Comment réussir la gestion des intervenants pour vos événements d’entreprise ?

Table des matières :

Pourquoi faire appel à des intervenants extérieurs ? 🤷

Comment sélectionner ses intervenants 🗣️

• Choisir correctement ses intervenants
• Les qualités que vos intervenants doivent absolument avoir 
• Contractualiser avec ses intervenants

Nos conseils pour la préparation de vos intervenants 💡

• Briefer ses intervenants avant un événement
• Quels conseils donner à vos intervenants pour réussir leur intervention
• Comment aider vos intervenants à gérer leur prise de parole pour les événements virtuels & hybrides?

Modération et animation : un enjeu pour la réussite de vos événements 🎤

• Capter l’attention de votre auditoire dès le début de votre événement

• Missions et compétences d’un bon modérateur
• Astuces à suivre pour bien gérer l'animation d'une conférence

Quel que soit le type d'événement que vous organisez, il est fréquent de faire appel à des intervenants extérieurs. L’objectif de leur intervention est de partager une information et faire adhérer le public à un message. Un objectif pas toujours évident à atteindre. Dans le cadre de conférences ou de webinaires, vous faites intervenir différents speakers autour d’une problématique ou d'un sujet. Chacun apporte sa pierre à l’édifice de la réflexion vers une solution pour faire avancer les choses. Le choix et la gestion des intervenants pour vos événements d’entreprise n’est pas toujours chose aisée. Surtout quand vous faites appel à des personnalités de renom ou des experts pluridisciplinaires. Voici un guide avec les meilleurs conseils à suivre pour réussir la gestion de vos intervenants. 

Pourquoi faire appel à des intervenants extérieurs ? 🤷

Ce sont eux qui transmettent les messages importants lors de votre convention d'entreprise, de votre conférence ou de votre séminaire. Quels que soient les objectifs de votre événement, ils font passer des messages et accompagnent le changement. Ils peuvent aussi être source de motivation ou d’inspiration. Ensemble, ils co-construisent le narratif de votre conférence et forment ou motivent vos équipes. Les différents intervenants que vous allez choisir vous aident à dimensionner vos messages et donnent une nouvelle envergure à votre événement.

Vous pouvez vous appuyer sur la notoriété de vos intervenants. En effet, la participation d’une personnalité connue ou inspirante dans votre domaine va susciter l'enthousiasme et motiver la participation de vos cibles. Dans le cadre de conférences ou séminaires de haut niveau, plus son expertise est reconnue, plus votre événement sera attractif. C’est également un bon moyen de dynamiser vos contenus et d’apporter des visions différentes sur les sujets que vous souhaitez traiter.

En mettant de votre côté le pouvoir d’influence et l’expertise de vos intervenants, votre événement à toutes les chances d’être une grande réussite. Aussi, en captant l’attention de votre public grâce à un speaker charismatique, vous augmentez la mémorisation des messages diffusés.

Comment sélectionner ses intervenants 🗣️

Choisir correctement ses intervenants

Trouver les conférenciers idéaux n’est pas une mince à faire. Vos intervenants doivent correspondre aux thématiques à aborder et être de bons orateurs.

Avant même de commencer à chercher, vous devez définir de quoi vous avez besoin. Si votre programmation va se construire en fonction de vos speakers, vous devez tout de même avant de les solliciter définir les grandes thématiques à aborder. Posez-vous les bonnes questions. Quel est le thème de votre conférence ? Quels sont les domaines à aborder ? Ou bien, quelles compétences ou messages clés souhaitez-vous transmettre ? L'objectif est de déterminer précisément de quoi vous souhaitez parler. Dans le cas d’une conférence, vous devez également définir ce que vos cibles viennent chercher à votre événement. Pour cela, étudiez les afin de choisir vos contenus en fonction de leurs attentes. 

Ensuite, lancez-vous dans vos recherches pour trouver la ou les profils adéquats en fonction des thèmes à aborder. Consultez le CV et les différentes publications des intervenants que vous avez identifiés. Étudiez leur parcours : les diplômes qu’ils ont obtenus, les entreprises dans lesquelles ils ont travaillé, où ils en sont. Vérifiez leur réputation et leurs actualités pour éviter le bad buzz. 

Établissez une short-list de speakers en fonction de chaque sujet. Ensuite, recherchez les autres conférences auxquelles ils ont participé et visionnez leurs anciennes prestations. N’hésitez pas à prendre en compte les réactions du public sur leur passage sur scène.

Choisissez ensuite les conférenciers les plus motivés. Ceux qui savent transmettre des émotions et créer de l’engouement dans le public. Ceux qui savent faire participer le public. Veillez à ce que les speakers que vous allez choisir aient les qualités requises pour dynamiser votre événement.

Les qualités que vos intervenants doivent absolument avoir 

Vos intervenants doivent savoir s’exprimer de manière fluide et claire. Ils doivent être capables de donner un discours cohérent et compréhensible. Pour des conférences spécialisées, ils doivent maîtriser le vocabulaire technique et savoir l’employer correctement.

En plus de savoir s’exprimer, vos speakers doivent pouvoir captiver et retenir l’attention du public. Évitez les intervenants adeptes des grands monologues ou des grands discours politiques. Choisissez des profils variés et intégrez à vos tables rondes des hommes et des femmes de terrain.

Vos speakers doivent être à l’image de votre événement. Mais cela ne vous empêche pas de choisir quelques profils originaux. Par exemple des personnalités qui sauront bousculer les conventions, remettre en cause les acquis et pimenter leurs discours.

Dans tous les cas, veillez à choisir des conférenciers ouverts d’esprit ayant une bonne capacité à débattre. Choisir ses intervenants est essentiel à la réussite de votre événement et pour cela tout doit être pris en compte pour les recruter. 

Contractualiser avec ses intervenants

Après avoir recruté les bons intervenants pour votre événement, vous devez contractualiser avec eux. Choisir quel contrat leur faire signer n’est pas évident. Il existe différents types de contrats selon l’événement que vous organisez. 

Vous pouvez opter pour une intervention à titre gratuit. Dans ce cas, indiquez le clairement lors de votre prise de contact. Il sera sûrement plus difficile pour vous de recruter.

Vous pouvez rémunérer vos intervenants. Mettez en place un contrat, comme un contrat classique, entre un employeur et son employé du jour. En rémunérant vos speakers, vous pourrez mobiliser des personnalités ayant une grande notoriété.

Si vous ne souhaitez pas passer par une rémunération, il est possible de proposer un échange. Ce type de contrat est proposé quand le speaker en question bénéficie d’une certaine notoriété dans son domaine. Le conférencier vous apporte son expertise et de la visibilité. En échange, vous prenez en charge ses frais de déplacement et d'accommodation. C’est une situation gagnant-gagnant. Vous profitez à moindre coût d’un boost de visibilité. L’intervenant, quant à lui, à l'occasion de parler d’un sujet qui le passionne. Et il va se faire connaître auprès d’une nouvelle audience et peut-être élargir son carnet d’adresses. 

Nos conseils pour la préparation de vos intervenants 💡

Briefer ses intervenants avant un événement

Maintenant que vous avez sélectionné vos intervenants vous devez les préparer pour leur prise de parole. En effet, même si les personnalités que vous avez choisies sont habituées à l’exercice de la prise de parole en public, vous devez, en tant qu'organisateur d’événement, leur apporter un minimum d’informations pour vous assurer de la cohérence de leur intervention. Pour cela, nous vous conseillons de rédiger et de leur envoyer un brief, plus communément appelé note de cadrage. Si votre conférence est composée de plusieurs tables rondes thématiques, rédigez un brief par table ronde. Dans le cadre de webinaires, réalisez une note de cadrage par webinaire.

Votre note de cadrage doit contenir les informations suivantes :

• Un rappel sur les grands enjeux de l’événement 
• Les thématiques abordées ou les messages à faire passer
• Les objectifs de l’événement
• Le public concerné
• Le sujet de la table ronde ou du webinaire
• Le profil des autres intervenants
• Et éventuellement, une introduction au sujet et grands enjeux à débattre.

Cette note de cadrage devra aussi être partagée avec le modérateur de la session. Pensez à organiser une réunion de rencontre et de préparation entre les intervenants et le modérateur en amont de l’événement.

Quels conseils donner à vos intervenants pour réussir leur intervention

Le monde de l'événementiel a rapidement évolué ces dernières années. De nombreuses mutations ont touché le secteur et de nouveaux formats sont apparus. Les intervenants doivent maintenant maîtriser leur prise de parole devant un auditoire physique, mais également savoir subjuguer les participants en virtuel, voire des fois les deux. Vous devez donc aider vos speakers et leur donner des conseils pour engager vos deux publics en simultané.

Voici trois conseils que vous pouvez leur apporter s’ils sont amenés à s'exprimer devant un public virtuel et/ou physique : 

• Maîtriser sa narration et sa communication non verbale. Pour cela, la gestion de ses émotions et de sa disposition à les transmettre est primordiale. Tout comme la maîtrise de sa posture.
• Bien se préparer. Vous allez aider vos conférenciers à préparer leurs contenus grâce à la note de cadrage. Votre speaker doit quant à lui travailler sa présentation et son sujet.
• Maîtriser la relation avec son public. Ceci permettra de rendre votre événement plus engageant. Pour soigner l'expérience participant, vos intervenants doivent penser à interpeller l’auditoire, poser des questions, impliquer le public dans leur présentation.
  

Comment aider vos intervenants à gérer leur prise de parole pour les événements virtuels & hybrides?

Intervenir dans une conférence à distance ne se passe pas de la même manière qu’une conférence classique. Les formats virtuels et hybrides se sont multipliés depuis 2020. Vous devez donc aider vos intervenants à adapter leur prise de parole à ces nouveaux formats.  L’objectif est de vous assurer qu’ils captent l’attention du public.

Pour cela vous pouvez leur donner différents conseils : 

• Prendre en main, avant le jour J, l’outil avec lequel vous organisez votre conférence virtuelle. Vous pouvez également leur proposer, la veille, de se connecter pour tester la compatibilité de votre solution avec leur ordinateur. C’est aussi l’occasion de vérifier la qualité du son et de la vidéo.
• Faire preuve de créativité. Le temps devient plus rapidement long derrière un écran que dans une salle de conférence. Demandez à vos intervenants d’inclure de l'interactivité dans leurs interventions.
• Adapter son discours à une cible plus large. Des participants du monde entier suivent votre événement à distance. Il faut donc que vos speakers adaptent leurs discours.
• Bien prendre son temps. Rappelez à votre intervenant qu’il a le temps de présenter son sujet.
• Ne pas oublier de répondre aux questions de l’audience. En digital, certains conférenciers ont tendance à oublier leur public. Grâce aux EMS, les participants peuvent demander la parole grâce au bouton "lever la main".

Les intervenants ne sont pas les seuls à prendre la parole dans vos événements. L’animateur ou le modérateur ont également un rôle primordial.

Modération et animation : un enjeu pour la réussite de vos événements 🎤

Capter l’attention de votre auditoire dès le début de votre événement

Les premières minutes de votre événement sont souvent les plus importantes. En séduisant vos participants lors de cette étape cruciale, vous êtes sûrs qu’ils resteront attentifs tout au long de votre événement. Aussi, ce sont lors des premières minutes d’une conférence ou d’un webinaire que les déconnexions sont les plus nombreuses. En soignant votre introduction vous éviterez de perdre une partie de votre audience.

Pour capter l’attention de votre audience dès les premières secondes, il existe plusieurs techniques. La musique, les histoires, les outils interactifs, les divertissements, les questions originales…  À vous de choisir celle que vous souhaitez mettre en place.

Missions et compétences d’un bon modérateur

L’animateur a un rôle central dans votre événement. Même si vous restez le maître d’orchestre, c’est tout de même lui qui va manœuvrer les prises de paroles. Il est en grande partie responsable du succès de votre événement. 

À travers la modération de votre événement, son rôle est d’occuper les invités, de distribuer la parole, de faire réagir, d’échanger avec le public et d’animer l’événement pendant les moments cruciaux où l’énergie retombe un peu.

Un bon animateur doit avoir de nombreuses qualités. Véritable star de la scène, il doit toujours avoir le sourir, maîtriser son sujet et être à l’écoute. 

En plus d’assurer le spectacle et de captiver l'audience quand elle décroche, il doit créer un fil rouge entre les différentes interventions des speakers tout au long de l’événement. Il donne le ton, relance les échanges, calme les ardeurs des plus enjoués et fait respecter le timing. Un rôle difficile à tenir pour lequel il faut être dynamique, sociable, polyvalent, bon acteur et surtout savoir improviser.

Astuces à suivre pour bien gérer l'animation d'une conférence

L’ambiance au cours de l’événement est cruciale à sa bonne réussite. Animer une conférence n’est pas une chose facile. Mais il y a des astuces à suivre grâce auxquelles tout le monde se souviendra de votre conférence.

Pour bien animer une conférence, il est important de se préparer. Comme nous le disons plus haut, un bon animateur doit maîtriser son sujet sur le bout des doigts. Il va donc faire des recherches sur la thématique qui sera traitée, discuter avec d’autres experts, se renseigner sur les intervenants de sa table ronde, ou encore à faire des répétitions avant le grand jour. 

La gestion des intervenants n’est pas toujours évidente. La réunion de préparation est l’occasion d’en savoir plus sur chacun. Le modérateur va donc préparer en amont de cette rencontre toutes les questions qu’il souhaite poser.

Afin de garder l’attention du public tout au long de l'événement, l’animateur doit interagir avec l'audience. Il peut interagir directement ou aider les speakers à échanger avec le public. Pour cela, il doit être attentif aux réactions de l'auditoire.

Pendant l’événement, l’animateur doit arriver à jongler entre sérieux et technicité, mais ne pas oublier de s’amuser et de transmettre une émotion positive. Il pourra finir sur une note mystérieuse qui suscitera les discussions après l'événement.

Maintenant que vous avez toutes les clés pour bien choisir et maîtriser la gestion des intervenants à votre événement, il ne vous reste plus qu’à vous lancer. Bon courage ! Et surtout n’oubliez pas que l’enthousiasme est la clé pour une conférence à succès. 👍

Vous prévoyez d'organiser un événement physique prochainement ? Cette check-list complète vous accompagnera à chaque étape pour garantir le succès de votre événement. 🙌