Communication événementielle : comment promouvoir ses événements à la perfection ?

Sommaire

• Communication événementielle : adaptez vos actions en fonction de votre évènement
• Booster la communication de son événement corporate
• Communiquer sur ses évènements internes
• Promouvoir un événement BtoB
• Les grandes étapes pour promouvoir ses événements
• Comment promouvoir votre événement corporate en amont
• La promotion le jour J
• pourquoi communiquer après votre événement
• La mise en place de votre communication événementielle
• Quels canaux choisir ?
• Les réseaux sociaux, un enjeu en communication événementielle
• La vidéo, oui mais pourquoi ?

Le rôle d’un Event Planner ne se limite pas uniquement à l'organisation logistique de son événement. Que serait une conférence sans public ? Ou un lancement de produit sans clients ? Et à quoi servirait un séminaire interne sans collaborateurs motivés ? Marketer et communiquer sur son événement est crucial pour le faire connaître et s’assurer de sa bonne réussite. Ainsi, la communication événementielle doit être pensée et anticipée correctement.

La communication événementielle, c’est l’art de promouvoir son événement auprès d’un public ciblé à l’aide de techniques et d’outils précis. En fonction des enjeux et de la taille de sa manifestation, elle peut représenter un poste budgétaire important. Bien qu’il existe des moyens pour communiquer en dépensant moins, notamment grâce aux EMS. Comment ? Nous vous l’expliquons à la fin de l’article. 

Alors, comment communiquer, à quels moment, sur quels canaux, avec quels formats ? Les questions sont nombreuses et nous tâchons d’y répondre dans cet article dédié à la promotion de vos événements. 

Communication événementielle : adaptez vos actions en fonction de votre événement

Booster la communication de son événement corporate

Comment faire la promotion d’un événement corporate ? C’est la question que tous les organisateurs d'événements se posent au moment de leur conception. La communication événementielle peut passer par différents moyens comme la publicité payante, les relations presse ou publiques, le partage sur les réseaux sociaux, ou bien l’emailing. 

Le bouche-à-oreille peut aussi être un moyen très efficace pour faire connaître votre événement. Ainsi, mobiliser vos parties prenantes pour promouvoir votre événement peut s’avérer une stratégie très lucrative. Que ce soient vos collaborateurs, vos intervenants, vos prestataires, vos partenaires ou vos participants, nombreux sont les acteurs impliqués dans votre événement. En leur demandant de partager leur avis, leurs impressions, leur expérience par rapport à votre événement, vous les transformerez en ambassadeurs et boosterez la visibilité de votre événement dans leurs réseaux. 

Dans un précédent article, nous partagions avec vous quelques conseils pour mobiliser vos parties prenantes et 4 secrets pour booster la promotion de vos événements et les rendre fabuleux !

Communiquer sur ses événements internes

Les événements internes sont propices à la consolidation de l’esprit d’équipe et la création de liens entre les employés. La communication interne joue donc un rôle crucial pour leur bonne réussite. Les enjeux de la communication événementielle interne sont principalement de tenir informés les employés du lieu, de la date et des horaires du séminaire ou de la convention. Mais également de les fédérer et de les motiver pour s'assurer une bonne participation le jour j.

Il existe différentes stratégies de promotion interne pour rassembler vos collaborateurs. Le plus important est de mettre en place les bons canaux. Emailing, site web événementiel, intranet, vidéo, les supports ne manquent pas mais il faut savoir les utiliser correctement. Le numérique reste la clé pour transmettre les informations à grande échelle, voici quelques astuces et stratégies à adopter pour la promotion de votre événement en interne.

Promouvoir un événement BtoB

La promotion d’un événement BtoB est très différente de celle d’un séminaire interne ou d’un événement grand public. Les enjeux et le public à attirer ne sont pas les mêmes en BtoB qu’en BtoC. Ainsi, l’approche est aussi différente. Les supports, les canaux et les messages doivent être adaptés.

En B2B, l’établissement de relations est la clé de la réussite. Engager votre personnel dans le réseautage avec les clients potentiels lors de vos événements peut s’avérer être une stratégie payante. Pour convaincre vos clients vous devez inclure dans votre communication événementielle BtoB des informations et des chiffres sur votre produit ou votre service. Voici 24 idées pour engager et susciter la curiosité de vos clients dans le cadre de la promotion de votre événement.

Les grandes étapes pour promouvoir ses événements

Qu’il s'agisse d'un lancement de produit, de l’anniversaire de votre entreprise, d’une conférence ou d’un salon BtoB, il est crucial de communiquer à chaque étape de votre événement : avant, pendant et après. 

Comment promouvoir votre événement corporate en amont ?

Il est important de lancer votre campagne de communication bien avant la tenue de votre événement. Vous allez “teaser” votre manifestation pour vous assurer un bon taux de participation. L’idée est également de communiquer sur la date, le lieu et les contenus. Susciter l’intérêt de vos cibles pour donner envie aux futurs participants de venir. Mais également partager des informations pratiques sur comment venir, les modalités de participation, ou bien où s'inscrire pour réserver ses billets… À cette étape de votre communication événementielle, il est important de réaliser un retroplanning avec les différents livrables et les tâches à accomplir. Voici quelques conseils pour gérer sa communication avant un événement.

La promotion le jour J

Le jour de votre événement vous aurez 1001 tâches à accomplir rien qu’avec la gestion des participants, de vos équipes et la logistique événementielle. Malgré cela, il ne faut pas négliger la promotion de votre événement le Jour J. 

Vous devez pouvoir apporter toutes les informations en temps réel au public en présentiel, pousser au partage et à l’engagement sur les réseaux sociaux. Si votre événement est hybride ou digital, vous devez aussi penser à ceux qui sont à distance. 

Il existe de nombreux moyens pour communiquer sur place comme à distance pendant votre événement. Entre signalétique traditionnelle ou digitale, réseaux sociaux, live stream, newsletter, les idées ne manquent pas. Nous partageons avec vous 7 conseils pour la promotion de votre événement le Jour J. Une fois ces astuces misent en place, ne vous reposez pas sur vos lauriers, il y a toute la communication post-événement qui arrive.

Pourquoi communiquer après votre événement ?

Après votre événement, l’idée est de mettre en lumière les temps forts ou grandes annonces, raviver le souvenir de la manifestation et obtenir des retours de la part de votre audience. C’est également l’occasion de préparer un après événement, par exemple donner rendez-vous pour une prochaine date. Pour cette période de communication, les réseaux sociaux, le site événementiel et les emailing sont les canaux à privilégier. 

Vous pouvez créer différents contenus à partager avec votre audience :

• Des éléments visuels :
• prévoyez des albums photos avec des retours en images sur l’événement ;
• diffusez des infographies chiffrées.

• Des éléments auditifs:
• partagez les éventuels podcasts réalisés par les médias ;
• enregistrez des interviews audio pendant l’événement.

• Des éléments audio-visuels à réaliser durant l'événement :
• des interviews de speakers et de participants ;
• des vidéos best-of ;
• un micro-trottoir pour recueillir les impressions de vos invités ;
• sans oublier les replays de l’événement à partager au plus grand nombre.

• Du rédactionnel
• rédigez des articles d’actualité ;
• dans le cas d’une conférence, réalisez un livre blanc ;
• diffusez un communiqué de presse bilan.

En parallèle, partagez sur les réseaux sociaux les retours de vos partenaires, invités et speakers. Pour ce faire, vous pouvez demander des vidéos témoignages ou partager leurs posts sur l’événement. 

Pareillement, n’oubliez pas de montrer la réussite de votre événement en interne.

La mise en place de votre communication événementielle

Quels canaux choisir ?

Comme nous l’avons vu plus haut, en fonction des objectifs de votre événement et de vos cibles, les canaux ne sont pas forcément les mêmes. Ainsi, vous devrez adapter votre stratégie de communication événementielle. Qu'il s’agisse d’un événement BtoB, BtoC ou interne, certains canaux sont à ne pas négliger pour promouvoir ses événements à la perfection. Que votre but soit d’attirer, d'intéresser, d’informer ou de convertir, tous nos conseils sont dans cet article dédié à la communication événementielle et les canaux à choisir en fonction de vos objectifs. Nos experts partagent avec vous leurs secrets pour faire rêver, récupérer des données et booster la fréquentation de votre événement, tout en se simplifiant la vie.

Les réseaux sociaux, un enjeu en communication événementielle

Twitter, Facebook, Tiktok, LinkedIn, Instagram, Snapchat… On ne démontre plus l’importance et la portée de ces réseaux. Ils sont incontournables pour faire connaître ses événements. Grâce à la création d’un hashtag dédié à votre événement, ils permettent de suivre facilement les actualités et informations importantes. Ils représentent également un bon moyen de fédérer vos participants et de récupérer des données sur la portée sociale de votre manifestation.

Les possibilités sur les réseaux sociaux sont énormes, la plupart sont même dotés de plateformes lives. Les opportunités ne manquent donc pas pour promouvoir votre événement et faire la différence. Le live s’est démocratisé et est de plus en plus utilisé en événementiel. Les utilisateurs peuvent maintenant bénéficier d’une expérience hors du commun. En complément de votre EMS et de votre site événementiel, le live social vous permettra de valoriser votre événement et de le rendre encore plus accessible et vivant. 

Si le digital dans le milieu événementiel n’en est qu’à ses débuts, les nouvelles technologies se lient de plus en plus aux réseaux sociaux pour permettre une expérience événementielle de plus en plus immersive. C’est ce que nous avions analysé il y a déjà quelques années dans cet article dédié à la fusion des Social Medias et des Nouvelles Technologies. Alors vous aussi, utilisez la puissance des médias sociaux pour proposer un événement toujours plus novateur et participatif.

Une autre belle opportunité qu’offrent les réseaux sociaux, est la possibilité de travailler avec un influenceur pour promouvoir votre événement. Ces personnes qui agissent sur le comportement de consommation de leurs followers proposent souvent des partenariats dans le cadre d'événements grands publics. Il y a quelques semaines, nous partagions avec vous nos conseils pour savoir comment travailler avec ce type de partenaires. Travailler avec un influenceur dans le cadre de votre communication événementielle n’est pas forcément chose facile, mais si vous suivez bien nos astuces, les avantages peuvent être nombreux.

La vidéo, oui mais pourquoi ?

Si vous vous posez (encore) des questions sur l’intérêt de la vidéo pour la promotion de vos événements, il est temps que vous changiez d’avis. La vidéo est devenue un média incontournable dans la communication événementielle. Le secteur du marketing vidéo a explosé ces dernières années et ce n’est pas pour rien. 99 % des spécialistes du marketing affirment qu'ils continueront à utiliser le marketing vidéo dans leurs stratégies. Pourquoi? Tout simplement parce qu’en 2022, 78 % des internautes dans le monde regardent des vidéos en ligne chaque semaine. À savoir que 59 % des cadres préfèrent s’informer en regardant une vidéo plutôt qu’en lisant du texte. Et 78 % des consommateurs préfèrent découvrir un produit ou un service par le biais des vidéos. Déjà en 2020, le média vidéo générait 30 % d’interactions de plus que la photo sur les réseaux sociaux.

Les vidéos font partie de notre quotidien et sont de plus en utilisées par les Média Planners dans leur communication événementielle. Mais quels sont les objectifs de la promotion événementielle par la vidéo ? Nous vous expliquons toutes les étapes pour créer une vidéo parfaite dans cet article dédié aux techniques pour promouvoir son événement grâce à la vidéo.

Le rôle des EMS

Mettre en place une stratégie de communication événementielle, ce n’est pas une mince à faire. Il faut prendre en compte le type d’événement sur lequel on communique et définir ses objectifs, sa cible, les supports à utiliser et les messages à faire passer. Faire la promotion de son événement nécessite un certain budget et des outils. 

Comme nous le disions plus haut dans cet article les EMS, Event Management Software, sont des outils qui vous permettront de gagner du temps et de l’argent à la fois dans l’organisation de vos événements physiques, digitaux et hybrides, mais également dans la promotion de ces derniers. Ils sont complémentaires à d’autres canaux de communication événementielle comme les réseaux sociaux et permettent de tout centraliser au même endroit. Ce sont des outils tout-en-un grâce auxquels vous pouvez gérer vos inscriptions, créer des formulaires personnalisés, gérer des campagnes de communication et envoyer des emails, tout en assurant la gestion de projet de votre événement. Ils vous permettent aussi d’avoir un site web dédié à la promotion de votre événement et de ses contenus.

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Avoir une seule plateforme pour tous vos besoins, c’est se simplifier la vie mais aussi réaliser un gain de temps et d’argent. Dans cet article nous vous expliquons comment optimiser votre communication événementielle tout en économisant.

Maintenant que vous connaissez tous les secrets d’une communication événementielle réussie, à vous de jouer ! Si vous souhaitez aller encore plus loin et devenir maître dans l'art de l'événementiel, téléchargez notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.