Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.
Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.
EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement
Gérez les inscriptions d’une main de maître
L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.
L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.
En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !
Pensez à envoyer des rappels réguliers
Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.
Le déroulement d’une journée de recrutement
Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.
Un temps d’accueil
Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.
Une présentation individuelle des candidats
Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».
Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.
Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉
Une épreuve de groupe
Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.
Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.
Découvrez nos modèles de mails d’invitation !
Un moment de détente
Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !
Un test écrit
Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.
Un repas en groupe
Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.
Des entretiens individuels
Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.
L’annonce des résultats de cette journée de recrutement
Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.
EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement
Envoyez-leur un mail de remerciement
Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !
Programmez donc un mail de remerciement :
- pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
- pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.
Demandez leur avis, marque employeur oblige !
Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !
5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement
Les accompagner au maximum.
Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal !
Leur apporter la bonne information au bon moment.
La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :
- consulter son agenda personnalisé
- recevoir des rappels quand les ateliers approchent
- obtenir le maximum d’informations quant aux sessions
Ne pas oublier les temps de détente.
Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉
Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.
Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.
Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉
L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !
