L’organisation d’un événement ne se limite pas au choix d’un lieu ou à l’embauche de prestataires pour assurer l’animation. En plus de toutes ces missions très concrètes, il faut prendre le temps pour faire du marketing et de la communication. Et justement, le budget de communication d’un événement peut souvent faire monter l’addition finale.
Alors, comment communiquer plus en dépensant moins ? Nous vous livrons tous nos conseils.
La place de la communication dans l'événementiel
La communication événementielle, qu’est-ce c’est ?
La communication événementielle permet de faire la promotion d’un événement auprès d’un public ciblé à l’aide de techniques et d’outils bien précis. C’est pourquoi, il est essentiel de consacrer une part du budget à la communication, qu’il s’agisse d’événements externes ou internes. Mais remettons les choses dans leur contexte : à quoi sert la communication événementielle ?
Elle sert avant tout à informer, à fidéliser et à motiver le public auquel elle s’adresse. C’est pourquoi il faut adapter son discours selon son audience. Par exemple, vous ne vous adresserez pas de la même manière à des collaborateurs à qui il faut présenter le prochain gala, qu’à une audience plus large liée à la promotion d’un salon.
Pour parvenir à communiquer de la meilleure façon, il faut prendre le temps de définir une stratégie. Demandez-vous quels sont vos objectifs ? Mais aussi votre cible ? Et le message à faire passer. Enfin, pour établir la meilleure manière de rentabiliser son événement grâce à la communication, il faut prendre en compte le type d’événement sur lequel on communique.
Savez-vous de quelles informations ont besoin vos participants en amont, pendant et après l'événement ?
Quels supports utiliser ?
Dans le cadre d’une campagne de communication événementielle, vous devrez prendre le temps de choisir le support sur lequel communiquer. Cela pourrait être sur format papier avec des flyers ou des affiches. Cependant, l’émergence des nouvelles technologies a permis la montée en puissance des supports digitaux comme les campagnes d’emailing ou les posts sur les réseaux sociaux.
La taille de l’événement doit aussi être prise en compte. Il ne sera sûrement pas nécessaire de distribuer des flyers et accrocher des affiches si vous organisez un petit déjeuner d’entreprise. En revanche, l’enregistrement et la diffusion de spots radios peuvent être une bonne chose si vous organisez un salon à échelle nationale.
Communiquer efficacement grâce aux Event Management Software (EMS)
Les nombreuses fonctionnalités des EMS
Le secteur de l’événementiel a lui aussi connu de gros bouleversements ces dernières années. L’arrivée des EMS, Event Management Software, a notamment facilité la communication autour des événements. Dorénavant, des formules tout-en-un sont proposées. Grâce à un seul outil, vous pouvez créer des formulaires personnalisés, envoyer des emails ou encore gérer des campagnes de communication, en plus d’assurer la gestion de projet de votre événement.
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De nouveaux modes de communication ont également fait leur apparition. Maintenant, on ne communique plus simplement grâce aux emails qu’on envoie. Aujourd’hui, grâce aux EMS, il est possible de créer un site internet consacré à son événement en quelques clics seulement. Mais pas que ! On peut aussi lancer une application mobile que les invités pourront installer sur leurs smartphones. Il est possible de communiquer à grande échelle avec un budget moindre, et surtout en demandant de moins en moins d’efforts.
💡 Le bonus ? En plus de gérer sa campagne de communication depuis un seul endroit, on peut aussi manager toute la partie logistique et assurer une gestion de l’événement de façon beaucoup plus fluide.
Les avantages des EMS
L’utilisation d’un EMS pourra non seulement vous faire gagner du temps, mais aussi de l’argent. En utilisant une seule plateforme pour votre événement, vous vous simplifiez la vie : plus qu’une seule interface de connexion et un seul mot de passe à mémoriser ! Les EMS permettent également de rendre le travail collaboratif. Avec un seul outil, vous pouvez travailler en même temps que vos collaborateurs, partager des commentaires et avancer à votre rythme, sans être bloqué. Et bien évidemment, un seul abonnement est à payer puisque tous les outils sont regroupés en un ! Il n’est plus nécessaire de prendre un outil pour gérer les contacts, un autre pour rendre votre événement interactif et un dernier pour mesurer l’engagement de vos participants. Votre solution de management événementiel s’occupe de tout.
On économise alors sur son budget total en plus de cumuler gain de temps et de productivité. Que demander de plus ?
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Eventdrive est un logiciel de management événementiel qui a fait ses preuves. Plus de 150 clients nous ont fait confiance depuis des années ! Que vous soyez une grande compagnie d’assurance, un office du tourisme, salon de beauté ou une institution gouvernementale, notre solution peut vous faciliter la vie. De plus, notre équipe est présente pour vous accompagner dans toutes les étapes de création de votre événement ! 🥰
Avec Eventdrive, les possibilités qui s’offrent à vous sont nombreuses. Toute la partie gestion de projets est bien évidemment possible. Vous pourrez notamment créer votre agenda personnalisé, assigner des tâches ou encore gérer votre budget de manière très simple.
Vous souhaitez rendre votre événement interactif ? Plus besoin de souscrire à des applications multiples telles que Menti ou Live E. Eventdrive vous propose, depuis sa plateforme, de mettre en place des sondages, des nuages de mots, des galeries de photos ou encore des quiz ! Avec Eventdrive, l’organisation d’un événement et la mise en place de votre communication événementielle se font sans accroches !
Le budget de communication est un point sensible lors de l’organisation d’un événement. Il faut prendre le temps de l’estimer correctement pour ne pas avoir de mauvaises surprises en cours de route.
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Les EMS ont été créés pour réduire le stress lié à l'organisation des événements. Si vous cherchez quelques techniques pour mieux communiquer tout en dépensant moins, nous vous conseillons de vous tourner vers ce type de logiciel.
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