Saviez-vous que les événements représentent près d'un quart du budget marketing des entreprises ? Avec de telles sommes en jeu, les organisateurs d'événements sont en droit d'attendre un retour sur investissement optimal. Mais comment s'assurer que votre événement atteindra ses objectifs et maximisera votre ROI ? Ne cherchez plus ! Dans cet article, découvrez les axes essentiels pour réussir votre événement et surpasser vos attentes.
Alignez toutes les parties prenantes pour garantir le succès de votre événement
Garantir la cohérence des objectifs
Chez Eventdrive, nous croyons fermement que la cohérence est l'ingrédient essentiel d'un événement réussi. C'est pourquoi nous avons mis en place une méthode simple mais efficace : définir un objectif clair pour que tous les acteurs travaillent dans la même direction. En suivant cette méthode, vous évitez les surprises et les erreurs, ce qui vous permet de dépenser moins d'argent et de temps pour les corriger. Vous obtiendrez ainsi un retour sur investissement optimal pour votre événement.
Il est donc important de prendre le temps de rappeler les objectifs de votre événement à toutes les parties prenantes : intervenants, équipe, managers, prestataires et lieu de réception. Pour ce faire, réfléchissez à des questions importantes telles que "Pourquoi organisons-nous cet événement ?", "Quels bénéfices apportera-t-il à l'entreprise à long, moyen et court terme ?" et "Quel ROI espérons-nous atteindre ?". En gardant ces questions à l'esprit, vous pouvez élaborer une stratégie solide et cohérente pour garantir le succès de votre événement.
En définissant des objectifs clairs, vous vous assurez également que toutes les parties prenantes sont alignées sur les mêmes priorités et comprennent l'importance de leur rôle dans la réalisation de l'objectif de l'événement. Cela vous permet aussi d'identifier les éventuelles lacunes dans votre plan et de les corriger avant que l'événement ne commence.
De plus, les objectifs vous permettent de mesurer l'efficacité de votre événement et de déterminer si vous avez atteint les résultats escomptés. Cela vous permet de prendre des décisions plus éclairées pour les événements futurs et d'améliorer continuellement la qualité de vos événements.
Entourez-vous des bons partenaires
Si vous organisez un événement rassemblant une cinquantaine d'acheteurs, certains fournisseurs pourraient être intéressés de proposer gratuitement leurs services en échange de visibilité et de temps de parole en introduction de l’événement.
Pour maximiser vos chances de réussite, il est conseillé de chercher des entreprises qui pourraient être intéressées par vos invités. Ces entreprises auront tout intérêt à vous proposer une remise ou une prestation gratuite.
[ BONUS ] Pour faciliter la planification de votre événement, nous avons réuni dans cet eBook les 15 défis les plus communs et leurs solutions. Ne manquez pas cette opportunité ! 😉 📖
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Trois conseils pour optimiser votre budget événementiel
Optimiser la durée de vos séminaires pour maximiser votre plus-value
Si vous êtes habituellement en charge de l'organisation de séminaires de deux jours, songez à les raccourcir en une seule journée. Cette option vous permettra d'économiser sur les frais d'hébergement et de restauration. De plus, si vos participants sont vos collaborateurs, cela leur permettra de ne pas être mobilisés une journée supplémentaire, un premier pas vers une optimisation de votre retour sur investissement.
Cependant, veillez à ne pas altérer l'expérience de vos participants et à garder en tête l'objectif de votre événement. Si vous hésitez entre organiser votre séminaire en ville ou à la campagne, l'objectif de votre événement en termes de retour sur investissement pourrait vous aider à faire un choix judicieux. Selon le site de location de salles de réunion Kactus, le coût moyen d'un séminaire est de 90€ à Paris, 70€ à Lyon et 55€ à la campagne.
Bien choisir votre lieu de réception pour éviter les surcoûts
Pour éviter les coûts cachés et les mauvaises surprises lors de l'organisation de votre événement, prenez garde à bien évaluer les coûts associés au lieu de réception. Pour cela, nous vous recommandons de poser les bonnes questions lors de votre recherche. Nous avons dressé une liste exhaustive de ces questions afin de vous aider à anticiper les dépenses. Ne laissez pas un simple rétroprojecteur vous coûter 400 euros de plus, suivez nos conseils et gardez le contrôle sur votre budget ! 😉
Intermédiaires : les éliminer ou les utiliser à bon escient pour votre événement ?
Faire appel à un intermédiaire pour organiser un événement peut être une situation à double tranchant. D'un côté, les intermédiaires peuvent augmenter les coûts en ajoutant leurs propres honoraires ou commissions, ce qui peut réduire le retour sur investissement de l'événement. D'un autre côté, un intermédiaire peut offrir une expertise précieuse en matière de négociation de tarifs et de choix de lieux de réception, en utilisant sa connaissance approfondie du marché pour obtenir des offres avantageuses.
Il est donc important de peser le pour et le contre avant de décider d'utiliser un intermédiaire pour votre événement. Si vous avez des connaissances solides dans l'organisation d'événements, vous pourriez être en mesure de réaliser des économies en négociant directement avec les fournisseurs. Cependant, si vous manquez de temps ou d'expérience, ou si vous recherchez un niveau de qualité supérieur, un intermédiaire peut être la meilleure option pour vous.
Il convient également de noter que les intermédiaires ne sont pas tous égaux en termes de qualité ou de valeur ajoutée. Avant de choisir un intermédiaire, assurez-vous de faire des recherches approfondies et de lire les commentaires et les témoignages d'autres clients pour déterminer leur expérience et leur expertise dans l'organisation d'événements similaires. Quelle que soit la décision que vous prenez, il est important de garder à l'esprit l'objectif de votre événement et de travailler avec des fournisseurs qui peuvent vous aider à l'atteindre de manière efficace et rentable.
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Utilisez les bons leviers de communication
Mener une stratégie de communication multicanale
Aujourd'hui, pour promouvoir un événement, il est important de penser à l'interaction entre les différents canaux de communication disponibles. En effet, la synergie entre ces canaux peut renforcer l'impact de votre événement tout en optimisant votre retour sur investissement.
Pour réussir votre promotion, il est crucial d'impliquer toutes les parties prenantes. Par exemple, si elles participent à l'événement, les parties prenantes seront ravies de communiquer à son sujet.
De plus, vous pouvez utiliser des outils tels que l'emailing, la carte d'invitation et la publication sur LinkedIn pour rediriger vos prospects vers votre site d'inscription. Cela permet non seulement de faciliter leur inscription, mais également de leur faire découvrir une vidéo d'introduction que vous aurez aussi partagée sur les réseaux sociaux.
Une fois inscrits, les invités peuvent être incités à télécharger l'application mobile de l'événement. Cette application leur permettra de recevoir régulièrement des citations de certains intervenants influents et ainsi de se tenir informés de toutes les actualités relatives à l'événement.
En somme, en connectant les différents canaux de communication, vous pouvez optimiser la promotion de votre événement et augmenter son impact tout en minimisant les coûts. Il est donc important d'impliquer toutes les parties prenantes et de penser à l'expérience utilisateur pour faciliter leur inscription et leur participation à l'événement.
Se servir des réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un moyen efficace et peu coûteux de booster le ROI de votre événement. Comme nous l'avons déjà mentionné dans de nombreux articles, pensez à créer et à promouvoir le hashtag dédié à votre événement. Rappelé-le en début de plénière, sur la signalétique et à travers des notifications sur l'application mobile : soyez créatif pour la communication sur site !
Pour maximiser le ROI de votre événement, il est important de ne négliger aucun détail, de collaborer avec toutes les parties prenantes qui peuvent être des relais gratuits et de combiner les canaux de communication ! En fin de compte, il faut faire preuve de créativité et se demander comment faire les choses différemment. En effet, la créativité est l'un des atouts majeurs de l'organisateur d'événements.
