Lors d’événements publics majeurs (Coupe du Monde de Rugby, Jeux Olympiques et Paralympiques,...), votre entreprise peut être amenée à devoir créer des offres et distribuer des places en interne si elle est sponsor de l’événement.
Plusieurs défis peuvent alors apparaître : Comment créer rapidement des offres personnalisées ? Quel arbitrage en interne pour allouer les places ? Comment communiquer efficacement auprès des demandeurs une fois les réservations effectuées ? Comment gérer au mieux les commandes en fonction des disponibilités ?
C'est dans ce contexte et pour faire face à ces challenges que se positionne le service Sponsoring & Hospitalité d’Eventdrive : une solution clé en main pour simplifier la création de vos offres d’hospitalités et fluidifier la gestion des commandes. Finis les tableaux Excel, terminés les après-midis casses-têtes.
Gestion d’offres Hospitalités : défis et enjeux
Des données éparpillées
Un salarié passe 60% de son temps sur les tâches chronophages. La recherche d’information représente 20% de la charge de travail (source : étude Asana).
La gestion et l’exploitation des données est un réel challenge pour la mise à disposition de ses offres d’hospitalités. Les informations relatives aux services, aux packages, aux réservations, à l’état des stocks ou aux participants peuvent se retrouver éparpillées à travers divers canaux (emails, fichiers Excel, messagerie interne,...) ralentissant la productivité de l’Event Manager et le processus de réservation / validation.
Il est alors impératif de consolider toutes les données sur une plateforme unique, offrant une vue centralisée et en temps réel de l'ensemble des réservations.
Une complexité logistique
Pour la Coupe du monde de Rugby 2023, la Société Générale a dû gérer la réservation de 7 000 billets (places sèches et offres VIP) sur 25 matchs pour ses collaborateurs du monde entier.
Proposer une variété d’offres aux participants est nécessaire pour répondre à la diversité des besoins et des attentes. C’est cependant là où le processus peut devenir complexe : comment créer et personnaliser ses offres sans perdre trop de temps ? Comment gérer facilement les quotas et les stocks ? Autant de défis qui doivent être anticipés et maîtrisés pour gagner un temps considérable et fluidifier l’ensemble du processus, de la création des offres à l’allocation / validation des réservations.
Une demande croissante
Le marché du sponsoring est en nette progression, gagnant aujourd’hui ±15 milliards de $ de plus qu’il y a 10 ans (source : étude Warc Data).
La croissance du nombre d’événements majeurs et du sponsoring / mécénat peut amener les entreprises sponsors à devoir repenser la gestion de leurs offres d’hospitalités.
L’offre Sponsoring & Hospitalité d'Eventdrive anticipe cette croissance en offrant une solution évolutive et adaptable, permettant aux entreprises de gérer la demande croissante sans compromettre l'efficacité et la personnalisation du processus.
Plusieurs besoins, une solution globale
Eventdrive offre une réponse efficace à ces défis. La création de services et de packages personnalisés ainsi que la gestion centralisée des commandes deviennent fluides et efficaces, le tout intégré dans une plateforme de communication événementielle complète.
Découvrir la solution en vidéo
- Création d’offres personnalisées
Définissez le contenu de vos packages, des services (places, cocktail, accès VIP, parking,...) et leur quantité selon vos besoins spécifiques. En un clic, mettez ces offres à disposition des demandeurs sur un site web à vos couleurs.
- Un système de réservation intuitif
Vos collaborateurs et partenaires peuvent exprimer leurs souhaits de réservation de manière simple et intuitive sur un site web dédié, avec une expérience utilisateur semblable à celle d’un site e-commerce.
- Collecte de données ciblées
Récoltez des informations personnalisées sur les participants / accompagnants, data que vous pouvez ensuite faire remonter et exploiter dans votre CRM via des APIs.
- Une communication transparente
Déclenchez automatiquement des e-mails de notification et d’attribution des places aux demandeurs suite à une ou plusieurs réservations.
- Une gestion centralisée
Visualisez toutes les commandes et allouez les places tout en gardant une visibilité en temps réel sur les quantités disponibles.
- Solution événementielle intégrée
La solution est intégrée à la plateforme globale d’Eventdrive, vous permettant de profiter de l'ensemble de ses services comme la création d’un site web dédié, les campagnes mails/SMS, l'émargement, les enquêtes, les API, et bien plus encore.
Simplifiez la gestion de vos offres hospitalités et transformez la manière dont vous gérez et distribuez vos billets… mais pas que !
Les bénéfices pour la stratégie et la performance de votre entreprise
- Gagnez un temps considérable
La gestion centralisée des commandes, la création simplifiée et intuitive d'offres personnalisées et la visualisation en un coup d’œil de toutes les commandes permettent d’économiser des ressources et de gagner un temps précieux.
- Fluidifiez le processus de validation et de facturation
Simplifiez le processus de facturation en interne en imputant les dépenses aux bonnes entités. Assurez également une communication fluide et automatisée entre l’Event Manager et le demandeur grâce aux e-mails de notification de réservation.
- Rentabilisez votre investissement
Optimisez la répartition des demandes et réduisez le nombre de places non pourvues jusqu'à la dernière minute.
- Modernisez et professionnalisez vos processus
En adoptant l'offre Sponsoring & Hospitalité d'Eventdrive, vous élevez votre approche en professionnalisant la gestion de vos offres Hospitalités. La modernisation et la digitalisation du processus garantissent la crédibilité et la légitimité de votre entreprise, alignée sur les exigences et standards actuels de l'événementiel.
Coupe du Monde de Rugby : 7000 billets réservés sur Eventdrive
La Société Générale a utilisé avec succès l'offre Sponsoring & Hospitalité d'Eventdrive. La banque française a proposé à l’ensemble de ses collaborateurs des places sèches ou offres VIP, qu’elle a pu créer en quelques minutes sur Eventdrive sous forme de services, packages et groupes de packages.
Plus de 7000 billets ont été réservés pour 25 matchs à des collaborateurs du monde entier, démontrant l'efficacité et la simplicité de la plateforme dans la gestion de volumes importants.
L’intégration à la plateforme a également permis à la Société Générale d’utiliser les services complémentaires pour répondre à des besoins connexes tel que l’émargement digital.
Intégration à la plateforme Eventdrive
L'intégration à la plateforme Eventdrive permet d’aller au-delà de la gestion des offres d'hospitalités. Les entreprises peuvent exploiter complémentairement les différents services de la plateforme, tels que la création de sites web dédiés, l’envoi de communications mails/SMS, l'émargement digital,...
Cette approche globale offre une gestion centralisée et simplifiée de tous les aspects liés à la communication et à la stratégie événementielle d’une entreprise.
En résumé, l'offre Sponsoring & Hospitalité d'Eventdrive se présente comme une solution incontournable pour les grandes entreprises sponsors d’événements majeurs. La simplification de la gestion des offres d'hospitalité, l'optimisation de la réservation, la personnalisation des services et packages et la modernisation / professionnalisation du processus sont autant d'avantages concrets qui feront sans aucun doute passer votre performance événementielle au niveau supérieur.
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