Comment organiser une conférence hybride ?

Si le recours aux événements virtuels est devenu la norme durant la pandémie de Covid-19, les conférences hybrides sont aujourd’hui devenues le standard de l’événementiel. En effet, allier l’agilité du présentiel avec tout le potentiel du digital apporte aux conférences un impact exponentiel. Ce format permet également aux Event Planners de limiter les contraintes classiques qui pesaient sur les événements en 100 % présentiel. Mais, organiser une conférence hybride n’est pas une mince affaire. Ce type d’événement est soumis à des contraintes que, ni les événements présentiels, ni les événements virtuels, ne connaissent. C’est pourquoi nous avons souhaité vous partager quelques conseils pour vous aider à réussir votre conférence hybride.

Organiser une conférence hybride : quels enjeux ?

Le format hybride a tendance à limiter les activités possibles et les enjeux de ce type de format sont multiples. Dans le cas d’une série de prises de paroles avec questions-réponses, il est plus difficile de susciter à la fois l’engagement des participants à distance, et celui de ceux en présentiel. Aussi, avoir des intervenants en virtuel et en présentiel implique une gestion plus compliquée et la possibilité de faire face à des problèmes techniques divers. La gestion du public demande également plus de travail, la communication devant être adaptée en fonction du mode de participation de chacun. Pour finir, la scénographie de la conférence doit aussi bien être réfléchie, à la fois pour du présentiel, mais également pour du virtuel.

Tous ces éléments accumulés peuvent être source de stress pour les Event Managers. Toutefois, si vous anticipez bien et réfléchissez correctement à votre planification, vous pourrez organiser une conférence hybride qui marquera les esprits.

Commençons tout d'abord par analyser les faux pas à ne surtout pas commettre pendant l'organisation de votre événement hybride !

Posez-vous les bonnes questions pour l’organisation de votre conférence hybride

Identifiez votre cible et vos objectifs 🎯

Votre cible est le premier élément à prendre en compte. Au moment de l’organisation de votre conférence hybride, vous devez définir à qui elle s’adresse, ce qui les intéresse et comment communiquer auprès d’eux.

Ainsi, vous ne vous éparpillerez pas et pourrez vous focaliser sur un contenu qualitatif et cohérent. En proposant des contenus adaptés aux attentes et besoins de votre cible, vous vous assurez un meilleur taux d’engagement et des retombées positives.

Aussi, vous définirez l’objectif de votre événement ce qui vous permettra de mieux réfléchir les temps forts à mettre en place et la stratégie globale de communication autour de votre conférence.

Prenez en compte les fuseaux horaires des convives 🕑

L’un des grands intérêts de l’organisation d’une conférence hybride est de faciliter la participation d’un public venant du monde entier. Mais, pour éviter toute erreur, il est important de prendre en compte les fuseaux horaires de ses invités. Cela s’applique à la fois pour vos intervenants, mais également pour vos participants. Ainsi, sur votre programme en ligne et dans votre communication, pensez à indiquer le fuseau horaire de référence.

Dans le cas d’un événement international impliquant différents continents géographiquement éloignés, vos horaires doivent être modulables. Organisez votre conférence sur des demi-journées pour éviter d’avoir un temps fort en plein milieu de la nuit pour certains de vos invités.

Définissez votre budget pour le présentiel et le partie virtuel💰

Pour correctement organiser une conférence hybride, vous devez avant tout définir votre budget. Il doit inclure tous vos frais, qu’ils soient pour la partie présentielle, comme pour toute la technique nécessaire au virtuel. Listez point par point vos charges, réalisez une évaluation en fonction des besoins et définissez le montant pouvant être alloué à chaque ligne. Le fait de définir un budget en amont permettra de ne pas gaspiller de l’argent ou d’éviter d’envisager un événement hors de portée.

Anticipez les problèmes techniques 💻

Pour organiser une conférence hybride, les défis techniques et technologiques sont nombreux. S’ils sont mal anticipés, ils peuvent facilement tout gâcher. Dans votre planification, prenez en compte le fait que vos participants n’ont pas tous accès aux mêmes logiciels ou moteurs de recherche. La qualité de la connexion internet peut également fortement varier en fonction des régions du monde.

Si de votre côté vous devez vous assurer d’avoir une connexion internet filaire haut débit sur votre lieu de conférence pour la diffusion, il est autant important de sensibiliser vos intervenants à distance à cette nécessité. Pour cela, n’hésitez pas à réaliser des guides comprenant des recommandations sur le débit internet et les moteurs de recherche à utiliser pour se connecter.

La plateforme de diffusion que vous utilisez doit également proposer un service de haute technologie pour faciliter les interventions à distance et la participation virtuelle. Ainsi, l’EMS que vous choisirez pour gérer votre conférence hybride à un rôle central. Une fois que vous aurez choisi la bonne technologie, n’oubliez pas de tout tester. Mettez-vous dans la peau de chaque typologie de participant (intervenants, public, partenaires…). Testez toutes les fonctionnalités de votre plateforme et l’expérience de chaque type d’utilisateur en amont. Le jour J prenez le temps nécessaire pour faire des tests techniques avant le live et vérifier la qualité de la rediffusion en ligne, du son audio et le placement des caméras.

Faites appel à des professionnels 💪

Comment réussir l’organisation d’une conférence hybride sans prestataire technique et plateforme de diffusion ? Si les EMS, tel que celui d’Eventdrive, vous permettent de mettre en place de manière simple et sécurisée toute la partie virtuelle, vous devez également vous entourer de professionnels de l’audiovisuel habitués aux formats hybrides. La captation d’une conférence à des fins de rediffusion en live nécessite, à la fois un matériel adapté, mais également des compétences spécifiques.

Faites appel à des professionnels ayant déjà une expérience de ce type de format, ils sauront anticiper toutes les problématiques techniques et organiser la captation des débats de manière optimale.

Si la charge de travail est trop grande pour prévoir à la fois la logistique présentielle et toute la dimension digitale, n’hésitez pas à demander l’assistance d’une agence ou d’un freelance spécialisé.

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Équilibrez la part de présentiel et la part de digital. ⚖️

Participer à une conférence en digital permet d’économiser beaucoup de temps. Ainsi, pour éviter de vous retrouver avec des espaces et salles vides vous devez penser à également encourager la participation en présentiel. Pour cela, réfléchissez à quelle proportion de votre programme rendre disponible en virtuel. En gardant certaines exclusivités ou activités uniquement pour les participants en présentiel, vous vous assurerez un bon taux de participation à la fois en virtuel et sur place.

Pensez virtuel et présentiel dans votre scénographie et votre déroulé

N’oubliez jamais que pour organiser une conférence hybride réussie, il est primordial de garder l’intérêt de tous vos participants, qu’ils soient sur place ou en digital. Pour cela une bonne dose de créativité est nécessaire. Prévoyez des animations engageantes et n’ayez pas peur de faire participer et réagir votre public. Sondages, votes, chat en ligne, réactions en direct, questions/réponses, nuages de mots, etc… sont autant de possibilités pour impliquer votre public. Aussi, pensez à bien briefer vos animateurs pour qu’ils s’adressent, à la fois aux gens dans la salle, mais également au public virtuel.

Prévoyez également votre scénographie et le placement des caméras pour la rediffusion d’une manière différente que si votre événement était en 100 % présentiel. Sachez que quand vous avez des intervenants à distance, vous n’avez pas le droit à l’erreur et devez les faire passer à l’écran au bon moment. Pensez à réaliser un déroulé technique détaillé à partager avec l’ensemble de l’équipe technique, incluant le type de participation de chacun et les ordres de passage.

Réussissez votre conférence hybride en planifiant toutes vos actions de communication

Pour organiser une conférence hybride réussie, vous devez aussi penser stratégie de communication. Elle doit être mise en place à tous les niveaux de l’avancement de votre événement. Si vous avez déjà défini vos cibles, vous devez maintenant définir les messages à leur faire passer. Sachez que les enjeux liés à votre communication évoluent dans le temps.

En amont de votre conférence hybride

Toute votre communication amont devra être dédiée à la promotion, l’information et la sensibilisation.

Faites la promotion de votre programme et de vos intervenants auprès de vos participants. Partagez leurs biographies et suscitez l’intérêt pour optimiser votre taux d’inscription. Rappelez-vous régulièrement à leur esprit pour ne pas qu’ils vous oublient.

Informez régulièrement vos participants des dernières nouveautés. Transmettez-leur également toutes les informations pratiques nécessaires en fonction de leur type de participation.

Sensibilisez vos participants aux contraintes techniques à prendre en compte dans le cas d’une participation digitale.

Le jour J

Quelques heures en amont rappelez à vos participants l’heure de début et renvoyez-leur les informations de connexion. Entre chaque session n’hésitez pas à leur envoyer des notifications ou des communications ciblées pour éviter la déperdition. À travers votre communication le jour J, renforcez le relationnel avec votre public et suscitez son engagement et sa participation.

Et après votre conférence hybride

Ce n’est pas parce que votre conférence est terminée que vous n’avez plus rien à raconter. Après votre événement, pensez à remercier toutes vos parties prenantes et à diffuser vos replays. En entretenant une relation sur le long terme avec votre public, il sera plus enclin à participer à la prochaine édition.

Maintenant, vous savez comment organiser une conférence hybride ! Pour donner une image professionnelle à votre événement, faites appel à des partenaires compétents pour vous accompagner. Nos équipes sont à votre écoute pour vous conseiller et vous accompagner.

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