Étapes et bonnes pratiques pour réussir l'organisation d'un webinaire

C'est aujourd'hui 54% des professionnels B2B qui regardent des webinaires chaque semaine. Une très bonne nouvelle lorsque l'on sait que ce type d'événement peut rapporter plus de 500 prospects...
...Ou pas ! Une mauvaise gestion et une mauvaise communication en amont du webinaire peut, au contraire, nuire à l'image de votre entreprise.

Voici 14 étapes que nous avons suivies à la lettre lors de notre dernier webinaire sur l'expérience participant lors d'événements hybrides.
Elles nous ont réussies, et elles vous réussiront aussi ! 

Vos objectifs et votre cible, vous définirez 🎯

En premier lieu, définissez vos objectifs pour adapter vos propos et votre contenu. Vous ne tiendrez pas le même discours si vous souhaitez augmenter votre notoriété, générer des leads ou fidéliser vos clients. Même principe pour la cible, vous ne vous adresserez pas de la même manière à des partenaires, des leads ou des clients. C’est d’ailleurs en analysant les attentes et problématiques de cette cible que vous déterminerez le sujet idéal pour votre webinaire.

Sur votre sujet, vous méditerez 🧘

Le choix du sujet est déterminant. Il doit répondre à un besoin direct ressenti par la cible. Soyez concis et exposez clairement la valeur ajoutée de votre webinaire en un minimum de mots. N’hésitez pas à surfer sur les tendances de votre secteur en utilisant par exemple Twitter ou Google Trends pour connaître les mots ou expressions les plus en vogue.

Les informations pratiques et les speakers, vous déterminerez 🎤

Quel est le meilleur jour et le meilleur horaire pour faire le webinaire ? Combien de temps va-t-il durer ? S’agit-il d’un webinaire unique ou d’une succession de webinaires ? Les speakers interviendront-ils depuis un plateau TV ? L'ensemble des réponses à ces questions formeront le socle de votre webinaire.
Par expérience, nous vous conseillons de plutôt privilégier des webinaires de 45 à 60 minutes, le matin ou en début d’après-midi. Le jour idéal peut varier en fonction de l’organisateur, de l’entreprise et de son secteur, mais il est généralement recommandé de privilégier les jours de milieu de semaine, entre mardi et jeudi.

Pensez aussi à toutes les personnes que vous souhaitez voir à vos côtés (speakers, animateur, mais aussi modérateur pour assurer le bon déroulement du webinaire). Une fois les intervenants définis, vous devrez voir avec eux la manière dont ils souhaitent participer (sur place ou à distance). C’est ce qui vous aidera à déterminer les besoins techniques pour le webinaire (Y aura-t-il besoin d’un studio TV, faut-il prévoir du matériel pour les speakers à distance, si oui lequel…). À partir de maintenant, vous travaillerez main dans la main avec eux !

La trame du webinaire, vous établirez 🐾

Maintenant que vous connaissez votre sujet, votre cible et votre date, mettez sur papier (et avec les intervenants !) les points phares à aborder lors du webinaire. Il ne s’agit pas ici d’être exhaustif mais de déterminer les principales parties, de vous les répartir et de commencer à réfléchir à la présentation et au contenu qui les illustreront. C'est seulement quelques jours après que vous déterminerez un créneau pour établir un déroulé technique.

Le meilleur outil, vous choisirez 🔧

Promis, nous ne ferons aujourd’hui pas l’éloge de notre outil … 😉 En revanche, sachez que vous gagnerez un temps considérable si vous optez pour un outil tout-en un, qui vous aidera non seulement à diffuser votre webinaire, mais aussi à l’organiser ou à en évaluer la performance. C'est d'ailleurs en cela que les outils de visioconférence tels que Zoom ou Teams peuvent vite s'avérer limités. 

L’outil doit vous permettre :

• D’améliorer votre productivité en amont de l’événement
• De favoriser les interactions le jour J
• De mesurer la performance post-webinaire

Si vous avez des doutes sur lequel choisir, je connais quelqu’un qui peut vous aider à trancher. 🙃

À promouvoir votre webinar, vous commencerez 📣

Créer les formulaires d’inscription et le site événementiel, programmer les communications telles que l'envoi des mails d'invitation, commencer à publier sur les réseaux sociaux… tout cela doit se faire au moins 1 mois avant le jour J. En effet, vous devez avoir le temps de relancer plusieurs fois vos invités. Cela vous permettra aussi de communiquer suffisamment longtemps pour accroître la visibilité de votre webinaire. Petit tips : permettez à vos invités d’ajouter l’événement à leur calendrier. Sans rappel, un webinaire peut très vite passer à la trappe !

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Dans les détails, vous rentrerez 🩺

Quelques lignes plus haut, on vous conseillait d’établir la trame du webinaire. Il est maintenant temps de rentrer dans les détails grâce au déroulé technique. Il s’agira alors de mettre à l’écrit :

• Votre script
• Les temps de pause et les interactivités
• La durée des prises de parole
• Quand est-ce que s’afficheront chaque slide de la présentation
• …

Veillez aussi à ce que le temps de parole soit bien réparti et à ce que les transitions soient fluides. Une fois tout cela fait, vous n’aurez plus qu’à vous entraîner et à effectuer des répétitions afin de vous assurer qu’aucun n’aléa ne vienne perturber le webinaire.

Les premières sessions d’entraînement, vous prévoirez 🏋️

Faire des répétitions avec les intervenants leur permettra d’apprendre à maîtriser l’outil utilisé et d’éviter tout stress inutile lorsqu’ils devront ouvrir leur présentation, changer de slide, lancer un sondage, afficher les résultats, etc. N’oubliez pas non plus le modérateur qui bénéficie d’un rôle crucial : assurer le bon déroulement du webinaire. Il devra donc connaître l’outil comme sa poche s’il veut afficher ou non un vote, diffuser les nuages de mots, supprimer du contenu utilisateur si besoin… voire même exclure un participant qui s’avère trop indiscipliné !

Des tests techniques, vous effectuerez 📡

Il n’y a rien de plus frustrant qu’un problème technique venant perturber l’événement alors que (presque) tout avait été réglé comme du papier à musique. Même si le virtuel offre de nombreux avantages, les procédés technologiques ne sont pas infaillibles… Prévoyez donc des tests au niveau du son, de la qualité de l’image et de la connexion (en faisant un speedtest, par exemple).

À promouvoir votre événement, vous continuerez 🔁

Eh oui, la communication d’un événement est un travail de longue haleine ! Relancez les personnes n’ayant pas répondu à votre invitation, créez du teasing sur vos différents canaux de communication, annoncez le webinaire dans votre newsletter, parlez-en autour de vous... Si vous avez déjà fait un webinaire dans le passé, mettez-vous comme défi de dépasser le nombre d’inscrits !
C’est grâce à cette communication assidue que vous créerez ce fameux effet FOMO (Fear of Missing out). Vous pourriez être surpris du nombre de présents le jour de l’événement !

Le jour J, vous cartonnerez ! 💪

Si vous avez suivi nos conseils à la lettre, vous êtes sûrement très bien parti pour que votre webinaire soit un franc succès ! Continuez donc sur ce chemin : assurez-vous que le matériel des speakers fonctionne bien s’ils interviennent à distance, faites les derniers tests et les dernières répétitions dans la greenroom, faites diffuser une courte vidéo pour faire patienter vos invités… Pour être sûr de ne rien oublier, n’hésitez pas à faire une checklist avant le webinaire si besoin.

Ça y est, c’est le début de votre webinaire… Il est temps de lancer l’enregistrement (et prévoir un replay pour les absents) et suivre votre déroulé technique. Ne lésinez pas sur les fonctionnalités favorisant les échanges avec vos participants (sondages, Q&A, mise à disposition de l’option “Lever la main”, etc.). Prévoyez également des personnes tel que le modérateur pour réagir aux commentaires en temps réel, ainsi que 15 minutes avant la fin du webinaire pour répondre aux questions des participants. De l’humour, de la bonne humeur, des moments d’échange, des retours sur expérience… et tout roulera comme sur des roulettes ! 🛼

Le follow up, vous assurerez 🚴

FÉLICITATIONS ! Après des jours et des jours d’efforts, le webinaire s’est terminé sur les chapeaux de roues. Mais ce n’est pas encore fini ! Vous devez maintenant assurer le suivi de l’événement. Envoi du mail de remerciement, de la présentation et d’une enquête de satisfaction, réponses aux questions laissées sans réponse lors du webinaire, ajout du replay sur le site vitrine, transmission des données liées au webinaire aux équipes internes, notamment les Sales (nombre d’inscrits, de participants, leads générés, etc.)… Il est maintenant temps de convertir les invités en leads, en opportunités, voire en clients ! Et cela passe surtout par une phase d’analyse…

Les données du webinaire, vous analyserez 🧐

Quels sont les résultats des enquêtes ? Qui a assisté au webinaire ? Pour quelle entreprise travaillent-ils ? Combien de temps ont-ils été actifs pendant la session ? Quelle est la performance du webinaire comparé aux anciens ? Quels sont les axes d’améliorations ? Ce sont toutes ces données que vous devrez traiter et qui vous aideront à y voir plus clair sur la stratégie à adopter suite au webinaire.

Plus loin, vous irez… 🚀

Capitalisez sur votre webinaire dans le temps en le recyclant. Vous pouvez par exemple mettre à disposition le replay dans les bannières de signature des collaborateurs, écrire un article de blog qui synthétise le webinaire ou encore créer une Success Story s’il s’agissait d’un retour d’expérience client. Autrement dit, rentabilisez le temps passé sur l’organisation de ce webinaire en l’adaptant sous différents contenus !

Ça y est, vous avez désormais toutes les clés en main pour assurer le succès de votre webinaire ! Vous souhaitez aller encore plus loin ? On vous explique juste ici comment gérer votre événement digital comme un pro. 😉

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