La centralisation des processus de création d'événements sur une plateforme tout-en-un a révolutionné la façon dont nous organisons les événements. Les enjeux techniques liés à cette centralisation sont nombreux et essentiels à comprendre pour optimiser notre logistique événementielle. Gain de temps, image de marque, collaboration entre les équipes du monde entier, standardisation des processus, ou encore respect des lois et de la conformité… Dans cet article, nous allons vous faire découvrir à travers quelques exemples, comment la centralisation peut être un atout précieux pour votre entreprise.
Optimisez vos processus internes
En centralisant tous les événements de l’entreprise sur une plateforme événementielle tout-en-un, vous bénéficiez de nombreux avantages. Cette approche permet de former les équipes à un outil commun qui facilite la communication et la collaboration, en suivant une même approche et méthodologie de travail. La gestion des tâches et la prise de décisions sont partagées, d'autant plus que les informations et les ressources sont centralisées. Cela favorise une collaboration fluide tout en limitant les oublis et les erreurs liés à des informations dispersées, des tâches mal assignées ou des décisions basées sur des informations obsolètes.
Le reporting est plus précis et permet de regrouper et de rassembler davantage d'informations. Par exemple : il inclut les données saisies par les participants dans des formulaires, leur présence sur site ou en ligne, les sessions auxquelles ils ont participé, les campagnes de communication qu'ils ont reçues et même le canal par lequel ils se sont inscrits !
💡 À savoir :
Les EMS, tels qu’Eventdrive, vous permettent la gestion intégrale de vos événements d'entreprise. Tâches, budgets, rôles, permissions et prises de décisions sont gérés de manière centralisée, simplifiant ainsi tout l’aspect logistique pour vous permettre de vous concentrer davantage sur la création de valeur. De plus, l’organisation de votre événement peut se faire par équipe ou entité, où que soient géographiquement situés vos collaborateurs. Travailler ensemble, efficacement et de manière productive n'a jamais été aussi simple !
Centralisez vos événements et renforcez votre image de marque
En utilisant une plateforme événementielle tout-en-un, vous assurez le respect de votre image de marque et une cohérence dans la présentation de vos événements. En centralisant l’ensemble de vos sites événementiels, ils pourront être conçus selon votre charte graphique (typographie, couleurs, logos, etc.). Les visuels utilisés seront stockés au même endroit, ce qui évitera les problèmes de dispersion des fichiers à travers différents outils ou systèmes. Ainsi, tous les éléments de communication, créés à partir de modèles propres à votre entreprise, bénéficieront de la même qualité : du mail Save the date à l’enquête post événement.
De plus, les paramètres de design pourront être uniformément appliqués à tous les sites événementiels, évitant ainsi les erreurs ou les incohérences dues à des configurations différentes. De ce fait, vous maintenez une cohérence visuelle irréprochable et apportez un gage de professionnalisme à vos événements.
Créez une meilleure expérience participant
La centralisation de vos tâches événementielles dans un EMS tels qu’Eventdrive va permettre d’offrir une expérience cohérente aux participants, de bout en bout de l'événement. Vous n'avez plus besoin d'utiliser plusieurs outils tels qu’un outil d’enquête pour les inscriptions, un CMS pour créer votre site web, une plateforme d'e-mailing pour communiquer avec vos participants, ou un logiciel externe pour générer vos badges. Toutes ces tâches peuvent être conçues et automatisées directement sur Eventdrive.
Ainsi, grâce à la plateforme :
- Les invités s'inscrivent directement via le formulaire intégré à votre site web événementiel,
- Ils reçoivent vos communications personnalisées et un lien leur permettant de générer leur badge, personnalisé à l'aide des modèles d'e-mails que vous aurez créés,
- Ils peuvent accéder à une application mobile aux couleurs de votre entreprise,
- Etc.
En centralisant toutes ces fonctionnalités sur une plateforme tout-en-un, vous renforcez votre image professionnelle tout en offrant une expérience fluide aux participants.
Réduisez les coûts liés à l’organisation de vos événements
Savez-vous qu’en centralisant toutes les fonctionnalités nécessaires sur une seule plateforme, vous pouvez réaliser des économies significatives?
- En regroupant toutes les fonctionnalités sur une plateforme, vous évitez de payer des abonnements et des frais récurrents associés à plusieurs outils distincts.
- En évitant la dispersion des informations sur des systèmes ou des documents différents, vous diminuez les risques d'erreurs, de doublons et d'incohérences. Cela permet d'économiser sur le temps et les coûts associés à la correction et à la résolution de ces problèmes.
- Une plateforme de gestion d'événements centralisée vous offre une vue d'ensemble de vos dépenses, ce qui facilite le contrôle budgétaire et la prise de décisions éclairées. Vous pouvez identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées et optimiser l'allocation de vos ressources financières.
Optimisez la collecte d’informations à des fins commerciales
En se connectant à votre CRM ou votre plateforme marketing les données renseignées par vos participants lors de leur inscription ou pendant l'événement sont synchronisées.
Ainsi l'événement devient un atout dans l'enrichissement et la mise à jour des données de vos contacts (prospects, clients, partenaires…). L'émargement de ces derniers peut également être synchronisé.
Ces informations sont rendues disponibles automatiquement aux équipes marketing et commerciales.
Côté event manager la performance événementielle et l'évolution de votre stratégie peut s'appuyer sur des données consolidées et exploitables sur un ou plusieurs événements. C'est aussi le moyen de franchir une nouvelle étape : une analyse macroscopique en connectant la plateforme avec un outil de data visualisation ou de business intelligence (via une API).
Sécurisez vos informations
La centralisation des événements sur une plateforme tout-en-un offre une réponse solide aux exigences de sécurité des entreprises/groupes. En regroupant toutes les données et les informations sensibles liées aux événements au sein d'une seule plateforme, les entreprises adoptent un standard de sécurité rigoureux pour protéger les données et se conformer aux exigences du RSSI - security by design.
Les plateformes de gestion événementielle offrent :
- la gestion des rôles et permissions,
- un accès avec authentification renforcée pour les event managers et pour les participants,
- le contrôle des accès aux données, y compris aux données sensibles telles que le budget de l’événement et les données personnelles,
- le chiffrement des données stockées sur la plateforme,
- le contrôle sur la localisation des données.
Cette offre sécurisée s’est adaptée aux défis du secteur événementiel. Par exemple, Eventdrive propose des fonctionnalités de sécurité spécialement conçues pour protéger les données sensibles. Nous nous engageons à respecter les réglementations RGPD et les données sensibles sont supprimées automatiquement dans les 24 heures suivant la fin de l'événement.
Vous l’aurez compris, en regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires au sein d'un même outil, vous bénéficiez d'une gestion simplifiée et cohérente de vos événements, ce qui vous permet d'économiser du temps, des ressources et d'optimiser vos coûts.
De plus, cela facilite la collecte et l'analyse d'informations, améliorant ainsi votre compréhension de votre public cible et l'efficacité de vos stratégies marketing. La centralisation des données événementielles garantit également la sécurité des informations sensibles et la conformité aux réglementations de protection des données.
En optant pour une plateforme tout-en-un comme Eventdrive, vous pouvez organiser vos événements de manière efficace, professionnelle et sécurisée. Explorez les abonnements disponibles et choisissez celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.
Envie d’intégrer une solution tout-en-un au service de votre stratégie événementielle d’entreprise ?
