire sont autant de facteurs nous ayant démontrés que, du jour au lendemain, tout peut basculer pour les entreprises. Ainsi, l’anticipation des crises et la gestion de l’image font maintenant, partie intégrante de la stratégie de marque et de la stratégie événementielle. Toute crise est susceptible de provoquer un effet négatif sur le dynamisme économique d’une entreprise. Elle peut découler de facteurs externes, (comme ceux cités plus haut) ou bien de facteurs internes, comme un licenciement, une enquête de satisfaction très défavorable, des chiffres en baisse, un accident ou un scandale.

Il est donc important de savoir lire les signes avant-coureurs et d’y apporter une réponse rapide. Anticiper et agir vite sont en effet les maîtres mots pour votre gestion de crise. Votre principal objectif va être de rétablir la confiance envers ou au sein de votre entreprise, tout en préservant son image. Ainsi, l’événementiel peut être un outil adéquat dans le cadre de votre communication de crise. Avec le digital et l’évolution des EMS, il est possible de mettre en place un événement pour sortir rapidement d’une situation de crise. En effet, l’organisation d’un événement virtuel peut se faire très rapidement. L’autre grand avantage est que vous pourrez vous adresser en même temps à toutes vos cibles, où qu’elles soient dans le monde. Communication de crise et événementiel font donc bon ménage, encore faut-il réagir au bon moment et de la bonne manière. N’hésitez pas à consulter notre article dédié au sujet.

L’adaptation, une qualité qui fait la différence chez les event planners 💪

Si l'adaptabilité a toujours été une qualité qui fait la différence chez les event planners, c’est d’autant plus vrai depuis 2020. Tout au long des deux dernières années, les restrictions réglementaires concernant le milieu événementiel n’ont pas cessé de changer. Les event planners ont dû encore plus renforcer leur capacité d'adaptation en passant au digital, puis à l’hybride. 

Lorsque l’on organise un événement, il faut être flexible et toujours avoir un plan B. Les imprévus peuvent être nombreux. Ils peuvent venir de facteurs extérieurs, comme les nouvelles normes sanitaires à respecter, les grèves qui peuvent paralyser un pays entier, les nouvelles réglementations… Les problèmes peuvent aussi venir de l’intérieur, par exemple si l’un de vos collaborateurs les plus importants attrape la Covid la veille de l'événement, un prestataire ou un speaker qui annule à la dernière minute, un retard de livraison…  

Les problématiques peuvent être nombreuses. Vous pourrez en anticiper certaines, mais il y aura toujours des cas auxquels vous n’aurez pas pensé. D’où l’importance des plans B. Pour pallier les problématiques extérieures, le digital est un plan de secours qui a fait ses preuves les deux dernières années. Encore faut-il savoir anticiper et surtout s’adapter en fonction de l'évolution de la situation. Au final, deux choix s’offrent à vous : le format virtuel ou le format hybride. À vous de choisir en fonction de vos objectifs. Le plus important étant de connaître les différentes astuces pour rapidement basculer votre événement physique vers un format hybride ou virtuel.  

Quelques conseils pour réussir son événement 

La gestion des risques : un enjeu majeur 🚨

Si l’adaptabilité est une qualité requise chez les event planners, la mise en place d’une stratégie de gestion des risques est un incontournable de la gestion de projet événementiel. Comme nous vous l'expliquions, différents problèmes peuvent survenir pendant l’organisation d’un événement. Ils peuvent être de différentes natures : financiers, humains, temporels, techniques, juridiques, environnementaux, ou encore, organisationnels.

S'il faut savoir y faire face, il faut aussi savoir les anticiper pour apporter rapidement une solution adéquate. Un speaker qui annule ou arrive en retard, le Wi-Fi qui plante, les déroulés techniques qui n’ont pas été imprimés, la tempête de grêle pendant le repas, la signalétique qui est livrée en retard… Tous ces impondérables peuvent avoir un impact dramatique sur votre grand temps fort. La mise en place d’une matrice des risques vous permettra de maîtriser les risques liés à votre gestion de projet événementiel.

Ce tableau qui identifie et hiérarchise tous les risques inhérents à l’organisation de votre événement est le meilleur ami des event managers. 

Voici les étapes pour le mettre en place :

• Identifiez les risques liés à votre événement,
• Évaluez-les et hiérarchisez-les,
• Identifiez des solutions
• et enfin, suivez et contrôlez les risques.

Les risques identifiés sont fréquemment similaires d’un événement à l’autre. Votre matrice des risques pourra donc à chaque fois être réutilisée et complétée.

Mieux gérer votre temps pour rester efficace ⌛

Vous pouvez facilement être dépassé par le temps dans votre conception événementielle. Les tâches sont nombreuses et souvent, vous manquez de bras et de cerveaux. Plus votre événement se rapproche, plus les deadlines se font plus pressantes. Une simple erreur ou inefficacité peut rapidement vous faire perdre un temps précieux que vous n’avez pas. 

Il est donc important de mieux gérer votre temps pour rester productif et pour que le stress généré par la gestion de projet événementiel n'atteigne pas votre santé. Dans un précédent article, nous vous donnions 5 astuces qui vous permettront de bien gérer votre temps en tant qu'organisateur d'événements.

Les maîtres mots sont : planifier, appréhender, hiérarchiser et prioriser. La mise en place d’une matrice des risques vous fera également gagner beaucoup de temps en cas de pépin. Avoir les bons outils est aussi primordial. Ils vous permettront d’automatiser certaines de vos tâches et d’améliorer votre productivité. Pour cela les EMS sont les outils les plus adéquats pour l’organisation de vos événements, qu’ils soient physiques, hybrides ou virtuels.

Le follow-up post événement 👍

Votre événement est enfin terminé, vous avez su contrôler tous les risques, mettre en place des solutions adaptées et vous accoutumer à toutes les situations. Vos participants et parties prenantes sont ravis et votre direction n'arrête plus de vous féliciter. Pourtant, votre travail d’organisateur ne s’arrête pas là ! Vous devez maintenant tirer profit du succès de votre événement. Pour cela, vous devez réaliser un suivi de projet post-événement. Et, pour vous assurer que les actions mises en place ont eu le succès escompté, vous allez devoir utiliser plusieurs méthodes de follow-up.

Les cibles de votre communication événementielle sont multiples. Il peut s’agir de vos participants (les remercier pour leur venue, recueillir leurs avis ou leur transmettre le bilan de votre événement). De vos collaborateurs internes pour partager avec eux le reporting de l’événement ou transmettre les contenus à ceux qui n’ont pas pu assister à la manifestation. Il peut aussi s’agir de vos parties prenantes, financeurs ou de la presse. 

La communication post-événement est tout aussi importante que l’organisation en amont. Nous avons identifié 7 choses à faire après le jour J. L’objectif de la mise en place de ces actions est de prolonger l'événement et de récolter des feedbacks précieux pour la prochaine édition. La gestion de projet post-événement est forcément moins stressante car les deadlines sont plus longues. Toutefois, elle est aussi importante que l’ensemble de la gestion de projet événementiel. Et même si vous avez plus de temps pour mettre en place vos actions, restez quand même réactif pour surfer sur les quelques jours qui suivent votre événement, période pendant laquelle les invités restent encore réceptifs à toute communication de votre part.

Maintenant que vous avez toutes les clés pour réussir votre gestion de projet événementiel, il ne vous reste plus qu’à vous lancer. N’oubliez pas d’anticiper et de vous doter d’outils d’aide à la gestion de projet. 

Optimisez votre organisation événementielle avec cette checklist. ✅ Simplifiez la logistique, libérez-vous des détails et concentrez-vous sur la création de valeur !