L'événementiel pour tous pas à pas

L'événementiel est un terme souvent évoqué dans notre quotidien. Il est fort probable que vous ayez déjà assisté à une conférence, un meetup, un séminaire, une soirée de fin d'année ou un concert. Mais en réalité, savez-vous vraiment ce qu'est l'événementiel ? Ce guide ultime vous expliquera les raisons de cette pratique.

Les origines de l'événementiel

L'événementiel existait déjà à la Renaissance, époque où les monarques organisaient de grands bals. Les buffets débordaient de victuailles, les musiciens jouaient en live, les parures dorées ornaient les murs et les tables, des sessions de jeu, des saynètes de théâtre, des joutes équestres, rien n'était laissé au hasard. Mais en réalité, ce concept existe depuis bien plus longtemps. Et voici son origine :

L'événementiel remonte à l'Antiquité, époque où les Grecs organisaient des jeux olympiques, des festivals religieux et des représentations théâtrales pour divertir les citoyens et célébrer les dieux. Les Romains ont également organisé des spectacles grandioses tels que des combats de gladiateurs, des courses de chars et des festivals en l'honneur de leurs dieux. 

Au fil des siècles, les événements sont devenus des moyens de célébrer des mariages, des naissances, des funérailles, des anniversaires et des victoires militaires. À la Renaissance, les monarques ont commencé à organiser des événements fastueux pour impressionner leurs invités et renforcer leur pouvoir politique. 

Eh oui, votre métier d'organisateur d'événements est l'un des plus anciens au monde, en plus d'être l'un des plus stressants. 😉

Qu’est-ce que l’événementiel actuel ?

De nos jours, l'événementiel est une industrie florissante qui englobe une grande variété d'événements tels que des conférences, des expositions, des concerts, des festivals, des lancements de produits, des mariages et bien plus encore. Les organisateurs travaillent avec des clients pour planifier, concevoir et exécuter des événements mémorables qui répondent aux besoins et aux objectifs spécifiques de leur clientèle.      

L'événementiel a connu une évolution majeure avec l'essor du digital, qui a permis de nouvelles formes d'événements tels que les événements virtuels, les webinaires, les conférences virtuelles et les événements hybrides.

Aujourd'hui, l'expérience des participants est au centre des préoccupations des organisateurs d'événements, qui cherchent à offrir des moments uniques et engageantes pour susciter l'intérêt et la fidélité de leurs invités. L'événementiel est également devenu un moyen de créer des liens entre les marques et leur public, en permettant aux participants d'interagir directement avec celles-ci et de découvrir leurs produits et services de manière immersive et originale.

Pourquoi fait-on de l’événementiel ?

On fait de l'événementiel pour différentes raisons, en fonction des objectifs spécifiques de chaque événement. 

Voici quelques-unes des raisons courantes pour lesquelles on organise des événements aujourd'hui :

• Informer : les événements sont des canaux de communication qui servent à informer un public ciblé sur un sujet spécifique tout en favorisant les échanges et les conversations.
  
  
• Promouvoir une marque ou un produit : les événements peuvent être utilisés pour lancer un nouveau produit, promouvoir une marque ou renforcer la notoriété d'une entreprise.
  
  
• Générer du chiffre d'affaires : les événements peuvent permettre de générer du chiffre d'affaires en créant des opportunités de vente directe ou indirecte, en améliorant la notoriété et l'image de marque de l'entreprise, en privilégiant les relations clients et en augmentant la fidélisation. De plus, les événements peuvent attirer de nouveaux clients et partenaires potentiels, générant ainsi des opportunités de croissance à londg terme pour l'entreprise.
  
  
• Fidéliser une clientèle : Les événements sont un moyen efficace de fidéliser une clientèle existante en offrant des expériences uniques et mémorables.
  
  
• Faire du réseautage : Les événements sont souvent utilisés pour favoriser les rencontres et les échanges professionnels entre les participants.
  
  
• Booster la motivation : Les événements peuvent booster la motivation en offrant aux participants une expérience immersive et mémorable qui les inspire et les motive. Les événements peuvent aussi renforcer l'esprit d'équipe et la collaboration, créer un sentiment d'appartenance à l'entreprise, récompenser les réalisations et les efforts des employés, et leur offrir des opportunités de développement professionnel et personnel. Tout cela peut avoir un impact positif sur leur motivation et leur engagement envers l'entreprise.
  
  
• Éduquer ou former : Les événements peuvent être utilisés pour offrir des formations ou des sessions d'information sur des sujets spécifiques.
  
  
• Collecter des fonds : Les événements peuvent être utilisés pour collecter des fonds pour une cause ou une organisation caritative.
  
  
• Recruter de nouveaux collaborateurs : Les événements peuvent permettre de recruter de nouveaux collaborateurs en offrant une opportunité pour l'entreprise de se présenter comme un employeur attractif et de rencontrer directement des candidats potentiels. Les événements de recrutement peuvent aussi fournir une occasion pour les employeurs de partager des informations sur les opportunités de carrière disponibles, de répondre aux questions des candidats et de leur offrir une expérience positive qui peut renforcer leur désir de travailler pour l'entreprise.
  
  
• Célébrer : Les événements sont généralement organisés pour célébrer une occasion spéciale telle qu'un mariage, une remise de diplôme, un anniversaire, etc.

Il est évident que les événements constituent la meilleure technique pour susciter des conversations. Cependant, il est vrai que nous sommes déjà habitués à cette méthode, que nous organisons des événements depuis maintenant deux, cinq, dix, vingt ou même quarante ans. Alors comment s'adapter au marché actuel ? Avec le digital ! 

Quelle est l'importance de l'événementiel digital ? 

L'événementiel digital est devenu de plus en plus important ces dernières années en raison de l'évolution rapide des technologies de communication. Les événements en ligne et les plateformes numériques offrent une alternative pratique et flexible aux événements physiques, en permettant aux participants d'interagir et de communiquer en temps réel, peu importe leur lieu géographique.

Les avantages de l'événementiel digital sont nombreux. Tout d'abord, cela permet de toucher un public plus large, car les participants n'ont pas besoin de se déplacer physiquement pour assister à l'événement. En outre, l'événementiel digital est souvent plus économique que les événements traditionnels, car il élimine les coûts liés à la location de salle, l'hébergement, la restauration, etc.

En outre, l'événementiel digital permet une plus grande flexibilité en termes de programmation et de contenu, car les événements en ligne peuvent être enregistrés et mis à disposition en différé pour une visualisation ultérieure. Cela permet également de faciliter la participation des intervenants et des participants à partir de différents fuseaux horaires.

Enfin, l'événementiel digital offre des possibilités accrues en matière de personnalisation et de suivi des participants, grâce à l'utilisation de données et d'outils de mesure en ligne. Cela permet aux organisateurs d'événements de mieux comprendre les besoins et les préférences des participants, ainsi que d'adapter leur contenu et leur marketing en conséquence.

Ainsi, l'événementiel digital est devenu un élément clé de la stratégie événementielle moderne, offrant des avantages pratiques, économiques et flexibles pour les organisateurs et les participants.

Quels bons outils pour digitaliser l’événementiel ?

Vous avez très bien compris pourquoi les marques 3 Suisses ou Agnès B ont cessé d'envoyer leurs catalogues de vente par correspondance. Tout simplement, parce que tout le monde a la flemme de remplir un petit formulaire papier et de l'envoyer par la poste.

Les tendances sont à la simplification extrême (les gens sont feignants), à la personnalisation (les gens sont imbus d’eux-mêmes) et à la performance (les gens sont exigeants).

Cependant, parce qu'on tient toujours à satisfaire les consommateurs, il est primordial de leur offrir une expérience simplifiée, personnalisée et performante. Pour y parvenir, il est important d'utiliser des outils efficaces.

Il existe plusieurs outils pour digitaliser l'événementiel et offrir des expériences en ligne interactives. Voici quelques exemples :

• Les plateformes de gestion d'événements : ce sont des outils technologiques qui facilitent la digitalisation des événements en offrant un large éventail de fonctionnalités pour gérer tous les aspects de l'événement. Elles permettent notamment de créer des invitations en ligne, de gérer les inscriptions, d'envoyer des rappels automatiques, de collecter des feedbacks, de suivre l'engagement des participants, d'intégrer des outils de marketing et de communication, de diffuser du contenu en direct, et bien plus encore. Ces plateformes permettent aussi de rassembler toutes les informations relatives à l'événement en un même endroit accessible à tous les participants. Les organisateurs peuvent ainsi avoir une vue d'ensemble de l'événement, communiquer facilement avec les participants, et suivre l'évolution de l'événement en temps réel. Les plateformes de gestion d'événements offrent une solution complète et intégrée pour digitaliser tous les aspects de l'organisation d'un événement, de la planification à la gestion des participants, en passant par la communication et le suivi des résultats. Cela permet aux organisateurs d'optimiser leur temps, d'améliorer l'expérience des participants et de maximiser l'impact de leur événement.

Eventdrive est une plateforme de gestion d'événement reconnue en France comme à l'international !

• Les plateformes de diffusion en direct : Les plateformes de diffusion en direct comme Facebook Live, YouTube Live et Twitch permettent de diffuser des événements en direct à un public en ligne, offrant des fonctionnalités de chat et de partage social en direct.
  
  
• Les outils de sondage et d'interaction en direct : Les outils de sondage et d'interaction en direct permettent aux participants de poser des questions, de voter et de donner leur avis en temps réel lors d'événements en ligne. Eventdrive permet par exemple de générer facilement des quiz, des nuages de mots, des sessions de Q&A et bien plus encore. 
  
  
• Les outils de gestion de projet : Les outils de gestion de projet permettent de planifier et d'organiser les événements en ligne, de coordonner les équipes et de suivre les tâches en direct.
  
  
• Les applications événementielles : Ces applications permettent aux organisateurs d'envoyer des notifications, de fournir des informations sur l'événement et les intervenants, de communiquer avec les participants en temps réel, et d'offrir du contenu interactif tel que des quiz, des sondages et des questions-réponses. Les applications événementielles peuvent aussi inclure des fonctionnalités avancées telles que la géolocalisation pour guider les participants, la possibilité de faire du networking, etc. 

• Les sites web événementiels : Ces sites web peuvent contenir des informations importantes telles que la date, l'emplacement et les intervenants de l'événement, ainsi que des détails sur les sessions et les ateliers proposés. Les participants peuvent s'inscrire à l'événement directement sur le site web et recevoir des confirmations d'inscription par email. Les sites web événementiels permettent aux organisateurs de centraliser toutes les informations relatives à l'événement sur une seule plateforme, accessible à tous les participants, ce qui facilite la gestion et la communication avec les participants. Ils permettent également de recueillir des données sur les participants, telles que des informations de contact et des préférences, qui peuvent être utilisées pour personnaliser les interactions et améliorer l'expérience globale de l'événement.

Il existe de nombreux outils pour digitaliser l'événementiel et offrir des expériences en ligne interactives et engageantes. Le choix des outils dépend des besoins spécifiques de l'événement, des préférences des organisateurs et des participants.

Quelles sont les tendances dans le monde de l'événement digital ? 

De nos jours, le monde de l'événementiel a subi une transformation considérable grâce à l'avènement du numérique. Les événements en ligne ont gagné en popularité depuis la pandémie mondiale de COVID-19, mais même avant cela, les organisateurs d'événements ont commencé à intégrer des technologies numériques pour offrir des expériences plus immersives et plus interactives. Dans cette partie, nous allons examiner les tendances actuelles dans le monde de l'événement digital, en mettant l'accent sur les développements les plus récents et les plus innovants.

Il existe plusieurs tendances en matière d'événementiel digital, voici quelques exemples :

• Les événements hybrides : Les événements hybrides combinent à la fois des aspects physiques et en ligne. Ils permettent aux participants de se connecter et d'interagir en ligne avec des intervenants en physique ou virtuels.
  
  
• La réalité virtuelle et augmentée : La réalité virtuelle et augmentée offre une expérience immersive et interactive pour les participants, leur permettant de visiter des espaces virtuels et de découvrir des produits ou services en 3D.
  
  
• Les événements interactifs : Les événements interactifs encouragent les participants à s'engager activement avec le contenu et les intervenants, en utilisant des fonctionnalités telles que les sondages en direct, les chats vidéo et les jeux en ligne.
  
  
• Les événements sur mesure : Les événements sur mesure sont adaptés aux besoins et aux préférences spécifiques des participants. Ils utilisent des données et des analyses pour personnaliser le contenu et les interactions en ligne.
  
  
• Les événements socialement responsables : Les événements socialement responsables intègrent des initiatives de développement durable et des pratiques éthiques dans leur planification et leur exécution, tout en sensibilisant les participants à ces enjeux.
  
  
• Les événements en ligne payants : Les événements en ligne payants sont de plus en plus populaires, car ils offrent un accès exclusif à des contenus de qualité supérieure et à des expériences en ligne interactives.

Envie de connaitre toutes les nouvelles tendances événementielles ?

Une stratégie événementielle globale

Une stratégie événementielle globale permet à une entreprise de rationaliser ses ressources, de maintenir la cohérence de la marque et de créer une expérience client optimale. Elle permet également de mesurer l'efficacité des événements organisés à l'échelle mondiale et de mettre en place des améliorations pour atteindre les objectifs de l'entreprise. 

Fixez des objectifs SMART

Nous sommes conscients que vous n'avez probablement pas besoin de nous pour vous apprendre à définir des objectifs, mais c'est pourtant une étape fondamentale lors de la planification d'un événement. Un événement sans objectif clairement défini, c'est comme un bateau sans gouvernail, vous risquez de vous égarer ou de tourner en rond. Les grands navigateurs ont toujours gardé leur destination en tête tout au long de leur voyage, ce qui leur a parfois même sauvé la vie (on dit que 80 % de la navigation est mentale).

Comme eux, ne perdez pas de vue les objectifs de votre événement. Pour commencer, il est essentiel de réaliser un état des lieux complet de votre situation. Comme en navigation, on ne peut pas tracer sa route sans savoir d'où l'on part.

Vos objectifs doivent être SMART, comme vous ! C'est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels. 

Un objectif SMART doit être : 

• Clair, compréhensible et précis même sorti de son contexte.

• Chiffré, il représente un seuil à atteindre.

• Réaliste, ni trop ambitieux, ni trop frileux.

• Inscrit dans une stratégie globale, votre événement vous aide-t-il à répondre aux enjeux de votre entreprise ?

• Délimité dans le temps

👉 Cet article vous aidera à fixer des objectifs SMART pour votre événement

Définissez vos indicateurs

Mettre en place des indicateurs événementiels est important pour mesurer l'efficacité des événements organisés et pour améliorer leur impact. Les indicateurs événementiels permettent de mesurer les résultats obtenus par rapport aux objectifs définis, d'identifier les forces et les faiblesses de l'événement et de mettre en place des améliorations pour les événements futurs.

👉 Découvrez-en davantage dans cet article sur les indicateurs pour évaluer vos événements.

Les indicateurs du processus d’inscription à votre événement

Les indicateurs du processus d'inscription à un événement peuvent être très importants pour les organisateurs afin de mesurer l'efficacité de leur stratégie d'inscription et d'identifier les domaines d'amélioration potentiels. 

Voici quelques indicateurs clés à prendre en compte :

• Le taux de conversion : il mesure le pourcentage de personnes qui ont visité la page d'inscription de votre événement et qui ont ensuite complété l'inscription. Cela peut vous aider à identifier si le processus d'inscription est trop complexe ou s'il y a des obstacles qui découragent les participants potentiels.
  
  
• Le temps moyen d'inscription : cela mesure la durée moyenne nécessaire pour qu'un participant complète son inscription. Si cela prend trop de temps, cela peut indiquer un processus d'inscription trop long ou compliqué.
  
  
• Le taux d'abandon : il mesure le pourcentage de personnes qui ont commencé le processus d'inscription mais qui ne l'ont pas terminé. Cela peut être dû à des obstacles dans le processus, une insatisfaction des participants potentiels concernant les informations ou les options proposées.
  
  
• L'origine des inscriptions : elle mesure d'où viennent les inscriptions de votre événement, par exemple, de la publicité sur les réseaux sociaux, des e-mails promotionnels, du bouche-à-oreille, etc. Cela peut aider à identifier les canaux qui fonctionnent le mieux pour promouvoir votre événement.
  
  
• Le taux de retour : il mesure le pourcentage de participants ayant déjà assisté à l'un de vos événements. Cela peut être un indicateur de la satisfaction des participants et de l'efficacité de votre processus d'inscription.

🎯 Les indicateurs sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont devenus un outil de communication incontournable pour les événements de toutes sortes, des conférences aux concerts en passant par les lancements de produits. Les organisateurs d'événements doivent être en mesure de mesurer l'impact de leur événement sur les réseaux sociaux pour comprendre la portée de leur message et s'assurer que leur public cible est atteint. C'est là qu'interviennent les indicateurs.

Voici les principaux indicateurs à considérer en événementiel : 

• La portée et l'engagement : le nombre de personnes qui ont vu et interagi avec les publications de l'événement sur les réseaux sociaux.
  
  
• Les mentions et les hashtags : le nombre de fois que le nom de l'événement a été mentionné ou utilisé avec un hashtag sur les réseaux sociaux.
  
  
• Les commentaires et les réactions : le nombre de commentaires, de mentions "j'aime" et d'autres réactions aux publications de l'événement.
  
  
• Le sentiment : le ton général des commentaires et des réactions sur les réseaux sociaux. Sont-ils positifs, négatifs ou neutres ?
  
  
• Le trafic : le nombre de personnes qui ont cliqué sur les liens des publications de l'événement sur les réseaux sociaux et qui ont visité le site web de l'événement.
  
  
• L'engagement des influenceurs : si des influenceurs ont été impliqués dans la promotion de l'événement, il est important de surveiller leur engagement et leur impact sur les réseaux sociaux.
  
  
• Les images et les vidéos : les images et les vidéos partagées sur les réseaux sociaux peuvent fournir une indication de l'expérience de l'événement et de l'engagement des participants.

Les indicateurs de l’engagement en événementiel

Les indicateurs liés à l'engagement sont importants en événementiel car ils fournissent des informations précieuses sur la façon dont le public perçoit l'événement et interagit avec lui. Les indicateurs tels que le nombre de mentions, les commentaires, les réactions et les partages sur les réseaux sociaux peuvent donner une idée de l'engagement du public envers l'événement.

En outre, les indicateurs liés à l'engagement peuvent aider les organisateurs à évaluer la satisfaction des participants à l'égard de l'événement. Les commentaires et les réactions peuvent donner une idée de la façon dont le public a perçu l'expérience, ce qui peut aider les organisateurs à identifier les points forts et les points faibles et à améliorer l'expérience pour leurs futurs événements.

Voici les indicateurs d'engagement à considérer en événementiel : 

• Le taux de participation : cet indicateur mesure le nombre de personnes qui ont assisté à l'événement. Il peut être calculé en divisant le nombre de participants par le nombre total d'invitations envoyées.
  
  
• Le taux de satisfaction : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction des participants à l'événement. Il peut être mesuré à l'aide de sondages ou de questionnaires de satisfaction.
  
  
• Le taux d'interaction : cet indicateur mesure le niveau d'interaction des participants avec l'événement. Il peut être mesuré à l'aide de sondages ou de données de participation, telles que le nombre de questions posées lors d'une session de questions-réponses.
  
  
• Le taux de partage : cet indicateur mesure le nombre de personnes qui ont partagé des informations sur l'événement sur les réseaux sociaux ou d'autres plateformes en ligne. Il peut être mesuré à l'aide d'outils d'analyse de médias sociaux.
  
  
• Le taux de conversion : cet indicateur mesure le nombre de participants qui ont effectué une action souhaitée pendant ou après l'événement, telle que l'achat d'un produit ou la signature d'un contrat. Il peut être mesuré à l'aide d'outils de suivi des conversions.

Les indicateurs de la communauté événementielle

L'indicateur événementiel à surveiller est le nombre de messages échangés entre les invités. De plus, le nombre de consultations de profils ou de prises de rendez-vous est également important à considérer. Dans ce contexte, l'avantage d'une application mobile se mesure vraiment, car elle facilite la communication et l'interaction entre les participants.

Les indicateurs de la satisfaction événementielle

Il existe plusieurs indicateurs de la satisfaction événementielle. 

Voici quelques exemples :

• L'évaluation globale de l'événement : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction global des participants à l'événement. Il peut être mesuré à l'aide d'un questionnaire d'évaluation globale de l'événement.
  
  
• La qualité de l'accueil : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction des participants envers l'accueil qui leur a été réservé lors de l'événement, notamment la courtoisie du personnel d'accueil et l'efficacité des procédures d'enregistrement.
  
  
• La qualité des prestations : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction des participants envers les prestations proposées lors de l'événement, comme la qualité des intervenants, la qualité du contenu des présentations, etc.
  
  
• La qualité de la logistique : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction des participants envers l'organisation matérielle de l'événement, comme la qualité des équipements techniques, la qualité de la restauration, etc.
  
  
• La qualité de l'interaction : cet indicateur mesure le niveau de satisfaction des participants envers les interactions qu'ils ont eu entre eux et avec les intervenants lors de l'événement, comme les échanges informels et les questions-réponses.

Les indicateurs du ROI événementiel

Il existe plusieurs indicateurs du ROI (retour sur investissement) événementiel. 

Voici quelques exemples :

• Le nombre de leads générés : cet indicateur mesure le nombre de contacts potentiels obtenus lors de l'événement. Il peut être mesuré à l'aide de cartes de visite collectées, de formulaires d'inscription, etc.
  
  
• Le taux de conversion : cet indicateur mesure le nombre de leads qui ont finalement été convertis en clients ou qui ont réalisé une action souhaitée, comme l'achat d'un produit ou la signature d'un contrat.
  
  
• Le chiffre d'affaires généré : cet indicateur mesure le montant de revenus générés à partir des leads générés lors de l'événement.
  
  
• Le coût par lead : cet indicateur mesure le coût moyen par lead généré lors de l'événement. Il peut être calculé en divisant le coût total de l'événement par le nombre de leads générés.
  
  
• L'analyse de la concurrence : cet indicateur mesure la manière dont l'événement a permis de se différencier de la concurrence, en termes de notoriété, de positionnement sur le marché, etc.

Fixez votre budget événementiel

La planification d'un événement réussi implique une série de décisions cruciales, notamment la définition d'un budget événementiel. Étant donné que les événements peuvent être coûteux, il est essentiel de déterminer un budget réaliste pour s'assurer que les coûts sont maîtrisés et que les dépenses sont justifiées. La définition d'un budget événementiel permet également de fixer des objectifs clairs et mesurables, de suivre les dépenses et de prendre des décisions éclairées tout au long du processus de planification. 

Étape n°1 : bien identifiez les parties prenantes du budget événementiel

• Qui prend quoi en charge ?

• Qui enregistre les dépenses ?

• Qui transmet les factures au service comptabilité ?

• Qui est garant du budget global ?

Étape n°2 : établissez un budget événementiel prévisionnel

• La fourchette basse : celle pour optimiser vos coûts

• La fourchette haute : celle pour avoir une belle marge de manœuvre et créer les événements de vos rêves

• Le prévisionnel : celui que vous gardez pour vous et qui servira au pilotage de vos événements

Étape n°3 : contrôlez avec les bons outils votre budget événementiel

Connaissez-vous Excel ? Ce logiciel n'est pas le plus attractif, mais il peut s'avérer utile dans certaines situations. Grâce à ce célèbre tableur, vous pouvez suivre vos dépenses, les répartir par poste et équilibrer votre budget.

Bien sûr, vous pouvez aussi utiliser une plateforme de gestion d'événements pour faciliter cette tâche. C'est d'ailleurs RECOMMANDÉ ! 

En guise de conseils d'experts, nous vous suggérons de vous inspirer des budgets des années précédentes, de demander des devis à vos prestataires potentiels pour avoir une idée réaliste des coûts, et d'ajouter un léger surplus (maximum 5 %) à votre budget global.

Invitez vos participants et promouvez votre événement

La promotion d'un événement est essentielle pour attirer un public cible et générer un intérêt suffisant pour assurer une participation importante. L'invitation également cruciale pour créer une atmosphère conviviale et accueillante lors de l'événement. Dans cette partie, nous allons explorer les différentes stratégies et techniques utilisées pour promouvoir et inviter avec succès des participants à un événement, en mettant l'accent sur les aspects pratiques et créatifs de ces processus.

Attirez les invités à votre événement

Il existe plusieurs techniques pour attirer des invités à votre événement.

Voici quelques idées :

• Utilisez les réseaux sociaux : Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de promouvoir votre événement et d'attirer l'attention des gens. Créez une page pour votre événement et utilisez des hashtags pertinents pour toucher un public plus large. Partagez des photos, des vidéos et des informations sur l'événement pour susciter l'intérêt des gens.
  
  
• Offrez des avantages exclusifs : Offrez des avantages exclusifs aux personnes qui assistent à votre événement, comme des rabais sur les billets, des cadeaux gratuits, ou l'accès à des zones réservées.
  
  
• Collaborer avec des partenaires : Travailler avec des partenaires peut vous aider à toucher un public plus large. Trouvez des partenaires qui partagent votre public cible et travaillez ensemble pour promouvoir l'événement.
  
  
• Utilisez le marketing par e-mail : Envoyez des e-mails personnalisés à votre liste de diffusion pour promouvoir l'événement. Utilisez des titres accrocheurs et des images pour susciter l'intérêt des destinataires.

👉 Consultez cet article de blog : Réussir une campagne emailing d'invitation pour un événement

• Organisez des concours : Organisez des concours pour offrir des billets gratuits ou des avantages exclusifs. Cela peut aider à générer de l'excitation et de l'engagement autour de l'événement.
  
  
• Faites la promotion de l'événement en physique : Utilisez des affiches, des flyers et des banderoles pour promouvoir l'événement dans des endroits stratégiques. Les centres commerciaux, les gares, les cafés et les lieux de rencontre peuvent être des endroits utiles pour faire la promotion de votre événement.
  
  
• Engagez des influenceurs : Trouvez des influenceurs qui ont un public similaire à celui de votre événement et travaillez avec eux pour promouvoir l'événement sur leurs réseaux sociaux ou leur blog.

Convertissez les invités de votre événement en participants

Vous avez partagé votre événement auprès de la terre entière ? Vous avez placé votre call-to-action sur tous vos visuels et dans toutes vos communications ? C'est bien. Mais si quelqu'un clic dessus, où sera-t-il dirigé ? Certainement sur un site d’inscription, non ?

Les étapes pour constituer le site de votre événement

1. Respecter votre charte graphique
En incorporant des éléments visuels clefs de l’entreprise pour faciliter le repérage du visiteur et lui permettre d’établir un lien entre l’événement et la marque.

2. Suivre les tendances
Aujourd’hui, on aurait plutôt tendance à créer des designs épurés, des forts contrastes entre les couleurs et à utiliser des polices Sans Serif (exit le Times New Roman) qui sont plus actuelles, linéaires et harmonieuses. Mais bien sûr, les goûts sont personnels. À vous de vous glisser quelques instants dans la peau de votre visiteur pour prendre les meilleures décisions.

3. Garder la lisibilité
Soyez vigilant sur le choix de vos visuels, notamment sur la photo que vous utiliserez pour le fond d’écran. Trop sobre, elle n’aura pas d’utilité. Trop chargée, elle noiera le message initial et limitera la visibilité du reste du site.

👉 Consultez cet article pour savoir comment construire votre site d’inscription.

Diffusez les bonnes informations lors de votre événement

Pourquoi devrais-je m'inscrire à cet événement ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Qu'est-ce qui fera de mon expérience quelque chose de "wow" ? Comment puis-je obtenir ces réponses ? En diffusant des informations pertinentes !

Voici les trois éléments clés pour créer un site événementiel parfait :

1. Efficacité
Transmettre la bonne dose d’information (thème, date, lieu horaires, grandes lignes de l’agenda, partenaires).

2. Valorisation
Choisir le bon vocabulaire, en accord avec la charte éditoriale si elle existe. Soyez vigilant à l’utilisation de mots trop spécifiques à un métier ou à un secteur particulier. Il s’agit aussi ici d’un travail en amont sur le contenu de l’événement : si je peux avoir les mêmes infos par mail, pourquoi me déplacer ?

3. Personnalisation
Le visiteur du site d’inscription doit avoir la sensation de vivre une expérience unique et personnalisée. Car oui, le client sera plus enclin à aller au bout de sa démarche s’il sent que le site a été conçu pour lui !

Créez une expérience participant optimale

Une expérience participant optimale est une expérience où l'invité est placé au centre de l'attention, où ses besoins et ses désirs sont pris en compte à chaque étape du parcours. Pourquoi est-ce si important ? Parce que les participants sont plus enclins à acheter et à recommander une entreprise qui leur a offert une expérience positive et mémorable.

👉 Article de blog : Comment améliorer l'Attendee Experience de mon événement d'entreprise ?

Qu’est-ce l’attendee experience (AX) en événementiel ?

Vous avez sans doute déjà entendu parler d'User Experience (ou UX) ? Il s'agit un concept qui renvoie à l'expérience globale qu'un utilisateur peut avoir avec un produit, un service ou une interface numérique. L'objectif de l'UX est d'optimiser l'expérience utilisateur en concevant des produits, des services ou des interfaces qui répondent à leurs besoins de manière efficace, agréable et intuitive.

Voici l'exemple parfait ci-dessous. À gauche, il y a un simple produit et à droite, un produit réfléchi en prenant en compte l'UX c’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

En effet, plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat.💡

L'attendee experience (AX) se base sur le même principe que l'UX à la différence qu'elle cherche à améliorer l'expérience des utilisateurs. 

Qu’est-ce l’Attendee Experience ?

L'AX est un concept qui se réfère à l'expérience globale d'un participant lors d'un événement. Cela inclut l'interaction directe avec les sessions et les activités de l'événement, mais aussi l'expérience en ligne, les interactions avec les autres invités, le personnel de l'événement, la nourriture et les boissons proposées, les installations, l'atmosphère, les activités sociales et la convivialité générale de l'événement. 

L'objectif de l'AX est d'optimiser l'expérience des participants en concevant un événement qui répond à leurs besoins de manière efficace, agréable et mémorable.

Pour améliorer l'AX, les organisateurs d'événements peuvent prendre en compte plusieurs facteurs tels que : 

• L'emplacement
• La mise en page du site événementiel
• Le design du programme
• Les outils de communication pour les participants
• L'interaction avec les intervenants et les sponsors
• La nourriture et les boissons proposées
• La qualité de l'animation et des activités
• La qualité générale de l'expérience de l'événement. 

En mettant l'accent sur l'AX, les organisateurs d'événements peuvent améliorer la satisfaction des participants et leur fidélité, ainsi que renforcer la notoriété de leur marque. 

Devenez un expert de l'organisation d'événements professionnels !

Obtenir le Guide Ultime

Comment concevoir une expérience participant inoubliable en événementiel ?

En devenant non pas simplement un planificateur d'événements, mais un concepteur d'événements !

Vous n'êtes pas seulement une machine logistique. Vous êtes un être humain doté d'empathie, capable de se mettre à la place de vos participants pour comprendre leurs attentes et même imaginer celles qu'ils n'ont pas encore exprimées.

Voici quelques outils spécifiques à l'organisation d'événements pour vous libérer du temps et vous concentrer sur la création de valeur et l'expérience de vos participants.

👉 Article de blog : Améliorer l'expérience participant sur vos événements hybrides

👉 Article de blog : L'expérience participant plus que jamais au coeur de l'événement virtuel

Le conducteur technique événementiel

Rien ne se déroule jamais comme prévu. Cependant, pour faire en sorte que tout se passe au mieux, vous pouvez déjà établir un déroulé de votre événement, minute par minute.

Le conducteur technique est à l’événementiel ce qu’est le script au cinéma. Il reprend de manière précise tout ce qui doit être effectué, à chaque instant et par qui avec ses coordonnées.

Ce document viendra border le déroulement de la journée pour que l’expérience soit la plus fluide possible :

• Quand les équipes doivent-elles arriver ?

• À quelle heure a lieu le briefing ?

• Quand le buffet est-il prêt ?

• Qui va chercher les intervenants si besoin ?

• Qui vérifie le fonctionnement des micros ?

• Quand allume-t-on le spot bleu ?

• Qui lance l’animation à l’écran ?

La matrice de risques événementielle

Et si le traiteur vous faisait faux bond ? Et s'il se mettait à pleuvoir sur votre soirée en plein air ? Et si le micro ne fonctionnait pas ? Et si l'orateur avait 20 minutes de retard ? Quel est le meilleur outil pour se prémunir contre ces imprévus ?

Dans une première case, dressez une liste de tous les éventuels problèmes que vous pourriez rencontrer, puis attribuez-leur une note de probabilité (5 - très probable, 1 - très peu probable) et une note d'impact (5 - très impactant, 1 - très peu impactant). Ensuite, combinez les deux notes pour obtenir une note finale. Dans la case suivante, notez les différentes solutions ou alternatives possibles.

 👉 Article de blog : Comment maîtriser les risques liés à la gestion de projet ?

L’équipe en événementiel

Vous devez pouvoir vous reposer sur l’équipe qui vous entoure, notamment pour :

• Gagner du temps

• Libérer votre stress

• Ne rien oublier

• Vous concentrer sur ce en quoi vous excellez

Voici quelques idées d’outils pour collaborer efficacement.

Et parce qu’on sait qu’ils peuvent arriver en événementiel comme ailleurs, découvrez nos solutions pour désamorcer les conflits.

Les conditions de réussite sont entre autres:

• Le rétroplanning doit être clair pour tout le monde dès le départ : actions, responsables et deadlines.

• La matrice de risques doit déterminer la personne en charge de chaque imprévu.

• Les outils de gestion de projet que vous utilisez doivent être les mêmes.

• La confiance est la clé, mais elle n’ouvre pas toutes les portes.

Conclusion

Vous l'aurez compris, prendre le virage de l'événementiel digital est inévitable ! J'espère que ce guide vous aura aidé à mieux comprendre la mission d'un événement, la notion d'expérience du participant et l'importance d'intégrer le digital.

Vous pouvez commencer par des touches subtiles avant de prendre le grand virage. Peut-être une application, puis une plateforme ? 😉

Alors, avez-vous l'intention d'intégrer le digital dans vos événements ? Ou l'avez-vous déjà fait ?